Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

      На  практике часто возникают ошибки, приводящие к поступлению от поставщиков материальных ценностей без сопроводительных документов и без заявки на них (без счета поставщика) – это так называемые неотфактурованные поставки. Оприходование ценностей осуществляется комиссией и оформляется актом об их приемке на ответственное хранение.

      Акт составляют в день поступления товаров  на склад в 2 экземплярах: первый экземпляр  передается материально ответственному лицу, принявшему товары, а второй экземпляр - в бухгалтерию. Его подписывают члены комиссии, принимавшие товары, и утверждает руководитель организации.

      Кроме перечисленных ранее, к первичным документам по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками относятся документы по сверке расчетов и инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

      В течение деятельности организация должна проводить сверку расчетов с поставщиками и подрядчиками, с целью уточнения задолженности, выявления просроченных долгов. Данная операция оформляется актом сверки расчетов, для которого не предусмотрено специального бланка, поэтому его составляют в произвольной форме. Акт составляется по каждому дебитору и кредитору в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй направляется в организацию, с которой производится сверка.

      Инвентаризация расчетов проводится комиссией на основании первичных бухгалтерских документов, а также актов сверки расчетов между организациями. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

      Акт составляется в 2 экземплярах: первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у инвентаризационной комиссии, которая должна определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и возможность ее погашения.

      В акте указываются:

      - счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

- суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

      - суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

      Акт хранится в архиве организации 5 лет.

      Если у организации есть как дебиторская, так и кредиторская задолженность перед одной и той же организацией (например, когда поставщик одновременно является и покупателем), то данные обязательства могут быть погашены зачетом взаимных требований. Тогда на основании акта сверки расчетов может быть подготовлено заявление о зачете взаимных требований, которое составляется в двух экземплярах: первый экземпляр передают в бухгалтерию, а второй - организации, с которой производится взаимозачет.

      Документами, подтверждающими факт оплаты поставщикам  товаров, работ или услуг являются документы на перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения, платежные требования-поручения, аккредитивы, чеки и прочее), а также кассовые документы (расходный кассовый ордер) или кассовые документы поставщика (квитанция к приходному кассовому ордеру и кассовый чек). 

3.2. Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

      Для учета расчетов с поставщиками и  подрядчиками за приобретенное сырье, материалы, другие товарно-материальные ценности (электроэнергию, воду, газ и пр.), основные средства, а также за потребленные услуги  и работы (текущий и капитальный ремонт, строительство и пр.) в системе счетов бухгалтерского учета ОАО «Компания Импульс» используется самостоятельный балансовый синтетический активно-пассивный счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      Аналитический учет на этом счете ведется по каждому поставщику или подрядчику. Причем он организован так, что сведения можно получать сгруппированными: по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность); расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; выданным неоплаченным и просроченным векселям; неотфактурованным поставкам и т.д.

     Накопление  информации о движении расчетов с  поставщиками и подрядчиками в ОАО «Компания Импульс» происходит в ежемесячно открываемых журнале-ордере № 6, ведомости № 6 и ежемесячными оборотами в главной книге.

     Журнал-ордер  № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнал-ордер № 6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материальных ценностей и погашение задолженности поставщикам с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетных документах.

      В бухгалтерском балансе дебиторская  и кредиторская задолженность отражается отдельно в активе и пассиве баланса соответственно. Для отражения кредиторской задолженности поставщикам служит строка 621 баланса, которая включает в себя не только кредитовое сальдо по субсчету 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а дебиторской задолженности – строка 230 и (или) строка 240. Данные обстоятельства обуславливают отличие суммы кредиторской задолженности по строке 621 баланса и свернутого сальдо по синтетическому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

     Рабочим планом счетов ОАО «Компания Импульс» предусмотрены следующие субсчета к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:

     60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

     60-2 «Авансы выданные».

