Система учета затрат по центрам ответственности

-    гибкая, но единообразная структура;

-    понятность и обозримость информации;

-    оптимальная чистота представления;

-    пригодность для анализа и оперативного контроля.

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться  первичная аналитическая информация. Отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п. Гибкая, но единообразная информация вытекает из самой сути управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую на изменяющиеся цели и потребности центрами ответственности.С другой стороны, необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость  и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что  на самом первичном уровне регистрации  накапливается необходимый объем  данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если не смогут охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии будет трудно получить нужную информацию. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей.

Система информации должна быть разработана так, чтобы  существовало единообразие данных для  группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию, это знает каждый бухгалтер. Потребность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, что необходима данному конкретному руководителю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняется понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение. По "закону персонала" число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом. Итак, чрезмерная детализация отчетности - враг понятности, а следовательно, действенности отчетности. Наиболее существенные примеры чрезмерной детализации:

размерность количественных показателей доведена до абсолютной точности. Вместо показателя объема на сумму 10 926 462 руб. 18 коп. следует  записать 10 926 тыс. руб. или даже 10,9млн. руб., что намного обозримее детальной  цифры, величина которой воспринимается с трудом;

отклонения отражаются буквально  по всем статьям. Отклонения в 100 руб. приводится рядом с отклонением в 100 тыс. руб., в результате их можно понять как  равновеликие.[1,200]

Мелкие отклонения распыляют внимание управляющего, ограничивают понимание информации:

- статьи отчета детализируются по функциям "объем продаж" без связи с видами продукции, секторами рынка и т.п. В данной ситуации имеет детализацию "наоборот";

- множество всесторонних показателей, которые не контролируются данным центром ответственности.

Оптимальная чистота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, то есть от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах. Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представлены по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на основе такого отчета. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетности представляется все реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели. Не следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

 

 

2. СИСТЕМА ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОТЧЕТНОСТИ КАК ОСНОВА ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЦЕНТРОВ  ОТВЕТСТВЕННОСТИ

 

1. .Учет и отчетность по центрам ответственности

 

Учет по центрам  ответственности:

- организуется на крупных предприятиях, действующих как единое целое;

- функционирует параллельно с традиционной системой бухгалтерского учета;

- может быть внедрен только при условии, что на предприятии четко определены сферы ответственности и конкретизирована ответственность менеджеров за статью затрат и поступлений.

Учет по центрам  ответственности в системе внутрифирменного управления выполняет следующие функции:

- удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления. Позволяет оперативно контролировать затраты и результаты на разных уровнях предприятия и оценивать деятельность менеджеров и подразделений по результатам первичного анализа играет роль сигнальной системы в механизме управления;

- создание своего рода информационного противовеса той свободе действий, которая предоставлена менеджерам центров ответственности в целях обеспечения баланса на предприятии в целом.

Система учета  по центрам ответственности организуется с учетом следующих основных принципов:

- определение контролируемых статей затрат и поступлений при условии, что менеджер должен отвечать только за те затраты и поступления, которые он может контролировать и на величину которых может оказывать воздействие;

- персонализация учетных документов, т.е. введение в состав реквизитов документа фамилии менеджера или работника, отвечающего за конкретные статьи затрат и поступлений;

- обязанность менеджера центра ответственности составлять сметы на определенный период и представлять отчетность по фактическим затратам и результатам в разрезе смет.

Менеджер  центра ответственности для выполнения своих функций с определенной периодичностью и в определенном объеме должен составлять отчетность о деятельности вверенного ему центра ответственности, чтобы иметь возможность на основании этой информации принимать соответствующие управленческие решения.

Внутренняя  отчетность по центрам ответственности  должна отвечать определенным требованиям:

- быть настолько оперативной, чтобы позволять оказывать влияние на динамику результатов деятельности центра ответственности;

- содержать информацию об отклонениях от плана и предоставлять возможность прямого доступа к этой информации для анализа отклонений;

- содержание отчетности должно соответствовать персональной - ответственности менеджера за принятие решений в конкретной области.

Конкретное содержание отчетности, специфика инструментов и методов, применяемых в системе учета  и отчетности по центрам ответственности, зависят от того, каков статус данного центра ответственности.

 

 

 

 

 

2. .Финансовые критерии оценки деятельности центров ответственности

 

В практике стран с рыночной экономикой наиболее часто используют четыре показателя финансового характера:

- прибыль;

- рентабельность активов;

- остаточную прибыль;

- экономическую добавленную стоимость.

Эти показатели непригодны для отражения  эффективности работы центров затрат и доходов. Для контроля деятельности центров прибыли может использоваться лишь первый показатель. Три следующих полезны для анализа результатов работы центров инвестиций. Расчет этих показателей предполагает наличие информации о стоимости активов, принадлежащих сегменту, и о размере его обязательств. Прибыль бизнес-единицы определяется как разность между полученной ею выручкой за проданную продукцию (работы, услуги) и понесенными в связи с этим расходами. Для оценки деятельности бизнес-единицы показатель дохода имеет не самостоятельное, а скорее прикладное значение. Лишь рассчитав значение прибыли подразделения, можно определить размер двух показателей – рентабельности активов и остаточной прибыли. Рентабельность активов (РА). С позиции управленческого учета и анализа показатель рентабельности активов отражает эффективность использования средств, инвестированных в активы подразделения. Формула расчета рентабельности активов выглядит следующим образом:

Показатель  РА из всех вышеперечисленных критериев  оценки деятельности бизнес-единиц применяется  наиболее часто. Являясь относительным  показателем, он обладает серьезными преимуществами в сравнении с абсолютным показателем прибыли подразделения. Компании обычно состоят из подразделений различных размеров, получающих разные прибыли и требующих отличных по объему вложений.

