Особенности учета кассовых операций, денежных документов и подотчетных сумм

Основной целью общества является обеспечение жителей города и  области продовольственной продукцией, а так же получение прибыли.

Основным видом  деятельности Общества согласно Уставу является розничная торговля.

Основными видами деятельности Общества являются: 

• Торговая, торгово-посредническая, закупочная, сбытовая; создание оптово-розничных торговых подразделений и предприятий, в том числе с правом реализации за валюту в соответствии с действующим законодательством. 
• Приобретение, сбыт, обмен продукции и товаров, связанных с основной деятельностью или необходимых для функционирования Общества. 
• Коммерческие и консультационные услуги. 
• Представление на коммерческой основе интересов зарубежных компаний и Российских предприятий на мировом рынке, оказание услуг в области маркетинга.

Структура аппарата управления ООО «Ромашка» приведена на рис. 2.1.

Рис.2.1. Организационная структура управления ООО «Ромашка».

ООО «Ромашка» является стационарным магазином, расположенным на первом этаже жилого дома. Общая площадь магазина составляет 340 кв. м., торговая площадь (включая площадь конторских помещений) – 230 кв. м, склады – 110 кв. м Склады располагаются в подвале магазина. Численность работников магазина составляет 28 человек.

По товарной специализации торговое предприятие  можно отнести к комбинированному, объединяющему несколько товарных групп, родственных по общности спроса и удовлетворяющих определенный круг потребностей (торговля продовольственными товарами).

В магазине ООО  «Ромашка» имеется четыре отдела: 

1. Хлебный отдел; 
2. Кондитерский отдел; 
3. Отдел мясо-рыба; 
4. Отдел молочных продуктов.

Товарная специализация  магазина дает определенные преимущества:  

1. обеспечивает концентрацию ассортимента отдельных групп товаров, создает условия для выбора необходимого товара; 
2. способствует повышению качества обслуживания благодаря более высокой квалификации персонала (в магазине все продавцы окончили торговый техникум); 
3. улучшает коммерческие связи торговли с поставщиками на основе более глубокого изучения рынка, усиления влияния торговли на производство и повышения качества товаров; 
4. способствует внедрению современных методов обслуживания, современной торговой технологии, обеспечивающих эффективность реализации товаров.

Для характеристики экономической деятельности предприятия  рассмотрим основные финансовые результаты его деятельности.

Таблица 2.1.

Финансовые результаты деятельности ООО «Ромашка» за 2009-2011 гг., тыс. руб.

Показатели	2009	2010	2011	Темп роста,%
Товарооборот	9473	11208	13910	146,84
Себестоимость	5908	7101	9292	157,28
Выручка от реализации	3565	4107	4618	129,54
Чистая прибыль	2549	2977	3403	133,50

Данные таблицы  позволяют сделать следующие выводы:

Наблюдается положительная  динамика по всем рассматриваемым показателям, темп роста товарооборота составил 146,84%, что означает его рост в динамике на 46,84%, т.е. почти в полтора раза;

Себестоимость за период выросла на 57,28%, что является негативным моментом (темп роста себестоимости превышает темп роста товарооборота), это свидетельствует о снижении эффективности деятельности предприятия.

В целом, выручка  от реализации выросла на 29,54%, а чистая прибыль предприятия на 33,5%.

Наглядно динамика финансовых результатов деятельности предприятия представлена на рисунке 2.2.

Рис.2.2. Динамика финансовых результаты деятельности ООО «Ромашка»

Для боле полной экономической характеристики деятельности предприятия рассмотрим структуру розничного товарооборота (см. таблицу 2.2).

Таблица 2.2

Структура розничного товарооборота ООО «Ромашка» за 2009-2011 гг.

Наименование  отделов	Абсолютное значение, тыс. руб.			Структура, %
		2009	2010	2011	2009	2010	2011
Хлебный отдел	929	953	1101	9,81	8,50	7,92
Кондитерский  отдел	2750	2289	3105	29,03	20,42	22,32
Отдел мясо-рыба	4113	5264	6312	43,42	46,97	45,38
Отдел молочных продуктов	1681	2702	3392	17,75	24,11	24,39
Всего товарооборот	9473	11208	13910	100	100	100

Данные таблицы  позволяют сделать вывод, что основная масса товарооборота приходиться на отдел мясо-рыба. Удельный вес товарооборота по данному отделу составил 45,38% в 2009 году, необходимо отметить, что в динамике данный показатель несколько вырос.

Далее по своему удельному весу следуют кондитерский и молочные отделы. В динамике структуры товарооборота произошли изменения, так если в 2009 году кондитерский отдел был на втором месте по объемам реализации (29,03%), а удельный вес товарооборота молочного отдела составлял 17,75%, то в 2004 году удельный вес товарооборота кондитерского отдела снизился до 22,32%, а молочного отдела увеличился до 24,39%.

Доля товарооборота хлебного отдела составила в 2009 году почти 10%, в динамике произошло снижение данного показателя до 7,92%. Это обусловлено опережающим ростом абсолютных значений товарооборота по другим отделам (в динамике товарооборот по хлебному отделу увеличился на 172 тыс. руб.).

3.2. Организация  кассовой работы на предприятии

Для приема, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен лимитом (11 000 руб.). Данный лимит ежегодно устанавливается для предприятия обслуживающим банком. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе бухгалтер ООО «Ромашка» представляет в учреждение банка, осуществляющее ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Лимит остатка  кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей.

Касса предприятия  располагается в отдельном, специально оборудованном помещении. Доступ к сейфу имеет только сам старший кассир. Дубликаты ключей хранятся у главного бухгалтера предприятия.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Банком России и Минфином РФ.

Кассир принимает  наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Отметим, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации, и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата приходного кассового ордера. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Выдача наличных денег производится по расходным  кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

Учет поступления  и выбытия денежных документов также  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами.

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер. Если на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего отдела.

Деньги отдельному лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру.

При завершении операции кассир подписывает расходный  или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, гасить их надписью: приходные документы – «Получено», расходные – «Оплачено» с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер.

Журнал регистрации (ф. № КО-3) построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга (ф. № КО-4) ведется кассиром на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Листы в книге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают сургучной печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано страниц...» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры отрывные, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или  выдачи денег, кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе и передает в  бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня.

Необходимо отметить, что на этом работа старшего кассира не заканчивается. Значительный объем работы кассира  связан с облуживанием кассиров-операционистов предприятия.

В течение рабочего дня старший  кассир получает от кассиров-операционистов выручку. Сумма выручки отражается в кассовой книге и подтверждается подписью как старшего кассира, так  и кассира-операциониста.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6. Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-3). Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному ордеру.

В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный  отчет о показаниях счетчиков  контрольно-кассовых машин и выручке  организации за текущий рабочий  день. Этот отчет составляется по унифицированной  форме № КМ-7 (Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации). Он является приложением к справке кассира-операциониста (форма № КМ-6).

Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме  № КМ-7 ежедневно и вместе с  актами, справками формы № КМ-6, приходными и расходными кассовыми ордерами передает в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

3.3. Синтетический  и аналитический учет денежных  средств в кассе предприятия

Характеризуя  синтетический учет необходимо отметить, что в соответствии с планом счетов и инструкцией по его применению учет кассовых операций ведется на активном счете 50 «Касса».

К данному счету  в ООО «Ромашка» открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы».

Субсчет 50-1 предназначен для учета денежных средств в  кассе организации.