Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Кредит  счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»             27 тыс. руб. 

3.3. Расчеты по претензиям и авансам выданным

 

     Взаимные  претензии возникают в основном из-за несоблюдения условий договоров  и обязательств по расчетам. Эти  претензии могут быть урегулированы до передачи дела в суд (арбитраж) в соответствии с Положением о претензионном порядке урегулирования споров.

     Претензию составляют в письменной форме и  отправляют факсом, по телеграфу, заказным и ценным письмом либо другим способом или вручают под расписку. В претензии указывают требования заявителя, сумму претензии и ее расчет, ссылки на соответствующие доказательства, перечень прилагаемых к претензии документов или заверенные их копии. Претензия подписывается руководителем организации или его заместителем.

     Претензия рассматривается в срок до 30 дней со дня ее получения, если иной срок не установлен соглашением сторон, международными договорами и контрактами с иностранными фирмами.

     Ответ о результатах рассмотрения претензии  сообщается в письменном виде и подписывается руководителем организации или его заместителем.

     При полном или частичном удовлетворении претензий в ответе указывают признанную сумму, номер и дату платежного поручения на перечисление признанной суммы или иной способ удовлетворения претензий.

     При полном или частичном отказе об удовлетворении претензии в ответе приводят мотивы отказа со ссылкой на соответствующие доказательства, перечень прилагаемых к ответу доказательств, а также перечень возвращаемых документов заявителя. Ответ на претензию отправляют факсом, по телеграфу и т.п., или вручают под расписку.

     При полном или частичном отказе в  удовлетворении претензии или неполучении в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

     В случаях, когда в ответе о признании претензии не сообщается о перечислении признанной суммы и к ответу не прилагается платежное поручение банку с отметкой об исполнении, заявитель вправе предъявить в банк инкассовое поручение на списание в бесспорном порядке признанной должником суммы с начислением соответствующих пеней за просрочку платежа.

     При отсутствии у должника денежных средств  для взыскания признанной суммы  организация-кредитор вправе обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании соответствующей денежной суммы с обращением взыскания на принадлежащее должнику имущество. К исковому заявлению в этом случае прилагается справка банка об отсутствии денежных средств на счете должника либо отозванное из банка инкассовое поручение на бесспорное списание признанной суммы с отметкой банка о его неисполнении или частичном исполнении.

     Для обобщения информации о расчетах по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным им, признанным и присужденным штрафам, пеням и неустойкам в ОАО «Компания Импульс» используется субсчет 2 «Расчеты по претензиям» счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

     Этот  счет дебетуется на суммы причиненного ущерба по вине поставщиков материальных ценностей, подрядчиков, банков или других организаций, а кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами денежных средств или расчетов. Суммы штрафов, пеней и неустоек, предъявленные другим организациям за несоблюдение договорных условий, отражаются при этом следующим образом:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 2 «Расчеты по претензиям»;

Кредит счета  91 «Прочие доходы и расходы».

     В практике ОАО «Компания Импульс» в январе и сентябре 2007 года встречались ситуации, когда в результате приемки поступивших от поставщиков материалов и основных средств выяснялось, что часть из них не пригодны для производства и использования (имеют определенные дефекты). При этом не составлялся акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей, а только лишь претензионные письма, которые направлялись поставщикам. В учете выставленные поставщикам претензии оформлялись следующими корреспонденциями (таблица 8):

      1. Отражено предъявление претензии на стоимость некачественных материалов и сырья:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 2 «Расчеты по претензиям»                                        118 тыс. руб.;

Кредит  счета 10 «Материалы»                                                            118 тыс. руб.

      2. Отражено предъявление претензии по выявленным дефектным основным средствам:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 2 «Расчеты по претензиям»                                             25 тыс. руб.;

Кредит  счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»                      25 тыс. руб. 

Таблица 8 - Схема учётных записей по счёту 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 2 «Расчеты по претензиям» в ОАО «Компания Импульс» за 2007 год

 

      Возмещение сумм ранее предъявленных претензий отражалось следующей записью:

Дебет счета 51 «Расчетные счета»                                                        143 тыс. руб.;

Кредит  счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 2 «Расчеты по претензиям»                                        143 тыс. руб.

      Зачастую  в хозяйственной деятельности ОАО «Компания Импульс» сталкивается с необходимостью осуществления предварительной оплаты поставщикам и подрядчикам стоимости будущей поставки материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг. Это предусматривается договорами с поставщиками и подрядчиками. Для отражения данных операций предусмотрен субсчет 60-2 «Авансы выданные» (таблица 9).

      При этом суммы выданных авансов отражаются следующей корреспонденцией:

      Перечислены авансы с расчетного счета:

    Дебет субсчета 60-2 «Авансы выданные»                                   9373 тыс. руб.;

    Кредит счета 51 «Расчетные счета»                                     9373 тыс. руб. 

Таблица 9 - Схема учётных записей по счёту 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет 2 «Авансы выданные» в ОАО «Компания Импульс» за 2007 год

 

      После того, как ценности будут поставлены, работы выполнены, а услуги оказаны в бухгалтерском учете производится следующая запись:

Дебет субсчета 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 9452 тыс. руб.;

Кредит  субсчета 60-2 «Авансы выданные»                                       9452 тыс. руб.

3.4. Автоматизация расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

      В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка данных и хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации – распоряжениями, счетами, бесконечными журналами учета готовой продукции. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги, журналы покупок и продаж) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

      Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета  готовой продукции и продаж оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля.

      Компьютерная  обработка предполагает использование  одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

      В совершенствовании организацией бухгалтерского учета в значительной степени способствуют создаваемые на предприятиях автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМ).

      При решении проблемы организации автоматизированного  рабочего места бухгалтера можно выделить несколько этапов.

      На  первом этапе предполагается создание в подразделениях учетного аппарата отдельных автоматизированных рабочих мест на основе средств организационной и вычислительной техники.

      На  втором этапе внутри учетного аппарата будут созданы локальные сети автоматизированных рабочих мест (многотерминальные системы).

      На  третьем этапе локальные сети документирования и обработки учетной  информации будут объединены в одну систему со средствами организационной  и вычислительной техники. Это приведет в перспективе к созданию безбумажной технологии обработки информации.

      На  современном этапе имеются все  предпосылки для решения задач  первого и второго этапов автоматизации рабочих мест для различных работников аппарата управления и учета.

      В общем виде процесс создания и  обработки документов можно представить в виде последовательных фаз обработки, проводимых на различных участках учета. В свою очередь, фазы могут состоять из одного или нескольких каналов обработки – рабочих мест сотрудников аппарата бухгалтерского учета. Каналы обработки строятся в зависимости от средств организационной и вычислительной техники.

      Системные функции автоматизированного канала обработки информации на основе автоматизированных рабочих мест должны обеспечивать: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами.