Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку основних засобів на прикладі СП „Городнянське виробничо-торгівел

     Програма  „1С: Бухгалтерія 7.7”дозволяє вести  бухгалтерський облік в кількох  валютах. Бухгалтерські підсумки по таких рахунках автоматично будуть зберігатися в кожній з валют, що використовується в гривневому еквіваленті по кожній валюті окремо, та сумарно по всіх валютах.

     Існуюче настроювання плану рахунків і аналітичного обліку для рахунку 10 „Основні засоби”  передбачає ведення обліку в розрізі двох видів субконто: номенклатури основних засобів та місць їх зберігання.

     Для ведення обліку основних засобів  використовується довідник „Необоротні  активи”. Елементи довідників характеризуються не тільки назвою, але й набором інших параметрів. Для основних засобів -  це інвентарний номер, первісна вартість, рахунок обліку, рахунок та стаття списання зносу, дата введення в експлуатацію. Ці параметри можуть автоматично використовуватися програмою при формуванні проводок і друкованих форм документів.

     В довіднику „Необоротні активи”  міститься список основних засобів. Реквізити довідника діляться на основні та додаткові. До основних реквізитів належать: код, назва, повна назва, вид  необоротного активу, рахунок обліку, первісна вартість, інвентарний номер, одиниця вимірювання, дата введення в експлуатацію. До додаткових: рахунок витрат, вид витрат, метод розрахунку амортизації, ліквідаційна вартість, строк корисного використання тощо.

     В системі „Парус-Підприємство” використовуються наступні довідники для обліку основних засобів:

1. Словник „План рахунків” є найважливішим з усіх словників,  без якого неможливе здійснення бухгалтерських проводок. Призначений для зберігання плану рахунків, що включає як синтетичні так і аналітичні рахунки.
2. Словник „Шаблони документів” призначений для організації зберігання шаблонів для друку документів. Шаблон представляє собою бланк документа, який містить усі необхідні написи та інші атрибути. Користувач має змогу створити новий бланк документа власноруч.
3. Словник „Контрагенти” призначений для організації та зберігання інформації про контрагентів, матеріально-відповідальних осіб.
4. Словник „Назва і курси валют” призначений для реєстрації валют, що використовується в облікових операціях, а також для зберігання історії зміни курсів зареєстрованих валют по відношенню до базової валюти.
5. Словник „Зразки” дозволяє користувачу створювати необмежену кількість шаблонів господарських операцій для подальшого їх використання.
6. Словник „Константи” служить для організації зберігання і використання значень типу „число”, „рядок” або „дата”.

 
 

3.   Автоматизація первинного обліку

 

     Облік основних засобів поділяється на декілька етапів, які мають самостійне значення, нормативне регулювання та документальне оформлення. Такими етапами є:

• Надходження ОЗ;
• Зарахування на баланс підприємства;
• Нарахування амортизації на ОЗ;
• Вибуття ОЗ.

     Дані  щодо наявності основних засобів  на підприємстві зберігаються в довіднику  „Необоротні активи”, що є аналогом картотеки основних засобів на підприємстві.

     Цей довідник є дворівневим, що забезпечує додаткове групування об’єктів основних засобів, наприклад, „ виробничого призначення”, та „невиробничого призначення”.

     Для створення групи об’єктів основних засобів виконують дії: „Дія”  → „Нова група”.

     У вікні групи необхідно ввести код і назву об’єкта.

     Інвентарний номер об’єкту проставляється програмою  „1С: Бухгалтерія 7.7” автоматично, але  його може бути змінено в разі наявності  на підприємстві певного порядку  інвентарної нумерації.

     При реєстрації надходження основних засобів і внесення змін до інвентарної картотеки дані вводяться в окрему інвентарну картку. Крім картотеки записи заносяться до журналу бухгалтерських проводок і поповнюють списки об’єктів, які надійшли або були переміщені.

     Основним  документом для введення в експлуатацію основних засобів є одноіменний документ „Ввод в експлуатацію”. Для заповнення даного документа необхідно виконати такі дії: „Документи” → „Необоротні активи” → „Ввод в експлуатацію”.

     Заповнення  діалогової форми цього документу  починається з вибору опцій „Введення в експлуатацію необоротних активів”, де проставляється вид необоротних активів та місця їх зберігання або матеріально-відповідальні особи, за якими вони закріплені.

     При проведенні документу буде сформована необхідний набір бухгалтерських проводок щодо прийняття об’єктів основних засобів на баланс підприємства та збільшення балансової вартості відповідних груп основних засобів для податкового обліку.

     В процесі експлуатації основні засоби можуть переміщуватись з одного підрозділу в інший, від однієї матеріально-відповідальної особи до іншої. Оформлення такого виду операцій здійснюється за допомогою документу „Переміщення”. Для цього необхідно виконати наступні дії: „Документи” → „Складські” → „Переміщення”.

     В цьому документі зазначається, звідки та куди переміщується основний засіб, хто його здав та отримав, формуються проводки тощо.

     В процесі експлуатації основні засоби зношуються, що відповідно зменшує  їх фактичну вартість. Для нарахування  зносу в програмі „1С: Бухгалтерія 7.7” використовується документ „Розрахунок зносу”. Відповідно до обраного методу нарахування зносу вводяться дані, необхідні для розрахунку амортизаційних відрахувань. Тут же визначається рахунок витрат, на який буде внесено суму нарахованого зносу.

     Функція нарахування зносу в програмі реалізується за такими методами:

• „прямолінійного списання”;
• „зменшення залишку”;
• „сума одиниць”;
• „нарахування амортизаційних відрахувань” в податковому обліку.

     Для відображення в обліку факту виведення  з експлуатації матеріальних і нематеріальних необоротних активів внаслідок їх реалізації чи списання

     Передбачений  документ „Ліквідація необоротних  активів”. Варіант вибору вибуття  основних засобів здійснюється в  реквізиті „Вид ліквідації” діалогової форми документа.

     У випадку виведення з експлуатації об’єктів основних засобів в результаті їх ліквідації на закладці „Додатково” потрібно вибрати варіант ліквідації, що забезпечить формування деякого набору проводок в податковому обліку. Тут також зазначається рахунок витрат, в дебет якого списуються залишкова вартість необоротних активів.

     В рядку „Необоротний актив” потрібно вказати об’єкт, який підлягає списанню з обліку, після чого всі реквізити, необхідні для введення в документ, автоматично заповнюється з довідника  „Необоротні активи”.

     Для обліку операцій по основних засобах  в програмі „Парус-Підприємство 7.11”  використовується система „Інвентарна  картотека”, призначена для:

• ведення обліку окремо по кожній одиниці основних засобів;
• збереження інвентарних номерів та інших індивідуальних характеристик основних засобів;
• ведення обліку залишкової вартості інвентарного об’єкта на звітний обліковий період;
• розрахунок амортизаційних відрахувань;
• збереження історії переоцінки, амортизації.

     В інвентарній картотеці реєструються інвентарні картки – по одній на кожен інвентарний об’єкт, тобто на об’єкт обліку, який обліковують на рахунку, для якого в Плані рахунків програми встановлено типову форму аналітичного обліку „Основні засоби”.

     Кожна зареєстрована в інвентарній  картотеці інвентарна картка складається заголовку та історії інвентарного об’єкта.

     Реєстрація  інвентарного об’єкта в інвентарній  картотеці нічим не відрізняється  від реєстрації будь-якого іншого об’єкта обліку. Скориставшись функцією „Додати” або „Розмножити”, можна створити нову інвентарну картку, в яку заносяться основні характеристики інвентарного об’єкта.

     Незалежно від того, коли відбулося введення інвентарного об’єкта в експлуатацію, він повинен бути відображений в  інвентарній картці за допомогою  функції „Введення в експлуатацію”, в результати якої в інвентарній  картці відображається відповідна оцінка і заноситься рядок в історію інвентарного об’єкта.

     Реєстрація  переміщення необоротного активу відображається в інвентарній картотеці, і в  журналі обліку господарських операцій у результаті виконання функції  „Внутрішнє переміщення”. Для виконання операцій переміщення необхідно виконати наступні дії: „Операції над об’єктами” → „Внутрішнє переміщення”.

     Переоцінка  можлива лише для інвентарних  об’єктів, що знаходяться в експлуатації. Переоцінка в програмі може бути виконана одним із двох способів: множенням початкової вартості об’єкта на заданий коефіцієнт або безпосереднім зазначенням нової початкової вартості інвентарного об’єкта.

     В результаті переоцінки зазначені в  інвентарній картці первісна вартість об’єкта, нарахована амортизація і  залишкова вартість об’єкта будуть перераховані. („Операції над об’єктом” → „Переоцінка”).

     Нарахування амортизації основних засобів проводиться  щоквартально на підставі норм амортизаційних відрахувань на повне відновлення  основних засобів. В основу розрахунку покладено єдині норми амортизації. Однак в програмі передбачено можливість нарахування амортизації особливим для кожного інвентарного об’єкта методом.

     Для нарахування амортизації необхідно  використати пункт контекстного меню „Групові операції” → „Розрахунок амортизаційних відрахувань” і викликати функцію „Автоматичний розрахунок зносу”.

     Вибуття основних засобів відображається в  інвентарній картотеці та в журналі  обліку господарських операцій.

     Списання  відображається і в інвентарній  картотеці і в журналі обліку господарських операцій в результаті виконання команди „Списання інвентарного об’єкта”.

     Всі дії, які виконуються над інвентарними об’єктами, програма відображає в списку „Історія інвентарного об’єкта”, що відображається в головному вікні  розділу програми „Інвентарна картотека”.

     До  первинної документації, яка виконана за допомогою ЕОМ висуваються  наступні вимоги: первинні документи  повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва документа (форма), код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції, вимірник господарської операції (у натуральному і вартісному вираженні), посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.

     При складанні документів на машинозчитуваних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок і власними силами виготовити її копії на паперових носіях на вимогу контрольних або судових органів та своїх клієнтів.

     Документ  на машинозчитуваному носії повинен  мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. 
 

4.   Автоматизація синтетичного та аналітичного обліку

 

     Застосування  комп'ютерів дозволяє вирішити проблему аналітичного обліку. Програма „1С:Бухгалтерія” надає користувачу гнучку систему ведення аналітичного обліку, що дозволяє одержувати інформацію про наявність і рух засобів підприємства не тільки за рахунками, але і більш деталізовано (розрізі аналітик).

     В програмі аналітичний облік організовується  за допомогою спеціального механізму  „субконто”. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об’єктів аналітичного обліку. Всі основні засоби утворюють вид субконто „Основні засоби”.

     В програмі „1С: Бухгалтерія 7.7” існує  можливість в межах одного синтетичного рахунку одержати кілька різних систем  аналітичних рахунків, які, в свою чергу, різнобічно відображають первинну інформацію.

     Аналітичний облік можна вести для будь-якого  рахунку, або субрахунку і включати від трьох до п’яти різних розрізів аналітики.