Учет денежных средств и денежных документов

  Займы  наличными:

-кредиты  банков для работников;

-краткосрочные  и долгосрочные займы. 

Оформляются операции по внесению в кассу наличных денег следующим образом:

 Лицо, вносящее наличные, представляет  сопроводительные документы, а также доверенность (если это необходимо ) для совершения данной операции в бухгалтерию организации. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, подписывает оба документа, проверяя правильность их заполнения, ставит на квитанции печать предприятия, регистрирует ордер в журнале регистрации, передает приходный кассовый ордер и сопроводительные документы кассиру. Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам, приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает переданные лицом, вносящим средства в кассу наличные. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу вносящему наличные. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приходный кассовый ордер и приложенные к нему документы штампом или надписью "получено" Главный бухгалтер отмечает погашенный приходный кассовый ордер в журнале регистрации. Рассмотрим теперь второй тип кассовых операций – операции по расходу наличных средств из кассы. К ним относятся следующие операции:

  -выдача  заработной платы;

-сдача  выручки на расчетный счет  в банке;    

-выдача  сумм наличными под отчет;

-выдача  денежных средств покупателю  за возвращенный товар.

 Оформляются  операции по расходу наличных  денег следующим образом:

Бухгалтер составляет и проверяет расходный  кассовый ордер, который подписывается  руководителем и главным бухгалтером, и регистрирует его в журнале  регистрации. Кассир принимает расходный  кассовый ордер к исполнению, выдает наличные, требуя при этом от стороннего физического лица обязательного предъявления документа удостоверяющего его личность. Кассир гасит приходный кассовый ордер, регистрирует совершенную операцию в кассовой книге. Бухгалтер отмечает расходный кассовый ордер в журнале регистрации как погашенный. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия , имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности. ” Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ( расчетно-платежным ) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном ) листе платежной ( расчетно-платежной ) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда ( при уходе в отпуск, болезни и др. ), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся , как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

-в платежной ( расчетно-платежной ) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: ”Депонировано”;

-составить  реестр депонированных сумм;

-в конце  платежной ( расчетно-платежной ) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить подпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал ( подпись ) “. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

-записать  в кассовую книгу фактически  выплаченную сумму и поставить  на ведомости штамп: “Расходный  кассовый ордер № _____”. Бухгалтерия  производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ( расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами шариковой ручкой или выписаны на машине ( пишущей, вычислительной). Подчистки , помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

-наличие  и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

- правильность  оформления документов;

- наличие  перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, год). Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

-не  указывается название организации;

 -не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров;

-не  соблюдается правило сквозной  нумерации с начала года;

-неправильно  указывается или не указывается  дата;

-не  проставляется или неправильно  указывается корреспондирующий  счет;

-после  совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»

-отсутствуют  необходимые подписи и печати, отсутствуют росписи получателей  денежных средств.

 Все  поступления и выдачи наличных  денег предприятия учитываются  в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира . Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так , чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______» (сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера). Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу . Ежедневно в конце рабочего дня , кассир подсчитывает итоги операций за день , выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

-не  проставляется или неправильно  указывается корреспондирующий  счет;

-не  всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня; -ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;

-иногда  записи ведутся помесячно, вместо  того, чтобы вести их ежедневно  или раз в три-пять дней. 

    Наличные  деньги в кассу кассир принимает  по приходному кассовому ордеру. Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений. Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную нумерацию и регистрируются в журнале кассовых ордеров, который представляет собой учетный регистр. Все факты поступления и выдачи наличных денег отражаются в кассовой книге.

    2.2  Учет расчетов в кассе организации.

   Кассовые  операции связаны с хранением  и движением наличных денежных средств в отечественной и иностранной валюте, а также денежных документов. Основными нормативными документами, регулирующими совершение и учет операций с денежными средствами в кассе, являются:

  Федеральный  закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ  «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

  Письмо  Центрального банка РФ «Порядок  ведения кассовых операций в  Российской Федерации»;

  Положение  о правилах организации наличного денежного обращения 
на территории РФ (от 5 января 1998 г., в ред. от 22 января 1999 г.),

  акты, определяющие предельный размер  расчетов наличными деньгами между юридическими лицами.

    В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы и документы, поступившие в кассу, а по кредиту — выданные суммы и документы. При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих журналах-ордерах и в ведомости № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы»

50-4 «Касса в иностранной валюте» и др.

  На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Свободные денежные средства организаций хранятся на расчетных счетах в банках. Хранение наличных денежных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком. Лимит — это сумма наличных денежных средств, которая может содержаться в кассе в течение суток финансово-экономической деятельности. Превышение лимита в кассе разрешается в течение трех дней (пяти дней для районов Крайнего Севера) для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды. Размер лимита устанавливается на основании расчета по форме № 0408020 «Расчет на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу». Наряду с остатком наличных средств банк контролирует целевое использование наличных денежных средств (в чеке на корешке указывается предназначение получаемых из банка сумм).

    Для ведения кассовых операций предусматривается  должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При назначении работника на должность кассира руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

  Для получения денежных средств из банка  с расчетного счета организация получает в банке чековую книжку по заявлению специальной формы. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью организации. После проверки правильности составления заявления в бухгалтерии банка оно передается в расходную кассу банка, где кассир под расписку получает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Организация получает денежные средства в банке через кассира или другое уполномоченное лицо. В день получения

бухгалтер заполняет реквизиты чека и корешок к нему, подписывает его у главного бухгалтера и руководителя и под роспись передает кассиру, который получает наличные деньги в банке.

  На  каждую полученную в банке сумму  в бухгалтерии выписывается приходный кассовый ордер на имя получателя денег с указанием номера чека (форма № КО-1), который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Квитанция приходного кассового ордера прикладывается к выписке банка, а сам приходный ордер — к отчету кассира.

  Например, получение из банка денежной суммы  в размере 75 000 рублей, отражается проводкой :

  Дебет счета 50 «Касса» - 75000 рублей

  Кредит  счета 51 «Расчетные счета» - 75000 рублей

  Выдача  наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером ( форма № КО-2) с приложением к нему оформленных документов, например, расчетно-платежной ведомости, заявления на выдачу денег и т.п., подписанных руководителем и главным бухгалтером. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном ордере не обязательна. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна расписка получателя в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты, документы подписываются и регистрируются в кассовой книге. Какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново.