Учет, анализ и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками на примере ООО «Покров»

Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляются через хозяйственные связи. Хозяйственные связи представляют собой совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями средств производства. Рациональная система хозяйственных связей предполагает минимизацию издержек производства и обращения, полное соответствие количества, качества и ассортимента поставляемой продукции потребностям производства, своевременность и комплектность ее поступления.

Хозяйственные связи между предприятиями могут быть прямыми и опосредованными (косвенными), длительными, и краткосрочными.

Прямые представляют собой связи, при которых отношения по поставкам продукции устанавливаются между предприятиями-изготовителями и предприятиями-поставщиками прямо, непосредственно.

Опосредованными считаются связи, когда между этими предприятиями имеется хотя бы один посредник. Поставки продукции потребителю могут осуществляться смешанным путем, т.е. как напрямую, так и через посредников.

Как прямые, так и опосредованные связи могут носить длительный и краткосрочный характер. Длительные хозяйственные связи — прогрессивная форма материально-технического снабжения. В этом случае предприятия имеют возможность развивать на долгосрочной основе сотрудничество по совершенствованию выпускаемой продукции, снижению ее материалоемкости, доведению до мировых стандартов.

Хозяйственные связи, по утверждению Савицкой Г.В. [23] – это необходимое условие деятельности предприятия, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки, а так же реализации продукции (работ, услуг). Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки материальных ценностей (выполнения работ, оказания услуг); порядок расчетов (условия платежей) между предприятием и поставщиками (подрядчиками). По определению Кондракова Н. П. [16], к поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а так же оказывающие различные виды услуг (ремонт пожарных сигнализаций, электромонтажные работы и др.) и выполняющие различные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.).

Порядок расчетов между предприятием поставщиками и подрядчиками по внутри – российским поставкам определяется в соответствии с правилами безналичных расчетов в РФ. Условия внутри – российских поставок формируют в соответствии с принятыми в стране условиями (франко – завод, франко – станция отправления, франко – вагон и др.), определяющими права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.

При журнально-ордерной форме учета учет расчетов с поставщиками ведут в ж/о № 6, где синтетический расчет учетов с поставщиками сочетается с аналитическим учетом.

При автоматизации учета на основании выписок банка составляются машинограммы синтетического и аналитического учета по каждому счету, применяемому для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Эти машинограммы служат основанием для разработки оборотных ведомостей по счетам, по итоговым данным, на основании которых делаются записи в Главную книгу.

Безруких П.С.[32] справедливо утверждает, что в условиях рыночной экономики для уменьшения риска не оплаты или несвоевременной оплаты счетов поставщик может либо потребовать предварительной оплаты счета, либо произвести расчеты за счет выставленного покупателем аккредитива, либо прибегнуть к вексельной форме расчетов. Предварительная оплата связана с неэтичным использованием средств покупателя в обороте поставщика до момента перехода товара в собственность плательщика. Аккредитивная форма расчетов также ведет к отвлечению денежных средств покупателя из оборота. Наиболее гибкой, оперативной и одновременно обеспечивающей укрепление платежной дисциплины является вексельная форма расчетов. Согласно Гражданского Кодекса РФ (2, ст. 815), вексель является формой договора займа. С момента выдачи векселя отношения сторон регулируются нормами вексельного права.

Различают простые и переводные векселя. Простой вексель по определению Кондракова Н.П., – это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлению срока платежа другой стороны (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или указанные услуги.

Переводной вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, выполняя функцию универсального кредитно – расчетного документа.

Выделение расчетов с использованием векселей осуществляется в аналитическом учете. Выданные векселя под приобретение ТМЦ отражают по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Векселя выданные". По мере погашения задолженности по векселям она списывается в дебет счета 60 субсчет "Векселя выданные" с кредита счетов по учету денежных средств (50, 51,52 и др.).

По мнению Сотниковой Л.В.[27] неотфактурованными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили в организацию без платежного документа. На складе их приходуют, выписывая приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам и обычно по окончании месяца, когда вероятность получения документа от поставщика исключается, показатели акта регистрируются в журнале-ордере № 6: в графе «Номер счета» проставляется буква «Н» (неотфактуровано), наименование поставщика, номер приемного акта и учетная стоимость поступивших материалов на склад на группу и по графе «Акцепт». Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так основанием для оплаты банком являются документы, по которым она может быть произведена, отсутствуют. При открытии журнала-ордера № 6 на следующий месяц эта поставка будет зарегистрирована как сальдо на начало месяца – кредитовое. По мере поступления товаросопроводительных документов и документов на оплату по этой поставке в следующем месяце они акцептуются организацией, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе «Акцепт» в сумме платежа, а по строкам: сальдо (незаконченных расчетов) ранее записанная сумма по учетным ценам сторнируется, то же по группе в графе «Акцепт». Расчеты с поставщиком, таким образом, по этой поставке будут закончены.

