Состояние и пути совершенствования учета общехозяйственных расходов

    В СХА имени Докучаева за 2007 год  начислено заработной платы бухгалтеру Гридневой Е.Н., 1968 года рождения:

    Таблица 6. Начислено заработной платы Гридневой  Е.Н. за год, руб. 

    В данной ситуации применима ставка ЕСН  – 20%, в т. ч.:

    В федеральный бюджет – 15,8 % ;

    В ФСС  – 2,2 % ;

    В ФОМС – 0,8 % ;

    В ТФОМС – 1,2 % .

    Таким образом ЕСН за январь 2005 года будет  равен 440 руб., в т. ч.:

    В федеральный бюджет – 2200 х 15,8 % =348 руб.;

    В ФСС  – 2200 х 2,2 % =48 руб. ;

    В ФОМС – 2200 х 0,8 % =18 руб. ;

    В ТФОМС – 2200 х 1,2 % = 26 руб.

    Данные  расчета отражают в индивидуальной карточке учета сумм начисленных  выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, а также сумм налогового вычета. На каждого работника составляется отдельная карточка.

     В сводной ведомости учёта расчётов на социальное страхование и обеспечение  указываются корреспондирующие  счета, то есть, на какие счета суммы  оплаты труда и отчисления на социальное страхование распределяются (приложение 4).

     Для приобретения ценностей, выдаются суммы  в подотчёт по расходному кассовому  ордеру (приложение 5). Например, по расходному кассовому ордеру выдана сумма 10400 рублей Меренкову Сергею Юрьевичу. Подтверждающим документом для списания затрат на общехозяйственные расходы является авансовый отчёт, типовой формы № АО-1 (приложение 6). В отчёте заполняются следующие реквизиты: наименование организации, структурное подразделение, фамилия, имя, отчество подотчётного лица, профессия, дата выдачи, назначение аванса, дебет счетов с указанием сумм, порядок использования подотчётных сумм. Например: Меренковым Сергеем Юрьевичем было израсходовано 5600 рублей. Аванс был израсходован на приобретение запасных частей для ВАЗ 210121.

     Путевой лист грузового автомобиля (форма  №4-с) выдается водителям оказывающим  услуги общехозяйственного назначения. Например, 15 декабря 2007 года Белов Сергей Юрьевич на автомобиле ГАЗ 53 с номерным знаком М 385 КЮ выехал из гаража в 8-00 часов в распоряжение главного зоотехника. При выезде на работу у него было 5 литров горючего, выдано 90 литров горючего, задание водителю - перевозка людей к летним лагерям. При выезде путевой лист подписывает диспетчер, механик, водитель. В конце рабочего дня путевой лист грузового автомобиля сдаётся диспетчеру. При этом водитель заполняет графу «последовательность выполнения задания, время возвращения в гараж и показания спидометра и ставит подпись о сдачи автомобиля в гараж. Диспетчер подсчитывает результаты работы автомобиля (приложение 7). Данные расходы включены в общепроизводственные расходы животноводства.

     Отметим,   что   в  путевом  листе   грузового  автомобиля  не  указывают показания счетчика, так как он не исправен, нет подписи заправщика, механика, диспетчера, не указывают простои на линии и их причины в этой графе производят начисление оплаты труда за проработанное время.

     На  общехозяйственные нужды требуются: горючесмазочные материалы, запасные части, строительные материалы, инвентарь и хозяйственные принадлежности, также расходуются кислородные и газовые баллоны.

     Эти операции оформляется с помощью  лимитно-заборной карты на получение  материальных ценностей (приложение 8). Документ ведётся по каждому получателю отдельно на несколько дней, указывается дата отпуска нефтепродуктов, фамилия имя отчество и должность л случившего горючее, количество топлива и роспись в получении горюче-смазочных материалов. Например, водителю легковой машины было отпущено 5 декабря 10 литров бензина. В конце месяца подводят итог по забору нефтепродуктов, и документ подписывают бухгалтер, председатель и заправщик. В данном документе нет подписи руководителя предприятия.

     Если  на общехозяйственные нужды требуются  строительные материалы, инвентарь  и хозяйственные принадлежности, запасные части, использование кислородных  и газовых баллонов, то данные хозяйственные  операции оформляются накладными внутрихозяйственного назначения формы № 264-АПК (приложение 9) В накладной указывается дата выдачи материалов, через кого (кому), назначение, наименование материально-производственного запаса, единица измерения, количество отпущенных материалов. Количество затребованных и принятых материалов, шифр синтетического и аналитического учёта не указывается. Указывается сумма.

     Амортизация основных средств общехозяйственного назначения, в данном случае этим основным средством является легковой автомобиль, начисляется в ведомости начисления амортизационных отчислений (приложение 10). В ней указывается: наименование, первоначальная стоимость, норма амортизационных отчислений, сумма амортизации за месяц. Например, к общехозяйственным основным средствам относится легковая машина ВАЗ-212180, год ввода в эксплуатацию 2004, с первоначальной стоимостью 193940 рублей, норма амортизации 11.1%, годовая сумма амортизации рассчитывается линейным способом, то есть 193940* 11,1% / 100 = 21527 рублей 30 копеек, месячная 1794 рубля. Остаточная стоимость, инвентарный номер объекта не указывается.

     На  общехозяйственные цели используются услуги вспомогательных производств: услуги тракторной бригады и автопарка, электроснабжение.

     ОАО «Борисоглебские электросети» каждый месяц выписывает счёт фактуру СХА  имени Докучаева за потреблённый вид услуг, то есть электроэнергию (приложение 11). В счёт-фактуре указывается: продавец и его адрес, грузоотправитель и его адрес, грузополучатель и его адрес, покупатель и его адрес.

     В документе указывается наименование оказанных услуг, единица измерения, количество, цена за единицу, стоимость  равна за декабрь 42152 руб. 22 копейки, налоговая ставка 18 процентов, сумма  налога 7587 руб. 40 копеек, указывается  стоимость услуг всего с учётом налога, она равна 49739 руб. 62 копейки.

     Электроэнергия  списывается на потребителей пропорционально  потреблённой энергии. Закрытие счёта 23.5 «Электроэнергия» происходит в СХА  имени Докучаева каждый месяц. Справка  на закрытие счёта одновременно является и листком учёта электроэнергии и имеет произвольную форму. Электроэнергия распределяется по объектам потребления.

     На  общехозяйственные расходы относятся  суммы с расчётного счёта за оформление платёжных документов по просьбе  клиентов согласно тарифов утверждённым правлением обслуживающего банка. Данная операция оформлена счётом-фактурой на сумму 200 рублей.

     На  общехозяйственные расходы была отнесена операция по выдаче сахара заслуженным  колхозникам, выдача оформлена платёжной  ведомостью (приложение 12). Ведомость подписана руководителем предприятия, главным бухгалтером, бухгалтером, отпустившего товар. Указаны фамилия имя отчество, количество, роспись каждого получающего.

     К общехозяйственным расходам относят  представительские расходы.

     Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, по проведению деловых встреч с партнерами по бизнесу. К представительским расходам относят затраты по:

     •   проведению официального приема (завтрака, обеда) представителей;

     •   транспортному обеспечению участников, посещение ими культурно-зрелищных  мероприятий;

     •   буфетному обслуживанию во время  переговоров.

     Согласно  гл. 25 НК РФ, начиная с 2002 г. норма  для исчисления представительских расходов должна составлять 4 % от расходов на оплату труда за отчетный период.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.

     Оформление  первичных документов, связанных  с представительскими расходами в колхозе имени Докучаева, состоит фактически из трех последовательных этапов:

     1) оформление общих документов;

     2) оформление документов, связанных  с конкретным мероприятием;

     3)оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

     Первый  этап включает составление сметы  представительских расходов на отчетный год. Утверждается смета протоколом общего собрания учредителей (акционеров).

     После этого руководитель колхоза имени Докучаева – Сорокин А.Н., издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражаются:

     •  перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;

     •  порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

     •  порядок расходования таких сумм;

     •  документальное оформление и порядок  списания подотчетных сумм по представительским  расходам;

     •  нормы отдельных видов представительских  расходов.

     Второй  этап документирования представляет собой  оформление документов, связанных с конкретным мероприятием. Это Приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров). Приказ о направлении приглашения на встречу; программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и ф.и.о. участников.

     Принимая  решение о проведении официального приема (встречи), руководитель колхоза имени Докучаева издает Приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.

     В бухгалтерию колхоза имени Докучаева представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков ее проведения, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

     Как правило, денежные средства на представительские  расходы, выдаются сотрудникам колхоза имени Докучаева под отчет. Для этого в колхозе имеется Приказ-руководителя о порядке выдачи подотчетных средств (приложение 13), в котором указан перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается Приказом по организации (приложение 14).