Учет, анализ и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками на примере ООО «Покров»

Расчеты с поставщиками и подрядчиками являются объектом как бухгалтерского учета, так и экономического анализа. По мнению Иванова Н.Г.[7], объекты бухгалтерского учета можно подразделить на три большие группы - имущество организации, источники образования этого имущества, процессы, происходящие в хозяйственной деятельности организации и выражающиеся в конкретных хозяйственных операциях.

Если рассматривать авансы, выданные поставщикам и подрядчикам, то расчеты с поставщиками и подрядчиками относятся к первой группе, к средствам в расчетах. Если рассматривать кредиторскую задолженность поставщикам и подрядчикам, то расчеты с поставщиками и подрядчиками входят во вторую группу и относятся к заемным источникам финансирования. Посредством сбора первичных документов (счетов, товарных накладных, счетов-фактур, актов и т.п.), их отражения в регистрах учета и обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками в отчетности бухгалтерский учет описывает расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Бухгалтерский учет лишь фиксирует факты расчетов с поставщиками и подрядчиками, но не выявляет причины сложившегося состояния расчетов. Он служит информационной базой экономического анализа. Анализ, в свою очередь, выявляет причинно-следственные взаимосвязи и позволяет принимать экономически обоснованные и взвешенные управленческие решения.

Анализ расчетов на предприятии должен осуществляться на систематической основе. Так как ситуация с дебиторской и кредиторской задолженностью меняется на предприятии ежедневно, и реагировать на негативные изменения в ней нужно незамедлительно. Объектом анализа является процесс возникновения и списания кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам, а также величина задолженности. Кроме того, к объектам анализа можно отнести информационные потоки, возникающие в связи с осуществлением организацией расчетов с поставщиками и подрядчиками. С точки зрения анализа, кредиторскую задолженность поставщикам и подрядчикам можно оценивать как «бесплатный» источник краткосрочного привлечения денежных средств, с одной стороны, а с другой - как преимущественное право поставщиков и подрядчиков на имущество организации.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что расчеты с поставщиками и подрядчиками как объект бухгалтерского учета служат информационной базой и начальной точкой «зарождения» расчетов с поставщиками и подрядчиками как объекта экономического анализа.

1.2 Организация бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

1.2.1 Документальное оформление расчетов  с поставщиками и подрядчиками

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Счет фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками (приложение А).

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

Если товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность (приложение Б), которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности, если товар находится в не нарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.

Учет первичных документов по приходу товаров в  организацию ведется в «Журнале поступления товаров», в котором указывается название приходного документа, его дата и номер, краткую характеристика документа, дата регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

После проверки, приемки и таксировки, принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в "Журнале поступления товаров", бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов организации с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и при транспортировке).

В организациях поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Для расчетов с поставщиками в организациях применяется счет 60. Аналитический учет на предприятии по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” ведется по наименованию поставщиков. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60.

Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер № 6, в котором совмещается синтетический учет с аналитическим.

Журнал-ордер № 6 открывается на первое число каждого месяца незаконченными расчетами:

-    по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);

-    по акцептованным платежным документам оплаченным – материалы не поступили (справочно – “За не прибывший груз”, сальдо нет);

-    сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили).

Журнал-ордер лучше всего вести линейно-позиционным способом, что позволяет судить о состоянии расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.

При недостаче материалов комиссией составляется коммерческий акт, акт о приемке материалов, в которых определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие расходы. Сумма претензии относится на счет 76 субсчет “Расчеты по претензиям” и записывается в журнал-ордер № 6 по соответствующей позиции.

Излишне поступившие материалы оформляются актами и отражаются в журнале-ордере № 6 (как неотфактурованные поставки) и ведомости № 7.

1.2.2 Основные формы безналичных расчетов

Большинство расчётов между предприятиями, с бюджетом и внебюджетными фондами производится в виде безналичных платежей.

Безналичные расчёты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчётным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками.

Формы безналичных расчетов определены ст. 862 ГК РФ и Положением Центрального банка РФ: расчеты платежными поручениями; расчеты по инкассо; расчеты по аккредитиву; расчеты чеками.

Безналичные расчёты предприятия осуществляют по товарным и нетоварным операциям. К товарным операциям относят куплю – продажу сырья, материалов, реализацию выполненных строительно-монтажных работ. Их учитывают на счетах 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками».

К нетоварным операциям относят расчёты с коммунальными учреждениями, научно – исследовательскими организациями и т.д. Их учитывают на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

В зависимости от местонахождения поставщика и покупателя безналичные расчёты разделяют на иногородние и одногородние. Иногородними называют расчёты между предприятиями, обслуживаемые отделениями банка, находящимися в разных населённых пунктах. Их основными формами расчётов являются расчёты платёжными поручениями – требованиями, аккредитивами, с особых счетов, денежные переводы. Одногородними называют расчёты между организациями, обслуживаемыми одним или двумя учреждениями банка, находящимися в одном населённом пункте. Их формами расчётов являются расчёты в порядке плановых платежей, платёжными поручениями – требованиями, платёжными поручениями и расчётными чеками.