Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку основних засобів на прикладі СП „Городнянське виробничо-торгівел

     Для автоматизації бухгалтерського  обліку діяльність підприємства зручно представляти у вигляді послідовності окремих господарських операцій. Програма дозволяє виконувати реєстрацію облікової інформації кількома способами:

1. Введення проводок вручну;
2. Використання механізму типових операцій;
3. Введення документів з наступним формуванням проводок.

     Ручний  режим введення господарських операцій використовується для виконання одиничних господарських операцій, підготовка документів по яким займатиме багато часу.

     Введення  і редагування операції вручну виконується  в програмі „1С: Бухгалтерія 7.7”  при роботі з журналом операцій або з журналом проводок.

     Операція  – це електронний бланк для  запису всієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію.

     При ручному введенні операції потрібно самостійно заповнити суму і зміст  операції, а також ввести бухгалтерські проводки із заповненням всіх необхідних відомостей про об’єкти аналітичного обліку, якщо останній ведеться по рахунку. Оскільки підставою реєстрації є первинний документ, доцільно в реквізиті „Зміст операції” вказувати крім стислого змісту операції назву та номер первинного документа, а в реквізиті „сума” – суму операції по первинному документу.

     Режим типових операцій призначений для швидкого введення великої кількості однотипних операцій, а також для виконання дій, що часто повторюються, при яких необхідно вводити в журнал операцій групу взаємно пов’язаних проводок.

     Використання  типових операцій значно зменшує  час введення операцій і дозволяє уникнути помилок при розрахунках  та визначенні кореспондуючих рахунків у проводці.

     Також в програмі передбачений найбільш ефективний засіб введення проводок за фактами господарської діяльності – складання кореспонденції рахунків за документами.

     Відображенням бази даних програми є „1С: Підприємство 7.7” є журнал операцій, що має  вигляд списку господарських операцій, що відбулися на підприємстві. „Журнал операцій” безпосередньо пов’язаний з „Журналом проводок”, що містить проводки, які відповідають операціям.

     Для виведення на екран журналу проводок або журналу операцій необхідно  виконати дії: „Журнали” → „Журнал  проводок” або „Журнал операцій”.

     Організація ведення аналітичного обліку в програмі „Парус-Підприємство” відбувається при зазначенні для рахунку при  його введенні в План рахунків типової  форми аналітичного обліку, що використовується в програмі. „Типова форма аналітичного обліку” задає типову схему обробки аналітичних даних за проводками по цьому рахунку, зокрема, в яких відомостях потрібно відображати дані по рахунку. 
 
 

     Таблиця 2.3

     Перелік та призначення основних типових форм аналітичного обліку основних засобів 

     Кожен факт господарської діяльності в  програмі „Парус-Підприємство”, призначений  для обробки в бухгалтерському обліку, має знайти своє відображення в журналі обліку господарських операцій, що є одним з найважливіших облікових регістрів у програмі.

     В інвентарній картотеці програми відображаються операції з основними засобами, а саме реєстрація та введення в експлуатацію інвентарного об’єкта, внутрішнє переміщення, списання, переоцінка, розрахунок амортизаційних відрахувань, списання інвентарних об’єктів, що потім знаходять своє відображення в бухгалтерському обліку.

     Заповнення  журналу господарських операцій відбувається одним з двох способів або шляхом реєстрації господарських операцій вручну, або шляхом обробки документів, створених в інших розділах програми.

     Для спрощення та прискорення реєстрації господарських операцій використовуються шаблони з відповідного словника, що викликається на екран шляхом виконання команд: „Словники” → „Зразки” → „Господарські операції”.

     Для розрахунків, по яких ведеться аналітичний  облік, кожен рядок залишків по синтетичному рахунку може бути доповнений кількома рядками залишків по аналітичних рахунках. Для введення залишків по рахунках потрібно виконати наступні команди: „Облік” → „Залишки основних засобів по рахункам”.

     При реєстрації залишків основних засобів  слід враховувати специфіку їх обліку, пов’язану з веденням інвентарної картотеки. В першу чергу дані по основним засобам заносяться до інвентарної картотеки, а потім виконується операція формування залишків за даними інвентарної картотеки. Це дозволяє уникнути неузгодженості даних, занесених в розділи „Залишки” та „Інвентарна картотека”.

     Таблиця 2.4

     Типові  господарські операції при автоматизації  обліку основних засобів

 
 
 

       
 
 

3. Технологія  підготовки звітності  в умовах функціонування інформаційних систем з питань обліку основних засобів

 

3.1 Облікові реєстри 

     В програмі „1С: Бухгалтерія 7.7” реалізовано  можливість роботи як з регламентованими, так і зі стандартними звітами. В типову конфігурацію включено набір стандартних звітів.

     Стандартні  звіти – це цілісна система, яка  дозволяє формувати дані звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах.

     Для роботи зі звітами використовується пункт меню „Звіти”, причому на екран видається діалогова форма  налагодження параметрів звіту. В ній  потрібно ввести значення параметрів, що визначають склад даних, які входять до звіту.

     Програма  також надає можливість збереження сукупності параметрів для звіту  заданого виду для подальшого використання, і можливість деталізації звітів при його перегляді.

     Основні стандартні звіти, реалізовані в  програмі, та їх характеристика зазначені в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1

Стандартні  звіти програми „1С: Бухгалтерія 7.7” 

 
 

     В програмі є також набір регламентованих  звітів – це передусім податкові  та бухгалтерські звіти.

     Регламентовані  звіти не входять до самої конфігурації, однак з ними можна працювати, як і зі стандартними звітами, виконавши наступні команди: „Звіти” → „Регламентовані звіти”.

     Програмні продукти фірми „1С” орієнтовані  не лише на вирішення облікових задач. Типові конфігурації програм програми „1С: Підприємство” включають звіти, що містять різноманітні аналітичні показники, необхідні для прийняття управлінських рішень.

     Програма  „Парус-Підприємство 7.11” дозволяє формувати велику кількість звітів. Частина з них – стандартні. Вони задаються при проектуванні програм і не можуть бути змінені.

     Програма  дозволяє користувачу створювати свої власні додаткові звіти. Програмою також передбачено формування основних типових звітних документів та фінансових звітів, декларацій. Крім того, для підготовки додатків до балансу, звітних форм по розрахунках податків і інших звітних документів довільної форми в програмі є спеціальні засоби: табличні додатки та додаткові звіти.

     Оборотні  відомості використовуються в програмі як засіб оперативного контролю фінансового  стану підприємства, а також як зручний інструмент для пошуку і виправлення помилок в бухгалтерському обліку.

     Оборотна  відомість формується за будь-який період часу між двома вказаними  датами.

     Важлива особливість оборотної відомості  полягає в тому, що встановивши  курсор на певний рядок і викликавши функцію „Господарські операції”, користувач отримає можливість переглянути список тих операцій, які увійшли в поточний рядок відомості, де її можна виправити чи зареєструвати нову господарську операцію.

     Програма  дозволяє формувати велику кількість різного роду звітів. Передусім йде мова про стандартні документи, які обов’язково повинна складати бухгалтерія будь-якого підприємства: баланс, оборотна відомість, головна книга, касова книга, відомості аналітичного обліку, інвентаризаційна відомість тощо.

     Програма  передбачає спеціальні засоби: табличні додатки і генеральні звіти, за допомогою  яких можна отримати будь-які звіти  необхідної форми для відображення інформації як із журналу господарських  операцій, так і з інших облікових регістрів програми.