Особенности учета кассовых операций, денежных документов и подотчетных сумм

Журнал ведется  специалистом технического центра, который  делает записи о проведенных работах. Журнал хранится у руководителя торговой организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и сообщается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины для ремонта в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица торговой организации о приемке работ по ремонту контрольно-кассовой машины.

Если контрольно-кассовая машина подлежит ремонту, то составляется Акт о снятии показаний контрольных  и суммирующих денежных счетчиков  при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию по форме № КМ-2.

Этот акт применяют  для оформления снятия показаний  счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания или при передаче для работы в другую организацию. Акт составляют и подписывают члены комиссии с обязательным участием налогового инспектора, руководителя, старшего кассира, кассира торговой организации и специалиста центра технического обслуживания.

Акт формы №  КМ-2 с накладной на передачу контрольно-кассовой машины в другую организацию или в центр технического обслуживания для ремонта сдают в бухгалтерию торговой организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом надо сделать в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день. Ремонт контрольно-кассовой машины производится с разрешения администрации торговой организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в этом же акте.

1.5. Порядок проведения  инвентаризации кассы.

В организации  должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке  инвентаризация проводится: 

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; 
• при смене кассира; 
• если были выявлены факты хищения наличных денег; 
• если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Инвентаризацию  проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя.

В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и  т.д.).

По результатам  инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).

В организации  могут также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия  возможна: 

1. по инициативе руководителя организации; 
2. по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также  проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Результаты ревизии  отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма №  КМ-9).

На основании  акта инвентаризации или ревизии  бухгалтер должен сделать в соответствующих  случаях такие проводки:

Дебет 50 «Касса»  Кредит 91-1 «Прочие доходы и расходы» - оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации (ревизии);

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса» - отражена недостача наличных денег в кассе организации;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»- сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №  ИНВ-15)

Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Перед началом  инвентаризации работники, ответственные  за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк. поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Во время ревизии  никакие операции, связанные с  приемом или выдачей ценностей  из кассы, не проводятся.

Инвентаризационная  комиссия составляет акт в 2 экземплярах:  

• первый экземпляр передают кассиру; 
• второй экземпляр - в бухгалтерию.

При смене кассира  акт составляют в 3 экземплярах: 

• первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности; 
• второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности; 
• третий экземпляр передают в бухгалтерию.

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер  организации должен указать, какая  сумма ценностей числится в кассе  по данным бухгалтерского учета.

Акт подписывают  все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.

Оборотную сторону  акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей.

Строку «Объяснение  причин излишков и недостач» заполняет  работник, ответственный за сохранность  ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять  следующее решение: 

1. удержать сумму недостачи с материально ответственного лица; 
2. списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне  акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9)

Для акта о проверке наличных денег в кассе предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт предназначен для оформления результатов внезапной ревизии кассы. Как уже упоминалось, такая ревизия может проводиться как по инициативе руководителя организации, так и по требованию налоговой инспекции.

Если ревизию проводят по инициативе руководителя, акт составляют в 2 экземплярах: 

• первый экземпляр передают в бухгалтерию организации; 
• второй экземпляр - работнику, ответственному за сохранность денег.

Если проверку проводят по инициативе налоговой инспекции, то составляют третий экземпляр акта. Его передают сотруднику налоговой  инспекции (проверяющему).

Перед началом проверки с кассира берут расписку о том, что его личных денег в кассе нет.

В акте указывают: 

1. сумму денег, находящуюся в кассе на момент начала ревизии; 
2. показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на момент проведения ревизии; 
3. сумму выручки по данным суммирующего денежного счетчика; 
4. сумму выручки по данным журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) или журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5); 
5. сумму недостачи или излишков наличных денег в кассе.

Акт подписывают все члены комиссии, руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, налоговый инспектор (если он принимал участие в ревизии) и кассир, ответственный за сохранность денег в кассе.

Если в процессе внезапной ревизии, проводимой с  участием сотрудника налоговой инспекции, будет выявлен излишек денег в кассе, организация может быть оштрафована.

За это же нарушение административный штраф  может быть наложен и на руководителя организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава2. Осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

Почти в любой организации существует необходимость в осуществлении расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, практически каждая бухгалтерия, так или иначе, сталкивается с оформлением и бухгалтерским учетом таких расчетов.

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных  расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным  лицам, являются подотчетными суммами.

Подотчетными суммами  могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды  (или хозяйственные расходы):

• ОС и МПЗ;
• Канцелярские расходы;
• почтовые расходы;
• проездные документы;
• и тому подобное.

2. Представительские  расходы.

3. Командировочные расходы:

• расходы на проезд до места назначения и обратно,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как  в наличной, так и в безналичной  формах. И у того и у другого  способа есть свои особенности, которые  необходимо учесть бухгалтеру.

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. 

После осуществления  расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки  отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. 

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.

Остаток неизрасходованных  подотчетных сумм возвращается в  кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.

Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок  наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.

Ниже будет рассмотрен порядок бухгалтерского учета выдачи под отчет денежных средств сотрудникам  компании, действующий в 2012 г.

 

 

2.1.РАСЧЕТЫ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

Порядок осуществления  наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка №373-П.

В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с  осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.

При этом сотрудник, как  подотчетное лицо, обязан составить  письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.

Данное заявление должно содержать собственноручную надпись  руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.

В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем  компании.

Такой порядок действует  с 01.01.2012 г.

Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам  на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.

Подотчетное лицо обязано  в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если в установленные  сроки сотрудник авансовый отчет  не представил, подотчетная сумма  может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. 

Обратите внимание: Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.