Учет денежных средств и денежных документов

  Например, выдача денежных средств в сумме 5000 рублей под отчет сотруднику отдела снабжения для приобретения расходных материалов оформляется расходным кассовым ордером, который подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, регистрируется в журнале и служит основанием для выдачи денежных средств из кассы и следующей записи в бухгалтерском учете:

  Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

  Кредит  счета 50 «Касса»

    При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу  кассир делает записи в кассовую книгу (форма № КО-4), которая относится к регистрам аналитического учета и предназначена для отражения операций по движению наличных денег в кассе. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход» и «расход», выводит остаток по кассе и переносит его на следующий лист на первую страницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных ордеров и расписывается. После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как отчет кассира передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

  Способы обработки кассовых отчетов в  бухгалтерии зависят от количества кассовых операций в день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по корреспондирующим счетам заносятся в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3—15 операций, то по счету 50 «Касса» открывается оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость одной строкой.

  Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и  расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

  По  окончании месяца путем сопоставления  итогов оборотов по дебету (поступление наличных денежных средств и денежных документов) и кредиту (выплата денежных средств и денежных документов) счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

  На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация рассчитывается наличными денежными средствами не только с собственным персоналом, но и с населением и сторонними организациями, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ). На каждую кассовую машину администрация заводит книгу кассира-операциониста (форма № КМ-4), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера организации, а также печатью. Книга кассира-операциониста не заменяет кассовый отчет. Все записи в книге кассира-операциониста производятся в хронологическом порядке без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

    На  каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста и в др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от ККМ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его заместителя или главного бухгалтера. Ключ для гашения технических прогонов должен находиться у старшего кассира. Ключи для перевода секционных денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации (кроме ККМ с фискальной памятью).

    По  окончании работы или по прибытии инкассатора кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру.

    Использованные  кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Использованные контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии организации в течение 15 дней после проверки товарного отчета, а в случае выявленной недостачи — до окончания рассмотрения дела. Товарные отчеты и приложенные к ним документы строгой отчетности хранятся не менее трех лет. Правительством РФ утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно-кассовые машины.

  Приход  денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением квитанций к корешку. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешиваемым ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги. 

2.3 Учет  денежных документов 

  На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

  Для учета денежных документов открывается отдельная кассовая книга, на каждый вид документов выделяются соответствующие страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Она выписывается кассиром в двух экземплярах при приеме денежных документов. Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.

  Учет  денежных документов ведется по фактической стоимости приобретения. Бухгалтер должен в аналитическом учете отражать две оценки — номинальную (отраженную на самом документе) и фактическую. Относительно расхождения этих оценок должна быть сделана справочная запись.

  Оплаченные  наличными деньгами путевки в санатории отражаются бухгалтерской записью:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные  документы»

Кредит  счета 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации».

  При выдаче путевок персоналу бесплатно  или с частичной оплатой делается запись:

  Дебет счета 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа, внесенного работником.

  Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией

Кредит  счета 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».

  Приобретенные почтовые марки и проездные билеты (Дебет счета 50-3 «Денежные документы» Кредит счета 50-1 «Касса», 51 «Расчетные счета», 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами») списываются по мере их расхода, их стоимость в зависимости от характера расходов включается в соответствующие издержки (Дебет счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44  «Расходы на продажу»  Кредит счета 50-3 «Денежные документы»), в состав прочих расходов (Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 50-3 «Денежные документы»), погашаются за счет средств целевого финансирования (Дебет счета 86 «Целевое финансирование» Кредит счета 50-3 «Денежные документы»).

  Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

  Денежные  документы, не выданные подотчетным  лицам, должны находиться в кассе  предприятия. Ответственность за сохранность и движение денежных документов по должностным функциям (обязанностям) несет кассир. В конце рабочего дня он должен составлять отчет о начальном и конечном сальдо документов с учетом их поступления и выбытия. Информация из отчета заносится в книгу учета движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета. При этом допускается составление данного регистра бухгалтерского учета по форме, отличающейся от типовой, если он разработан предприятием с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета.

  При проведении ревизии подвергается проверке фактическое наличие в кассе  денежных документов и его соответствие данным аналитического учета. Для проведения ревизии кассы денежные документы, хранящиеся в кассе, считаются не деньгами, а другими ценностями. Результаты ревизии отражаются в акте ревизии наличных денег и других ценностей. Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе предприятия.

  В ходе ревизии может выясниться, что  определенных денежных документов недостает  или излишек. Недостача отражается в бухгалтерском учете и подлежит взысканию в соответствии с законодательством. Излишки подлежат оприходованию  и отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством . В суммовом измерении, например, недостача определяется в размере сумм тех денежных документов, которые должны были быть в кассе, но отсутствуют.

  Излишки средств приходуются как доход  предприятия. Недостачу отражают на счетах бухгалтерского учета:

  Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

  Кредит  счета 50 «Касса»

  Одновременно  отражается долг кассира:

  Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

  Кредит  счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

  Если  в недостаче денежных средств  в кассе вины кассира нет (например, при взломе кассе), то эта недостача  отражается проводкой:

  Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

  Кредит  счета 50 «Касса»

  Дебет счета 80 «Уставной капитал»

  Кредит  счета 84  «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

    Денежные  средства обеспечивают финансово-хозяйственную  деятельность предприятия, что обуславливает  необходимость непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов; контроля за соблюдением кассовой  и расчетно-платежной дисциплины. 
 
 
 
 
 
 
 

    ГЛАВА 3. ПОРЯДОК УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ  И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ООО «АВТОАЛЬЯНС» 

    3.1 Документальное оформление денежных  средств в кассе в ООО «Автоальянс». 

    В кассе ООО «Автоальянс» все кассовые операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации (кассовыми ордерами), которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ и МФ РФ.

Кассовые  ордера — это документы, удостоверяющие законность поступления денег в  кассу предприятия и их расходования по целевому

назначению. В связи с большим количеством  кассовых операций в день, в ООО  «Автоальянс» предусмотрена должность кассира-операциониста, в функциональные обязанности которого входит осуществление наличных расчетов с населением и работниками организации, автоматизированное оформление кассовых операций посредством программы «1С.Предприятие», инкассирование денежной наличности, формирование кассового отчета за смену, заполнение кассовой книги и ежедневная передача всех документов в бухгалтерию.

 При  приеме наличных денег в кассу  от покупателя за проданный  товар или выполненные работы, кассир на основании заявки, накладной или заказ-наряда создает в программе приходный кассовый ордер ( форма КО-1, приложение 1), принимает наличные денежные средства, пробивает чек и вместе со сдачей и отрывной квитанцией передает потребителю. При этом на квитанции ставится печать организации и подпись кассира, а документе-основании штамп «оплачено». Порядковый номер приходного кассового ордера присваивается автоматически, также программой уже заложены все необходимые реквизиты (наименование организации, фактический адрес, корреспондирующий счет, дата составления, основание создания ПКО, сумма НДС), поэтому кассиру необходимо только указать Ф.И.О лица, вносящего денежные средства и сумму к оплате.