     На  субсчете 60-1 «Расчеты с поставщиками»  ведется учет расчетов по поступившим от поставщиков материальным ценностям, выполненным работам и оказанным услугам. Данный субсчет пассивный и имеет кредитовый остаток, который означает задолженность ОАО «Компания Импульс» в пользу поставщиков. На субсчете 60-2 «Авансы выданные» ведется учет предварительной оплаты будущих поставок. Субсчет активный, и отражает дебиторскую задолженность поставщиков по поставкам товаров, работ или услуг.

     Возникновение кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками связано с переходом прав собственности на поступившие товарно-материальные ценности, принятием выполненных работ и оказанных услуг. Данное обстоятельство также влияет на определение доли поставщика и покупателя в осуществлении расходов по транспортировке товарно-материальных ценностей. Конкретный порядок определения момента перехода права собственности на товар и распределения транспортных расходов между сторонами зависит от условий договора поставки.

     В зависимости от вида поступивших ценностей, выполненных работ или оказанных услуг в бухгалтерском учете производятся следующие бухгалтерские корреспонденции счетов, приведенные в схеме учетных записей (таблица 7).

Таблица 7 - Схема учетных записей по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в ОАО «Компания Импульс» за 2007 г.

 

     1. Поступило от поставщиков оборудование, требующее монтажа:

Дебет счета 07 «Оборудование к установке»                                 3147 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»      3147 тыс. руб.

     2. Приобретены основные средства, и проведены монтажные работы:

Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»                    1421 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»       1421 тыс. руб.

     3. Поступили от поставщиков сырье и материалы:

Дебет счета 10 «Материалы»                                                             9064 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»       9064 тыс. руб.

     4. Отражен НДС по поступившим ценностям (оказанным услугам и выполненным работам):

Дебет счета  19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным                   ценностям»                                                               2601 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»       2601 тыс. руб.

     Несовпадение расчетных величин НДС по поступившим материальным ценностям, работам и услугам с фактическими связано с тем, что некоторые поставщики указанных ценностей находятся на упрощенной системе налогообложения и на едином сельскохозяйственном налоге.

     5. Отражена стоимость электроэнергии, газа, воды и услуг производственного характера:

Дебет счета  20 «Основное производство»                                        1873 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»       1873 тыс. руб.

     6. Отражены услуги сторонних организаций общехозяйственного назначения:

Дебет счета  26 «Общехозяйственные расходы»                                841 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»         841 тыс. руб.

     7. Зачтены ранее перечисленные поставщикам авансы:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»          9452 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»        9452 тыс. руб.

     8. Отражены услуги сторонних организаций, относящиеся к расходам будущих периодов:

Дебет счета  97 «Расходы будущих периодов»                                    258 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»          258 тыс. руб.

     Операции  по оплате задолженности поставщикам  и подрядчикам отражаются в бухгалтерском учете в зависимости от формы осуществления расчетов: наличные или безналичные расчеты, вексельная форма расчетов, зачет взаимных требований, мена и т.д.

     В 2007 году в ОАО «Компания Импульс» были произведены следующие операции по погашению задолженности поставщикам и подрядчикам, отражаемые по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:

     1. Погашена задолженность перед поставщиками или подрядчиками безналичным переводом денежных средств с расчетного счета:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»         6021 тыс. руб.;

Кредит  счета 51 «Расчетные счета»                                                6021 тыс. руб.

     2. Зачтены ранее перечисленные поставщикам авансы в счет погашения основного долга:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»          9452 тыс. руб.;

Кредит  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»        9452 тыс. руб.

     3. Перечислены авансы поставщикам и подрядчикам:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»         9373 тыс. руб.;

Кредит  счета 51 «Расчетные счета»                                                9373 тыс. руб.

     4. Погашена задолженность пред поставщиками и подрядчиками за счет подотчетных сумм:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»         1644 тыс. руб.;

Кредит  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»                    1644 тыс. руб.

     5. Проведен зачет взаимных требований:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»             27 тыс. руб.;