Особенности учета кассовых операций, денежных документов и подотчетных сумм

Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а также выбытие денежных документов.

В том случае, когда денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка:

дебет счета 50 «Касса», субсчет «Денежные документы» кредит счета 50 «Касса» - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

Если же денежные документы приобретаются другим лицом, следует использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При выбытии  денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например:

дебет счета 99 «Прибыли и убытки» кредит счета 50 «Касса» - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 50 «Касса» - на сумму  стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис-менеджеру) для постепенного использования, в  учете такая выдача оформляется, как выдача подотчетных сумм: дебет  счета 71 кредит счета 50, а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: дебет счета 26 кредит счета 71.

1.4. особенности  учета кассовых операций при  работе на контрольно-кассовых  машинах.

Рассмотрим особенности  учета кассовых операций при работе на контрольно-кассовых машинах.

Так как объектом практического исследования является торговая организация, то раскроем данный вопрос на ее примере.

Согласно Закону РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», все организации должны осуществлять расчеты с населением наличными денежными средствами только с применением контрольно-кассовых машин.

Торговая организация  в своей работе может использовать только те модели контрольно-кассовые машин, которые внесены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации.

Торговые организации  приобретают контрольно-кассовые машин  по договору купли-продажи у продавцов  или в центрах технического обслуживания. Затем организация должна заключить договор на техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовой машины с центром технического обслуживания, в котором она приобретена.

После заключения договора с центром технического обслуживания торговая организация  регистрирует контрольно-кассовую машину в налоговом органе.

Работники торговой организации допускаются к работе на контрольно-кассовой машине только после прохождения соответствующего обучения в центре технического обслуживания и получения удостоверений кассира-операциониста. Эти работники должны освоить правила эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучить Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.

Торговая организация  обязана выдать покупателю кассовый чек или вкладной (подкладной) документ вместе с покупкой. На чеке или вкладном документе должны отражаться следующие реквизиты: 

1. наименование организации; 
2. ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика; 
3. заводской номер контрольно-кассовой машины; 
4. порядковый номер чека; 
5. дата и время покупки; 
6. стоимость покупки; 
7. признак фискального режима.

Кассир-операционист или продавец определяет общую сумму  покупки по показанию индикатора кассовой машины или с помощью  счетных устройств и получает от покупателя деньги в следующем  порядке: 

1. четко называет сумму полученных денег; 
2. печатает чек на контрольно-кассовой машине; 
3. называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее вместе с чеком.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с  помощью штампов или путем  надрыва в установленных местах.

Все чеки, пробитые на контрольно-кассовой машине в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма) должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.

При работе на контрольно-кассовой машине в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты - это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный  период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение: 

• наименование организации; 
• состав комиссии; 
• показания счетчиков контрольно-кассовых машин; 
• марка ККМ, год выпуска и заводской номер; 
• регистрационный номер ККМ; 
• период инвентаризации; 
• номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты; 
• сумма выручки по ленте; 
• подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлен».

Снятие фискального  отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины. Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольно-кассовых лент.

Все операции, связанные  с проведением расчетов с населением через контрольно-кассовые машины, а также с их эксплуатацией и обслуживанием, оформляются документами унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132.

На каждую контрольно-кассовую машину администрация торговой организации должна завести журнал кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-4.

Журнал применяется  для учета операций по приходу  и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине торговой организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и  подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале  ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

В графах журнала  кассира-операциониста записывают следующие показатели: 

• дата - число, месяц, год; 
• номер отдела; 
• Ф.И.О. кассира-операциониста; 
• номер счетчика - номера секционных счетчиков; 
• показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков - показания счетчика в режиме "Z", который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули; 
• показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены); 
• подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены); 
• показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены); 
• подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены); 
• сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков; 
• сумма денежной наличности, сданной в кассу организации; 
• сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками и другими платежными средствами); 
• общая сумма выручки; 
• денежный остаток на конец дня в кассе; 
• сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки; 
• сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3; 
• подписи на конец рабочего дня кассира, старшего кассира и представителя администрации.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку-отчет  кассира-операциониста по форме  № КМ-6. Поступление торговой выручки  в кассу организации оформляется  приходным кассовым ордером (форма № КО-3). Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному ордеру.

Если торговая организация работает без кассира-операциониста, то есть контрольно-кассовая машина установлена  на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по форме № КМ-5.

Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале  ведутся специалистом (продавцом, кассиром, кассиром-контролером), работающим на контрольно-кассовой машине, ежедневно  в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале  ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и специалиста, работающего на контрольно-кассовой машине. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.

Охарактеризуем теперь порядок ремонта и технического обслуживания контрольно-кассовых машин.

Техобслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин  могут производиться только специалистами  центром технического обслуживания, с которым торговая организация  заключила договор.

Вызов специалистов в обязательном порядке регистрируется в Журнале учета вызовов технических  специалистов и регистрации выполненных  работ (форма № КМ-8).

Журнал применяется  в организациях в следующих случаях:  

1. при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления); 
2. проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранение мелких неисправностей.