Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

  Анализ движения денежных средств дает возможность сделать обоснованные выводы о том:

- в  каком объеме и из каких  источников были получены поступившие  на предприятие денежные средства  и каковы основные направления  их использования;

- способно  ли предприятие в результате  своей текущей деятельности обеспечить  превышение поступлений денежных  средств над платежами, и если  да, то насколько стабильно такое  превышение;

- в  состоянии ли предприятие расплатиться  по своим текущим обязательствам;

- достаточно  ли полученной предприятием прибыли  для обслуживания его текущей  деятельности;

- достаточно  ли собственных средств предприятия  для инвестиционной деятельности;

- чем  объясняются расхождения величины  полученной прибыли и наличия  денежных средств и др.

Анализ  дебиторской задолженности

  Значительный удельный вес дебиторской задолженности в составе текущих активов определяет их особое место в оценке оборачиваемости оборотных средств. В наиболее общем виде изменения объема дебиторской задолженности за год могут быть охарактеризованы данными баланса. Для целей внутреннего анализа следует привлечь сведения аналитического учета: данные журналов- ордеров или заменяющих их ведомостей учета расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками по авансам выданным, подотчетными лицами, с прочими дебиторами.

  Для обобщения результатов анализа составляют сводную таблицу, в которой дебиторская задолженность классифицируется по срокам образования.

О покупках организации  за наличный расчет

        В хозяйственной деятельности  организаций довольно часто возникает  необходимость в приобретении  материальных ценностей (работ,  услуг) для производственных нужд  за наличный расчет. Несоблюдение  определенных условий при документальном  оформлении таких операций нередко  приводит к проблемам с налоговыми  и другими контролирующими финансово-хозяйственную  деятельность органами.

  Степень внимания со стороны главного бухгалтера к надлежащему документальному оформлению покупок за наличный расчет для нужд организаций в настоящее время обусловлена, в первую очередь, Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Согласно статье 9 этого Закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Именно оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме, и только хозяйственные операции, по которым не предусмотрены унифицированные формы документов, могут оформляться документами произвольной формы, но с обязательным указанием обусловленных Законом реквизитов.

Выдача  наличных денежных средств  для приобретения материальных ценностей (работ, услуг).

      Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации в данном случае может производиться:

- либо  под отчет на хозяйственные  и операционные расходы (в размерах  и на сроки, определяемые руководителем  организации);

- либо  в порядке возмещения произведенных  сотрудником из личных средств  расходов на нужды организации  (по решению руководителя организации).

      Денежные  средства на эти цели организации, как  правило, получают в обслуживающем  банке. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, могут расходовать  ее на цели, определенные Порядком ведения  кассовых операций, утвержденным письмом  Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), по согласованию с обслуживающими их банками. За получением такого разрешения в банк следует обратиться с соответствующим письмом-запросом.

      В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой  межведомственной формы КО-2 или  надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и т. п.) с  проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового  ордера. Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами, на это уполномоченными).

      В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах и т. п. имеется разрешительная надпись  руководителя организации, его подпись  на расходных кассовых ордерах не обязательна.

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 дней по окончании  срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных  суммах и произвести по ним окончательный  расчет. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток  должен быть внесен сотрудником в  кассу организации. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

      Представленные  подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные  к ним оправдательные документы  в бухгалтерии подвергаются счетной  проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые  отчеты утверждаются руководителем  организации.

  Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Взнос наличными на расчетный  счет.

  В поисках стабильности предприятия открывают новые расчетные счета в наиболее устойчивых банках. Но вот расчетный счет открыт, в прежний банк сдано платежное поручение о переводе остатков средств со счета. Судя по банковской выписке, деньги со счета списаны. Но на новый счет они могут поступить с большим опозданием, а текущие платежи необходимо проводить.

  Учредитель - физическое лицо - предлагает внести необходимую сумму наличными. Для оформления такой операции не придется менять учредительные документы. Заключите с физическим лицом беспроцентный договор займа. Если в договоре указано, что получаемая сумма передается физическим лицом на возвратной основе и ее получение не связано с расчетами по поставке товаров (работ, услуг), то для предприятия ее получение не ведет к возникновению объекта налогообложения (см. п. 2.7 Инструкции Госналогслужбы России от 10 августа 1995 г. №37 «О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций», п. 9 Инструкции Госналогслужбы России от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость»). 

2. Расчет с подотчетными  лицами.

2.1. Организация учета  с подотчетными  лицами.

      Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы  выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем  составляют и сдают в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть  в кассу. Если же сотрудник добавил  к выданным свои деньги, то сумму  переплаты организация должна ему  компенсировать.

      Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила  бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В Читинском  ОПСе разрешено получать подотчет всем работникам административно-управленческого  аппарата, директорам магазинов и  заведующим производством.

      Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Они  предусмотрены Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого  документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и  сделать это в срок.

      Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под  отчет сотруднику, которого нет в  списке, то составляется отдельный  приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

      Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из выручки под отчет  в ОПСе согласовываются с учреждением  банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные  нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции.

      Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем  сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о  командировке. В нем указывают  фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой  целью, а также какая сумма  командировочных ему положена.

      Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче-смазочные материалы для  служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие  цели выдаются деньги.

      Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.

Аналитический и синтетический  учет.

      Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических  регистрах эти расчеты нужно  отражать подробно – отдельно по каждому  сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

      Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

      Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.  

      Эту форму с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был  правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником  бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить  свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию  товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая  составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно  должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового  аппарата. Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

      Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты: