Бухгалтерское дело на стадии открытия предприятия

 

     Следующим этапом организации структуры предприятия  является разработка должностных инструкций.

     Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

     Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно  в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

     Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и  равномерно распределяет нагрузку между  работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Образец должностных инструкций бухгалтерской службы приведен в Приложении 2.2.

     Штатное расписание по форме N Т-3 применяется  для оформления структуры, штатного состава и штатной численности  организации в соответствии с  ее Уставом (Положением). Штатное расписание - это документ, который изготавливается кадровым отделом предприятия или бухгалтером, если в кадровый отдел в структуре предприятия не предусмотрен. Это документ отражает штатный состав структур предприятия, полный перечень должностей, численность сотрудников, а также размеры окладов и фонд заработной платы. Штатное расписание утверждается росписями руководителя кадрового отделения и главбухом. Имеет унифицированную форму № Т-3.

     Очень эффективно отражать в форме Т-3 возможные  совмещения должностей сотрудников  с выплатой персональных надбавок (50-100% от размера зарплаты). Это сокращает издержки на содержание рабочих мест.

     Данные  в штатном расписании корректируются один - два раза в год (индексируют  оклады и тарифные ставки сотрудников). Обычно бланк штатного расписания Т-3 для сохранения коммерческой тайны дублируют и составляют в двух экземплярах (для главбуха и руководителя предприятия). Образец Штатного расписания приведен в Приложении 2.3.

     Бухгалтерское дело представляет собой профессиональную деятельность бухгалтера во всех ее проявлениях — ведении учета, составлении отчетности, формировании учетной политики организации, контроле, аудите, анализе отчетных данных, участии в профессиональных организациях и т.д.

     Также бухгалтерское дело можно определить как работу бухгалтерии или индивидуального бухгалтера по формированию и функционированию системы сбора, регистрации и обобщения документально обоснованной информации об имуществе, капитале и обязательствах организации и ее изменении в течение отчетного периода, а также контроль этой информации и ее анализ.

     Организация бухгалтерского учета на предприятии  представляет собой систему мероприятий  по его осуществлению.

     Она включает определение структуры  и численности учетного персонала, организацию его работы (распределение  обязанностей, составление учетных графиков и т.п.), разграничение ответственности, организацию документирования и документооборота, определение форм и методов бухгалтерского учета, систем внутрипроизводственной отчетности и контроля, организацию рабочего места бухгалтера, выполнения им своих обязанностей.

     Они обязаны создать необходимые  условия для ведения учетной  работы, обеспечить неукоснительное  выполнение всеми подразделениями  и службами, работниками, имеющими отношение  к учету, требований главного бухгалтера по оформлению и представлению для учета всех необходимых документов и сведений.

     В зависимости от содержания деятельности предприятия, ее специфики и размаха, ведение бухгалтерского учета и  отчетности может быть возложено  на соответствующее структурное  подразделение или должностное лицо предприятия (включая его руководителя), либо на стороннюю организацию (ее структурное подразделение или должностное лицо), в соответствии со ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

     Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129 «О бухгалтерском учете».

     Руководители  организаций могут:

     — вести бухгалтерский учет лично;

     — для ведения бухгалтерского учета  создать структурное подразделение  из лиц, состоящих в трудовых отношениях с организацией, возглавляемой главным  бухгалтером;

     — на основании договора о возмездном оказании услуг поручить ведение  бухгалтерского учета организации или гражданину, занимающемуся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

     Руководитель  организации, ведущий самостоятельно бухгалтерский учет, главный бухгалтер  структурного подразделения, руководитель профессиональной организации по учету или гражданин, занимающийся им в порядке предпринимательской деятельности, должны быть аттестованными бухгалтерами.

     Выбор варианта организации бухгалтерского учета в организации зависит  от ее величины, юридической формы  существования, особенностей производства и управления, степени механизации и автоматизации обработки экономической информации.

     Крупные фирмы и предпринимательства, имеющие  филиалы и дочерние организации  на самостоятельном или частично самостоятельном балансе, используют децентрализованную систему организации бухгалтерского учета, при которой каждое подразделение имеет собственную бухгалтерию. В целом по предпринимательству составляют консолидированную, то есть особого рода сводную, отчетность, включая баланс. Если подразделения не имеют достаточно полной хозяйственной самостоятельности, они ведут обособленно только учет затрат и результатов производственной или производственно-сбытовой деятельности, имеют производственную бухгалтерию. Учет финансовых операций и результатов деятельности осуществляет бухгалтерия головной организации.

     В небольших организациях ведется  централизованный учет с обособлением производственной бухгалтерии в  качестве самостоятельной структурной  единицы или с выделением ее как  отдела или группы в составе общей бухгалтерии. В учреждении, не имеющем бухгалтерской службы, бухгалтерский учет и отчетность могут осуществляться специализированной организацией или соответствующим аттестованным специалистом на договорных началах.

     Непосредственно в организациях бухгалтерский учет также может быть централизован или децентрализован. При централизации учета в бухгалтерию поступают первичные документы из цехов, складов, отделов, общезаводских служб и внешних организаций. Они проверяются по форме и существу, а затем обрабатываются или подготавливаются к счетной обработке в вычислительном центре или бухгалтерии организации. Обработка заключается в группировке и сведении (обобщении) учетных данных, получении соответствующих регистров (накопительных, группировочных ведомостей, журналов, карточек, ведомостей распределения, машинограмм). Эти регистры представляют собой ведомости аналитического учета. На их основе после дополнительной группировки и обработки получают регистры синтетического учета (журналы-ордера, ведомости оборотов по счетам, Главную книгу). По данным синтетического учета с привлечением информации регистров аналитического учета составляется отчетность, в том числе и баланс.

     При децентрализованной форме учета  в организациях в цехах, производствах, корпусах сохраняются цеховые бухгалтерии. Они обрабатывают первичные документы цехов и производств и представляют в центральную бухгалтерию производственные отчеты. Как правило, самостоятельный баланс такие бухгалтерии не составляют. Весь синтетический учет ведет центральная (главная) бухгалтерия.

     В отдельных случаях в особо  крупных организациях создается  управление бухгалтерского учета, а  производственные подразделения имеют  бухгалтерии с самостоятельным  балансом.

     Практика  показала, что централизованный учет имеет определенные преимущества:

     — улучшаются руководство и контроль со стороны главной бухгалтерии  за работой бухгалтерий подведомственных организаций и общим состоянием учета;

     — лучше используются счетные работники - больше возможностей для специализации  учетных работ, внедрения учетных графиков;

     — за счет концентрации учетных работ  создаются более благоприятные  условия для их механизации и  автоматизации.

     Вместе  с тем уровень централизации  бухгалтерского учета должен быть оптимальным. Излишняя централизация ослабляет контроль бухгалтерии за производственно-хозяйственной деятельностью подразделений объединения или корпорации.

    При организации бухгалтерского учета  необходимо решить вопрос о том, кто  и каким образом будет его  вести.

    Согласно  п. 2 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

    а) учредить самостоятельную бухгалтерскую  службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

    б) ввести в штат должность бухгалтера;

    в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

    г) вести бухгалтерский учет лично.

    Очевидно, что вести учет лично, ввести в  штат должность бухгалтера, передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета бухгалтеру-специалисту можно лишь при небольшом объеме учетной работы.

    При средних и больших объемах  работ, а также в зависимости  от задач, возлагаемых на бухгалтерский  учет как информационную систему, необходимо либо учреждать самостоятельную бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, либо передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной организации.

    Организация бухгалтерской службы включает в себя определение: функций главного бухгалтера, места бухгалтерии в системе управления предприятием, порядка взаимодействия этой службы с другими подразделениями, ее организационного построения, состава и соподчиненности отдельных учетных подразделений и работников.

    Вопрос  об организации бухгалтерской службы находится в прямой зависимости  от того, как предполагается вести  учет, т.е. какая форма ведения  учета будет выбрана, какая бухгалтерская  программа будет использована, какой  рабочий план счетов примет организация и т.п.

    Большое влияние на организацию бухгалтерской  службы оказывают масштабы и структура  организации, а также осуществляемые виды деятельности. Организациям, имеющим  сеть филиалов, необходимо решать вопрос о централизации или децентрализации учетной работы, а соответственно, о распределении полномочий и ответственности между бухгалтериями головного подразделения и филиалов.

    На  структуру бухгалтерской службы будут оказывать влияние возлагаемые  на нее функции.

    Например, можно предположить возложение на бухгалтерскую службу следующих функций в отношении ведения бухгалтерского учета: организационной, методологической, аналитической, учетной, контрольной, расчетной, отчетной, исполнительской, архивной.

    Организационная функция:

    - разработка и актуализация организационной структуры бухгалтерской службы;

    - распределение полномочий и ответственности  в системе бухгалтерского учета.

    Методологическая  функция:

    - разработка учетной политики  организации;

    - разработка плана счетов и  системы аналитического учета с целью адекватного отражения хозяйственных операций, осуществляемых организацией;

    - разработка первичных учетных  бухгалтерских документов и регистров  учета с целью формирования  информации об объектах учета;