Инвентаризация, развитие навыков самостоятельного исследования и обобщение выводов

     До  начала проверки фактического наличия  товарно-материальных ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении товарно-материальных ценностей.

         Связь инвентаризации с другими  элементами метода бухгалтерского  учета. Составные элементы метода  бухгалтерского учета обеспечивают  проведение наблюдения за объектами,  их  измерение,  группировку   и  обобщение  учетных данных. 
 

        Элементы метода бухгалтерского  учета:

• документация;
• инвентаризация;
• оценка;
• калькуляция;
• счета и двойная запись;
• бухгалтерский баланс и отчетность.

            Все перечисленные элементы  метода  бухгалтерского  учета  представляют  собой единую систему.  Бухгалтерский  учет может  выполнить  предназначенные  ему функции в системе управления  производством только в том  случае, если он будет применять  все эти элементы, во-первых, в  совокупности;  во-вторых,  в последовательности, предопределенной  методологией  сбора, регистрации, систематизации  и  передачи   информации   о   хозяйственной   деятельности  предприятия. Документация должна  обеспечить  непрерывное  отражение   в  специальных носителях информации  всех хозяйственных операций,  но  иногда  изменения  в  составе хозяйственных средств  не поддаются регистрации в  тот момент,  когда они произошли.  Например,   уменьшение  величины  материальных  ценностей  в  результате их хранения или  перевозки вследствие особых  естественных свойств этих ценностей  и т. п. Все  эти   факты   выявляются   и   регистрируются   путем   проведения инвентаризации. Инвентаризация не может проводиться  без оценки, т.к. в результате  оценки мы получим фактическое  наличие средств или изменений  в их объеме в денежном выражении,  вместо натурального.  Но  в основе  денежной  оценки  лежит   калькулирование. Калькуляция позволяет  определить  фактическую  себестоимость  объектов   в   связи   с потребностью  выявить отклонения  индивидуальных  затрат  от общественно необходимых. Применение оценки и калькуляции в  бухгалтерском  учете  позволяет  все объекты учета и изменения выразить в едином  измерителе  -  в  рублях.  Это свойство  результатов  измерения  в  едином  стоимостном  измерителе  широко используется в инвентаризации.

         Результаты  инвентаризации  необходимо  отражать.  Для этого применяются   счета.  Они  необходимы  для   группировки  и  текущего   учета состояния, и движения  каждого вида хозяйственных   средств, и  источников  их  образования. Так  в  бухгалтерском   учете  выявленные  излишки   и  недостачи имущества находят  свое отражение на счетах.

         Чтобы  иметь  реальное  представление   о  результатах  инвентаризации, необходимо обобщить и соизмерить  данные. Периодическое обобщение  информации по годовой инвентаризации  должно  быть  отражено  в   годовом  бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности  того  месяца,  в  котором  была  окончена инвентаризация. Системное  обобщение и соизмерение информации  в  балансе  и отчетности  является  завершающим  этапом  бухгалтерского  учета,  в   ходе которого отражают полученные  в  его  системе  наиболее  общие  стоимостные показатели  о тех измерениях и результатах  в деятельности предприятия. Инвентаризация  преследует  ряд  задач   и   целей. Существуют случаи, когда инвентаризация  должна  проводиться  в  обязательном  порядке.

       Как мы видим, роль инвентаризации  очень велика т.к.  с  ее  помощью проверяется правильность  данных  текущего  учета  материальных  и  денежных средств, выявляются  ошибки, допущенные  в  учете,  принимаются  на  учет  не  учтенные хозяйственные объекты,  контролируется  сохранность   хозяйственных средств, которые   числятся  у  материально   ответственных  лиц.   А   также инвентаризация тесно связана  с  другими  элементами  метода  бухгалтерского учета. Поэтому,  говоря о методе, всегда имеется   в  виду,  что  это  именно  система, т.е. упорядоченная система   отдельных  приемов,  а  не  какие - либо случайные  способы  действия.  Каждый  предыдущий   элемент   обеспечивает применение  последующего. Поэтому проведение   инвентаризации   должно осуществляться  в  строгом   единстве   с   остальными   элементами   метода бухгалтерского учета.

     1.2 Роль инвентаризации  в экономической  деятельности предприятия.

     Роль  инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения. Инвентаризация дает представление о располагаемых ресурсах предприятия. Именно благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.

     Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без сомнения, в каждой организации  имеются испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про  которые все забыли. Благодаря  инвентаризации они могут быть выявлены, а в последствии списаны.

     Инвентаризация  просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить  расследование.

     Инвентаризация  – это еще и контроль за деятельностью материально ответственного лица, то есть инвентаризация несет еще и контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально ответственное лицо могло бы в своих интересах использовать товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует над собой контроль.

     Не  следует забывать и об административной функции инвентаризации. Она заключается  в том, что в случае выявления  недостачи на материально ответственное  лицо в административном порядке  накладывается штраф или путем вычета из заработной платы, изымается сумма, равная стоимости ценностей, по которым обнаружена недостача. В случае порчи ценностей также будет выплачен штраф или объявлен административный выговор.

