Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку основних засобів на прикладі СП „Городнянське виробничо-торгівел

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
    

2.   Основні принципи організації автоматизації обліку

 
 

     Головна мета функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві є забезпечення керівництво підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів.

     Бухгалтерські інформаційні системи представляють  бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства. На сучасному етапі в умовах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо зовсім недавно її основним користувачем були органи державного управління, то зараз бухгалтерська інформація є основою для прийняття управлінських рішень як всередині підприємства, так і зовнішніми щодо нього користувачами облікової інформації. Передусім вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.

     Застосування  комп’ютерної техніки вносить певні  зміни до організації бухгалтерського  обліку, причому обчислювальна техніка  з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.

     Виділяють дві послідовні стадії автоматизації  обліку: механізацію облікових робіт  на окремих ділянках обліку за допомогою  обчислювальних пристроїв та комплексну автоматизацію  бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством.

     Способи обробки облікової інформації поділяють  на три види:

• паперовий;
• механізований;
• комп’ютеризований;

     Обчислювальна техніка не вносить жодних змін до принципів облікової реєстрації, і ці принципи є незмінною основою облікової реєстрації при використанні комп’ютерної техніки. Використання обчислювальної техніки в обліку не зачіпає методологічних принципів того або іншого виду обліку, а тільки змінює технологію обробки облікової інформації.

     Найважливіші  відмінності організації бухгалтерського  обліку за допомогою комп’ютерної техніки надано у вигляді таблиці (табл. 1.2).

     Спосіб  обробки облікової інформації на даному підприємстві – паперовий. Однак, автоматизація обліку внесла б певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку. При проведенні оплати за придбаний основний засіб платіжним дорученням одночасно можна обробити рахунок постачальника, дані якого розносяться по об’єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи. 

Таблиця 1.2

Основні відмінності організації  обліку при комп’ютеризованому та безкомп’ютерному способах обробки  облікової інформації 

 

     Реальний  масштаб часу ведення бухгалтерських операцій за допомогою комп’ютерної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. При зміні даних  на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі.

     Стандартні  вимоги до обробки даних дають  можливість взаємо замінювати бухгалтерів  на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприємством.

     Спеціалізовані  бухгалтерські програми дозволяють:

1. Складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з урахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку тощо:
2. В будь-який момент часу коригувати введені операції:

• змінювати суму, дату, зміст і коментарі;

• доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;
• цілком і безслідно знищувати будь-які операції;

3. Будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій.

     Головним  призначенням бухгалтерської програми є полегшення рутинної роботи бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів та звітів. За умови правильного  рознесення сум первинних документів по синтетичним рахункам, точного зазначення аналітичних об’єктів зведені дані розраховуються комп’ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є імовірність припущення арифметичних помилок.

     Використання  засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, необхідні для прийняття ефективних рішень.

     До  того ж, правильний вибір засобів  автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються.

     Основні принципи автоматизації системи  обліку:

• Комп’ютер з допоміжного засобу стає визначальним фактором організації праці бухгалтера;
• Розподілена обробка облікових даних;
• Комп’ютеризація охоплює всі етапи обробки облікової інформації; збір первинної інформації, накопичення та обробку даних, формування звітності;
• Можливість організації без паперового накопичення первинних облікових даних і передачі їх по дистанційних каналах з наступним автоматичним складанням бухгалтерських проводок шляхом використання залежності між кореспондуючими рахунками;
• Забезпечення збереження, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до облікової інформації;
• Отримання інформації за запитом на будь-який момент часу;
• Можливість моделювання на підставі облікових даних в процесі аналізу господарських операцій;
• Створення об’єктивних умов, які виключають дублювання показників обліку, шляхом формування єдиного підходу до оцінки значимості інформаційної системи на всіх рівнях прийняття управлінських рішень, прогнозування, узагальнення, контролю, а також здійснення економічного аналізу.
3. Інформаційне забезпечення розв’язання задач обліку

 

     Вивчаючи  особливості господарської діяльності СП ”Городнянське виробничо-торгівельне об’єднання”, отримавши об’єктивну інформацію про діяльність підприємства – можна обґрунтувати необхідність створення комп’ютерної системи бухгалтерського обліку в лісгоспі.

     Облікова  система надає інформацію користувачам, що приймають рішення, яке може вплинути на наступні події. Обліковий працівник повинен передбачити взаємозв’язок між інформаційною системою, прогнозом користувача, який приймає рішення і процесом обраної дії, а також подіями які можуть відбутися.

     Інформаційні  ролі бухгалтера:

• приймач інформації;
• розповсюджувач інформації;
• професійний представник у зовнішньому середовищі.

     Форма бухгалтерського обліку на підприємстві – журнально-ордерна. Ця форма застосовується на використанні принципу систематизації та накопичування даних первинних документів безпосередньо в регістрах аналітичного і синтетичного обліку. Основними регістрами при цій формі обліку є журнали-ордери, що ведуться по кредиту синтетичних рахунків і дебету кореспондуючих рахунків.

     Функції бухгалтерського апарату значно зміняться в умовах автоматизації обліку, оскільки:

• комп’ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будь-які дані можуть відображатися в обліку одразу після їх введення в інформаційну базу даних;
• систематизація і узагальнення облікових і аналітичних даних, що існують в інформаційній базі, здійснюється автоматично. Узагальнення даних аналітичного і синтетичного обліку здійснюється одночасно на підставі однієї і тієї ж інформації;
• за бажанням можна перевірити правильність розрахунків, отримати розшифровки кожного результату із зазначенням всієї вхідної інформації і порядку проведення розрахунків.

     Значною мірою автоматизується контроль ведення бухгалтерського обліку, що сприяє підвищенню достовірності і правильності облікових даних. На бухгалтерський апарат покладається обов’язок контролювати виконання облікових робіт.

     Для ведення бухгалтерського обліку на СП ”Городнянське виробничо-торгівельне об’єднання” найбільш підходячими були б програмні продукти:

1. 1С: Бухгалтерія 7.7;
2. Парус-Підприємство.

     Під час вибору програмного продукту важливим є: функціональні вимоги (можливість розрахувати підсумки по рахунках бухгалтерського  обліку на будь-який момент часу; облік  в розрізі кількох валют); технічні вимоги (можливість редагування документів і звітів, що дозволяє користувачу створити форму звіту, засоби створення архівів даних та автоматичне відновлення інформації у випадку збою); комерційні вимоги (прийнятна ціна програми; оперативні консультації з проблем, які виникають в ході роботи).

     Кожна програма бухгалтерського обліку містить  певний набір інструментів, необхідних для роботи користувача з програмою. До них належать довідники, що застосовуються для збереження однотипної інформації.

     Кожна програма містить початково вбудовані сервісні механізми, які використовуються при виконанні будь-яких облікових операцій.

     Набір програм „1С: Підприємство 7.7” є  універсальною програмою автоматизації  діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.