Особенности учета кассовых операций, денежных документов и подотчетных сумм

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки:

• проверки авансового отчета бухгалтерией,
• утверждение отчета руководителем,
• окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка  наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

 

 

 

2.2.РАСЧЕТЫ БЕЗНАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

В настоящее время  все большую популярность приобретают  безналичные расчеты с подотчетными лицами.

Во первых, при безналичных  перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.

Кроме того, выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако при использовании  такого метода возникают некоторые  трудности.

Не смотря на то, что  действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».

Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором  говорится, что«Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

При этом Центробанк ссылается  на утративший силу Порядок ведения  кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая,  что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Учитывая сегодняшнюю  тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.

При этом, согласно п.2.5 «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденного  Банком России 24.12.2004г. №266-П:

Клиент - юридическое  лицо (ИП), осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

• Оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ.
• Иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

При перечислении подотчетных  сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Они связаны с переквалификацией  денежных средств, перечисленных как  подотчетные в заработную плату.

Налоговые органы при  проведении проверки на такие суммы  могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты  с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут  обезопасить себя следующим образом:

1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

 

2.3.АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ (С ПРИМЕРОМ ЗАПОЛНЕНИЯ)

При оформлении отчета о  расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного документа  утверждена Постановлением Госкомстата  РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении  унифицированной формы первичной  учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном  экземпляре. И предоставляется для  последующей обработки в бухгалтерию  вместе с документами, подтверждающими  произведенные расходы.

В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Такими документами  могут быть:

• Товарный чек,
• Кассовый чек,
• Товарная накладная,
• Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов),
• Акт выполненных работ (оказанных услуг),
• Командировочное удостоверение,
• Квитанция,
• Транспортные документы,
• и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет:

• целевое расходование подотчетных сумм,
• наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После данной проверки бухгалтер  заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе – проставляет  суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в  иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются  так же данные, относящиеся к иностранной  валюте.

В противном случае, эти  графы не заполняются.

После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его  передают на утверждение руководителем  организации.

После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия  производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника.

Сумма неиспользованного  аванса вносится подотчетным лицом  в кассу организации, а суммы  перерасхода – возвращаются сотруднику.

Пример заполнения авансового отчета

 

2.4. ДОКУМЕНТЫ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ПРОИЗВЕДЕННЫЕ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ РАСХОДЫ.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально  подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Ниже мы рассмотрим некоторые  Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные  подотчетным лицом.

1. Документы, подтверждающие  расходы по оплате проездных  документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения  расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Обратите внимание: Командированные сотрудники не должны забывать о документах,подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

2. Как подтвердить  расходы, если оформляются электронные  проездные документы.

Порядок подтверждение  расходов при оформлении электронных  билетов раскрыт в Письме Минфина  от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

3. Какие документы  необходимы для подтверждения  расходов в виде суточных, выданных  командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным  удостоверением. Именно такой точке  зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»

2.5.ПОРЯДОК БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях  необходимо отразить в регистрах  бухгалтерского учета.

При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На основании авансовых  отчетов бухгалтер делает следующие  проводки в регистрах бухгалтерского учета:

1. Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50/51 (счета  учета денежных средств)

– выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику.

2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов)

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.

3.  Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей) 

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары.

4.  Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов)   

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.

5. Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, списываются со счета 71:

1. Дебет счета 94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

– не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи.

2. Дебет счета 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»

Кредит 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей»- если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

3. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Обратите внимание: Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. практические аспекты учета кассовых операций в ООО «Ромашка»

3.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «Ромашка»

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (далее ООО «Ромашка») является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учит ываемое на его самостоятельном балансе. Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных Федеральным Законами, если это не противоречит предмету и деятельности, определенно ограниченным Уставом общества.

Общество в праве в установленном  порядке открывать банковские счета  на территории Российской Федерации  и ее пределами. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество было зарегистрировано 17 января 1998 года.