Стремясь обнаружить новые направления совершенствования  деятельности подразделений, управляющие  записывают формулу (1) в ином виде:

 

 

 

Эта расширенная  версия позволяет сфокусировать  внимание управляющих на двух составляющих РА: прибыли от продаж продукции, работ, услуг (прибыли на рубль продаж –  Пр) и оборачиваемости активов (ОА). Из формулы (2) видно, что увеличение объема продаж само по себе не ведет  к росту РА. В то же время уменьшение стоимости активов сегмента (или  увеличение его прибыли) при прочих равных условиях увеличивает показатель РА. Формула (2) позволяет менеджеру  определять, как влияет на значение РА принятие решения, которое должно изменить эти два фактора –  прибыль на рубль продаж и оборачиваемость  активов.

Пример. Деятельность сегмента характеризуется следующими показателями: Пр = 15%,  ОА = 2, РА = 30% (15 х 2). Предполагается изменить структуру  продаж в сторону изделий с  более низкой Пр  и более быстрой  ОА. Как ожидается, принятие данного  управленческого решения повлечет за собой увеличение оборачиваемости  до 2,5 раза и уменьшение прибыли на рубль продаж с 15 до 10%. Менеджер, рассматривающий  этот вариант, увидит, что РА снизится до 25% (10% х 2,5). Если деятельность его  сегмента оценивается по показателю РА, то данное управленческое решение  будет отвергнуто.

Несмотря  на все свои достоинства, РА имеет  два существенных недостатка: являясь  относительным показателем, он не позволяет  оценить важность существования отдельной бизнес-единицы для компании в целом. Кроме того, использование только этого показателя для оценки деятельности подразделений может привести к тому, что менеджеры, принимая управленческие решения, будут отдавать предпочтение так называемой политике управления знаменателем. Другими словами, они будут работать лишь в направлении снижения размера инвестированных в их подразделение средств (при попытке поддержать краткосрочную прибыль), вместо того чтобы сконцентрироваться на числители – прибыли. Из этого следует вывод: показатель РА следует применять в сочетании с абсолютным показателем прибыли.[13,100]

В управленческом учете существует общее правило, согласно которому бизнес-единице следует  принимать любые предлагаемые инвестиции, если ожидаемая от них прибыль  превышает стоимость капитала. Показатель остаточной прибыли учитывает это  общее правило при оценке деятельности подразделений.

Остаточная  прибыль (ОП) – это прибыль, зарабатываемая подразделением сверх минимального необходимой нормы прибыли, устанавливаемые администрацией компании. Некоторые компании устанавливают различные нормы прибыли (НП) для разных подразделений, отражая тем самым разницу в уровне риска, связанного с их видом деятельности. Подразделения, осуществляющие деятельность в рискованных отраслях, например в индустрии моды, должны иметь более высокую прибыль, чем подразделения, функционирующие в более стабильных отраслях, например в бумажной промышленности.

Остаточная  прибыль вычисляется по формуле:

 

 

 

Выражение в скобках дает стоимостную оценку прибыли, минимальной подразделению  в соответствии с установленной  для него нормой прибыли. Можно отметить, по крайней мере, три основных преимущества этого показателя перед РА. Он:

1. наглядно демонстрирует, что капитал, инвестированный в какое-либо подразделение, имеет стоимость;
2. показывает, какую прибыль приносит подразделение для компании сверх минимальной прибыли, необходимой для осуществления данного объема инвестиций;
3. отражает вклад подразделения в общие результаты деятельности компании.

Пример. Подразделение А приносит прибыль  в размере 200 000руб., обладая активами в 1 000 000руб., т.е. РА равна 20%. Прибыль  подразделения Б – 1 500 000руб. при  активах 10 000 000руб., следовательно, РА составляет 15%. В зависимости от минимально необходимой  нормы прибыли, установленной компанией, вклад этих подразделений будет  оцениваться по-разному.

Рассмотрим  два варианта. По первому минимально необходимая НП равна10%, по второму  – 18%.

  Таблица 2

Оценка  деятельности центров инвестиций по показателю ОП, руб.

№ строки	Показатели	Вариант 1 (целевая НП = 10%)		Вариант 2 (целевая НП= 18%)
		Подразделения		Подразделения
		А	Б	А	Б
1 2 3   4	Активы Прибыль Минимально необходимая прибыль Остаточная  прибыль	1000000 200000 100000   100 000	10000000 1500000 1000000   500 000	1000000 200000 180000   20 000	10000000 1500000 1800000   300 000

Выполненные расчеты свидетельствуют, с одной  стороны, при минимально необходимой  норме прибыли в 10% подразделение  Б вносит больший вклад в компанию, чем подразделение А, несмотря на низкую РА. В этой ситуации подразделение  Б более ценно для компании. С другой стороны, если минимально необходимая  норма прибыли равна 18%, то подразделение  А в соответствии с критерием  остаточной прибыли окажется для  компании более выгодным. Одной из задач управленческого учета является достижение согласованности интересов всех участников бизнеса.