Материалами в пути считаются поставки, по которым организация акцептовала (приняла к оплате) документы поставщика. При этом право собственности на материально-производственные запасы перешло к покупателю, но они на склад еще не поступили. К учету принимаются акцептованные товаросопроводительные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

В журнале-ордере № 6 указанные платежные документы регистрируются в течение месяца в графе «За не прибывший груз» и в графе «Акцепт». По окончании месяца ниже показателя «Итого поступило» фиксируется сумма стоимости материалов по соответствующим группам, оставшихся в пути на конец месяца, т.е. материалы приходуются условно без записи на склад. Указанная запись позволяет включить эти материалы в балансовые показатели.

По мере поступления этих ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления расчетных документов) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала-ордера № 6 по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам организации или по договорным (отпускным ценам), а затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензии к поставщику. Сумма железнодорожного тарифа при этом распределяется пропорционально массе груза, а суммы наценок, скидок – пропорционально стоимости груза.

По определению Кондракова Н. П. под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации.

Кредиторской называют задолженность данной организации другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами.

Согласно Гражданского Кодекса РФ (2, ст. 196), срок исковой давности по расчетам между юридическими лицами установлен в 3 года.

Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на уменьшение прибыли или резерва сомнительных долгов.

Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной. Она должна отражаться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

В соответствии с Положением о составе затрат (5, п. 14) суммы списанной кредиторской задолженности включаются в состав внереализованных доходов, участвующих в формировании финансовых результатов, которые учитываются при налогообложении прибыли.

Установленный в Указе Президента порядок расчета между дебиторами и кредиторами уточнен Постановлением Правительства РФ от 18 августа 1995 г. № 817. в соответствии с пунктом 2 данного Постановления не востребованная организацией – кредитором дебиторская задолженность, по которой истек установленный предельный срок исполнения обязательств по расчетам, по истечении 4 месяцев со дня фактического получения организацией – должником товаров (выполнения работ, оказания услуг) в обязательном порядке списывается на убытки и относится на финансовые результаты организации – кредитора. При этом сумма списанной задолженности не уменьшает прибыли, учитываемую при налогообложении.

По мнению Савицкой Г. В., квалифицированный экономист, финансист, бухгалтер, аудитор должен хорошо владеть современными методами экономических исследований, методикой системного, комплексного экономического анализа, мастерством точного, своевременного, всестороннего анализа результатов хозяйственной деятельности.

Предварительная оценка финансового положения предприятия, отмечает Богатко А.М.[3] осуществляется на основании  данных бухгалтерской отчетности. При этом отчетность предприятия рассматривается в двух основных аспектах: с точки зрения установления рациональности структуры имущества и его источников, обеспечивающей текущую платежеспособность, и с точки зрения выявления финансового результата. Первую задачу позволяет выполнить бухгалтерский баланс (ф.№1), вторую – отчет о прибылях и убытках (ф.№2).

Савицкая Г. В. считает, что в процессе анализа составления расчетов нужно изучить динамику, состав, причины и образования задолженности; для анализа дебиторской задолженности используются данные II раздела актива баланса, а кредиторской – IV, V разделов пассива баланса и данные первичного и аналитического бухгалтерского учета. Бланк И.А.[2] (доктор экономических наук, профессор) предлагает на первом этапе анализа оценить уровень дебиторской задолженности.

На втором этапе анализа, по мнению Бланка И. А., определяются средний период инкассации дебиторской задолженности и количество ее оборотов в рассматриваемом периоде, а так же оборачиваемость кредиторской задолженности предприятия, выявляется ее роль в формировании финансового цикла. На третьем этапе анализа оценивается состав дебиторской задолженности по отдельным ее "возрастным группам", т. е. по предусмотренным срокам ее инкассации, а также изучается состав кредиторской задолженности по отдельным ее видам; выявляется динамика удельного веса отдельных ее видов в общей сумме кредиторской задолженности. На четвертом этапе анализа подробно рассматривается состав просроченной дебиторской задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, и изучается зависимость изменения отдельных видов кредиторской задолженности от изменения объема реализации продукции – по каждому виду этой задолженности рассчитывается коэффициент ее эластичности от объема реализации продукции.

На пятом этапе анализа определяют сумму эффекта, полученного от инвестирования средств в дебиторскую задолженность. В этих целях сумму дополнительной прибыли, полученной от увеличения объема реализации продукции за счет предоставления кредита, сопоставляют с суммой дополнительных затрат по оформлению кредита и инкассации долга, а так же прямых финансовых потерь от не возврата долга покупателями.

1.1 Расчеты с поставщиками и подрядчиками как объект учета и анализа

Большинство авторов учебников и учебных пособий по бухгалтерскому учету, в своих работах не дают определения поставщиков и подрядчиков, однако, Бабаев Ю.А.[6] в своей работе пишет, что поставщиками и подрядчикам являются организации, поставляющие товарно-материальные ценности (сырье и другие материалы, товары), оказывающие услуги (транспортные перевозки, обеспечение связи, коммунальные и прочие услуги), выполняю­щие работы (монтаж оборудования, погрузочно-разгрузочные ра­боты и др.).

Расчеты с поставщиками и подрядчиками сопровождают деятельность любой организации. Они играют большую роль в обеспечении правильного кругооборота хозяйственных средств предприятий, его своевременного завершения. Рациональная организация расчетов способствует своевременной реализации продукции (товаров), выполнению работ, оказанию услуг, а также бесперебойному возобновлению кругооборота средств.