     Итак, выделим основные функции инвентаризации товарно-материальных ценностей –  это информационная, санитарная, контрольно-ревизионная, административная и методико-корректирующая. Каждая из этих функций очень важна. Но главная роль инвентаризации товарно-материальных ценностей раскрывается лишь тогда, когда рассматриваются все функции  в совокупности. 

     1.3 Виды инвентаризации, порядок проведения, документальное оформление и отражение результатов в бухгалтерском учете.

     Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков. В зависимости  от полноты охвата имущества инвентаризации бывают  полные и частичные.

         Полная инвентаризация охватывает  все имущество и финансовые  обязательства предприятия, она  является весьма трудоемкой работой  и поэтому проводится один  раз в год, обычно перед составлением  годового  отчета по состоянию  на первое января или на  дату, близкую к концу отчетного  года.

         Частичная  инвентаризация  охватывает  какой-либо  один   вид   средств предприятия,  например,  только  денежные  средства  в  кассе  или   только материалы на определенном складе. Она должна проводиться  систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность  имущества  предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно  обнаружить нарушения,  злоупотребления  и  факты   хищения.   Там,   где  материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со  стороны работников  бухгалтерской службы,  вероятность злоупотреблений и   фактов хищений сводится к минимуму.

         Сплошная  инвентаризация  охватывает  проверку  всего  без   исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

         Выборочная  - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

         В  зависимости  от  основания   проведения  инвентаризации  могут   быть плановые и внеплановые.  Внеплановые проводятся внезапно, сроки их  проведения не должны  быть  известны  материально   ответственным  лицам.  Иногда  могут проводиться по требованиям  ревизора, органов народного контроля,  финансовых и следственных органов.  Плановые    инвентаризации     проводятся в соответствии с  Положением о бухгалтерском учете  и отчетности и Основными положениями  по инвентаризации: продовольственных  товаров на складах и базах  2  раза  в  год,  расчетов  с финансовыми органами по  взносам налогов и других платежей  раз  в  квартал, расчетов  с разными дебиторами и кредиторами  2 раза в год.

         Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

         Повторная проводится в случае, когда возникли  сомнения  не  только  в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

         Контрольно - перепроверочная  проводится  в период  инвентаризации   или сразу же после ее  окончания.  Она охватывает  не  менее 10%  проверенных ценностей.

         По  частоте   или   периодичности   проведения   различают   ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые)  и годовые инвентаризации.

         Так,  например, ежесменные  инвентаризации  остатков  неиспользованных материалов,  наличия  полуфабрикатов  или   продукции  осуществляют  в   ряде производств при  передаче  смен  материально  ответственными  лицами, при использовании инвентарного метода контроля  за  использованием  материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

         Не реже, чем ежеквартально, проводится  инвентаризация наличных денежных  средств и других ценностей  в кассе.

         Наиболее обширной и трудоемкой  инвентаризацией  является  годовая.  При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных  ценностей, но  и состояние расчетов  с дебиторами,  обоснованность  сумм  созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

         Следует  также  выделить   и   рассмотреть   текущие   и   перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации  проводятся для выявления фактического  расходования  сырья  и  материалов  в  производстве, проверки полноты  поступающих партий материальных  ценностей, соответствия действующих  норм расхода сырья и материалов  на производство отдельных   видов  продукции их фактическому  расходу.

         Перманентная (непрерывная) инвентаризация  состоит в том, что  постоянно  действующая инвентаризационная  комиссия  подвергает  проверке  в  натуре отдельные виды  материальных ценностей, в то  время когда их остаток   является минимальным.   Такая   организация   инвентаризации   существенно   снижает трудоемкость  ее  проведения  и   позволяет   более   оперативно выявлять  естественную убыль и потери  отдельных видов  материальных  ценностей. Ведь нередко в практике  возникают такие ситуации, когда   в  натуре  материальных ценностей  уже нет, а по учету значится  их  остаток,  представляющий  собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация  перманентной  инвентаризации  позволяет  повысить точность учетно-экономической информации.

     Инвентаризация  отдельных видов  хозяйственных средств.

     Инвентаризация  основных средств. Для уточнения данных о наличии основных средств в сроки, установленные руководством предприятия, проводится их инвентаризация. Материально ответственные лица проверяют их фактическое наличие в местах эксплуатации или хранения. Результаты проверки записываются в «Инвентаризационную опись основных средств» (форма № инв.-1).

         До начала инвентаризации рекомендуется  проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг,  описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние аналитических паспортов или другой  технической документации;
• наличие документов  на  основные  средства,  сданные  или  принятые предприятием (учреждением) в аренду и на  хранении. При  отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

         При обнаружении расхождений  и неточностей  в  регистрах  бухгалтерского учета или технической   документации  должны  быть  внесены   соответствующие исправления и  уточнения.