Перечень  организаций, обязанных соблюдать  лимит остатка кассы, включает в  себя все предприятия, организации  и учреждения (независимо от их организационно-правовой формы), которые имеют кассу и  ведут налично-денежные расчеты. При  этом действующее законодательство не обязывает к этому индивидуальных предпринимателей.

    Для установления лимита остатка кассы  предприятие представляет в банк, осуществляющий его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 «Расчет  на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу»⁹ (далее – Расчет). Если предприятие имеет несколько расчетных счетов в разных банках, оно должно обратиться с Расчетом в один из них по своему выбору. После установления лимита в одном банке предприятие обязано уведомить об этом другие учреждения банков, в которых оно имеет счета.

    Расчет  предоставляется в банк в двух экземплярах. В каждом из них банк указывает установленную сумму  лимита и цели, на которые организации  разрешается расходовать наличные деньги из выручки, поступающей в  кассу. Один экземпляр Расчета возвращается предприятию и является подтверждением лимита остатка кассы, установленного банком.

    Перейдем  к заполнению.

    В начале Расчета указывают название и номер счета организации, а  также наименование обслуживающего банка.

    Для расчета показателей используют сумму наличной выручки за последние  три месяца. Несмотря на то, что в  Расчете используется понятие «выручка», в строке «Налично-денежная выручка  за последние 3 месяца» обычно учитываются  все наличные поступления в кассу, то есть наряду с выручкой от деятельности показываются также займы, целевые  поступления и иные средства. Это  связано с тем, что при проверке лимита остатка кассы банк принимает  во внимание всю наличность, поступившую  в кассу.

    Сумму выручки за три последних месяца делят на количество рабочих дней в этом периоде и определяют тем  самым среднедневную выручку. Поделив  выручку трех последних месяцев  на количество рабочих часов в  данном периоде, определяется среднечасовая  выручка.

    Затем определяется сумма наличных денег, которая была потрачена за последние  три месяца на общехозяйственные, командировочные  и другие расходы (за исключением  заработной платы и выплат социального  характера).

    Среднедневной расход рассчитывается делением расходов за три месяца на количество рабочих  дней в этом периоде. Если предприятие  не вело деятельности до момента предоставления Расчета, то в этом случае указывается  ожидаемая или планируемая сумма  выручки и расходов.

    Следующим этапом определяются и указываются  сроки сдачи сверхлимитной выручки  в банк. Для этого уточняется время  работы предприятия и время сдачи  выручки. При утверждении лимита банк принимает во внимание не только эти временные показатели, но и  удаленность предприятия от учреждений банка. Например, если часы работы организации  с 9:00 до 18:00, а учреждение банка находится  недалеко, то выручка сдается в  конце рабочего дня. В этом случае банк устанавливает такой лимит, чтобы обеспечить нормальные условия  для работы организации с утра следующего дня. Если же организация  прекращает работу позже, чем банк, а в обслуживающем ее банке  отсутствует вечерняя касса и  возможность обратиться к услугам  вечерней инкассации, то выручка сдается  на следующий день. Лимит таким  организациям может быть установлен в пределах среднедневной выручки. Организации, не имеющие возможности  ежедневно сдавать выручку по причине удаленности от отделений  банков, обычно сдают выручку один раз в несколько дней, а лимит  для них устанавливается в  зависимости от установленных сроков сдачи и суммы выручки. Для  организации, не имеющей выручки, могут  установить лимит в размере среднедневного расхода (кроме выплат на заработную плату, выплат социального характера  и стипендии).

    В следующих строках Расчета указывают  испрашиваемую сумму лимита. Как  правило, желая подстраховаться  на случай непредвиденных расходов, организации  завышают эту сумму (по сравнению  с разницей между среднедневной  выручкой и среднедневным расходом), и в большинстве случаев банки  этому не препятствуют. Далее в  Расчете организация указывает  цели, на которые собирается расходовать  поступающую наличную выручку. Это  может быть «заработная плата  и выплаты социального характера, закупка сельскохозяйственной продукции  у населения, скупка тары и вещей  у населения, а также командировочные  расходы, покупка канцелярских принадлежностей  и хозяйственного инвентаря, оплата срочных ремонтных работ и  горюче-смазочных материалов, выплата  возмещений убытков по договорам  страхования физических лиц». При  этом получить у банка разрешение на расходование наличной выручки из кассы можно только в случае отсутствия у организации задолженности  перед бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов, услуг, а также  перед учреждениями банков по ссудам.

    Для организации, имеющей подразделения, которые осуществляют наличные расчеты, но при этом не выделены на самостоятельный  баланс и не имеют счетов в банках, устанавливается единый лимит, учитывающий  доходы подразделений. При этом единый лимит распределяется между подразделениями  и головной организацией на основании  приказа руководителя. При наличии  у организации обособленных подразделений  с отдельным балансом и счетом в банке лимит устанавливается  каждому такому подразделению банком, в котором это подразделение  имеет счет.

    В заключение хочу обратить ваше внимание на то, что накопление организациями  в кассе наличных денег сверх  установленных лимитов влечет наложение  на должностных лиц административного  штрафа в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда, а на юридических лиц – от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда. Наказать организацию  за данное нарушение налоговые органы могут только в том случае, если оно выявлено в результате банковской проверки. При этом налоговый орган, подозревая организацию в нарушении, может направить в банк справку  для проверки соблюдения требований расчетно-кассовой дисциплины.

    Постановление о привлечении к ответственности, вынесенное налоговым органом на основании протокола об административном нарушении, можно обжаловать в суде или в вышестоящем налоговом  органе в течение десяти дней с  момента получения его копии.

    Срок  давности по данному правонарушению истекает через два месяца со дня  превышения лимита остатка кассы. Желая  увеличить этот срок, налоговые органы отсчитывают его со дня обнаружения  нарушения. Однако арбитражные суды, ссылаясь на то, что налоговые органы пропускают срок, предусмотренный для  привлечения правонарушителя к  административной ответственности, часто становятся на сторону налогоплательщика¹⁰.

    инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.¹¹

    Цель  инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной  и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в  кассе.

    Проведение  инвентаризации обязательно в случаях:

1. при смене кассира
2. при выявлении недостач и хищений
3. перед составлением годовой отчетности.

    В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе  назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).

    Инвентаризация  начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический  остаток больше учетного, то в кассе  имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных  доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая  должна быть взыскана за счет кассира.

    При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

    Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляется актом (форма инв.-15). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).

    Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира.

    Отдельные проверки кассовых операций и наличия  денежных средств могут производится:

    1) учредителями предприятий, вышестоящими  организациями (в случае их  наличия), а также аудиторами (аудиторскими  фирмами) в соответствии с заключенными  договорами. При производстве документальных  ревизий и проверок на предприятиях  они производят ревизию кассы  и проверяют соблюдение кассовой  дисциплины;

    2) учреждениями банков, которые обязаны  систематически проверять соблюдение  предприятиями требований Порядка  ведения кассовых операций;

    3) в бюджетных организациях —  соответствующими финансовыми органами;

    4) органами внутренних дел в  пределах своей компетенции —  проверки технической укрепленности  кассы и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях

    По  результатам инвентаризации составляется Акт¹², на основании которого в бухгалтерии делают проводки:

    Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка

    Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи

    Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира.

1.4 Синтетический учет кассовых  операций

    Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса».

    Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

    По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в  кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

    Кассовые  операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 служат отчеты кассира.

    При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты  субсчета «Касса предприятия» и «Операционная  касса». На субсчете «Операционная  касса» учитывается наличие и  движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений  связи и т.п.

    В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта).

    Когда в разрешенных законодательством  случаях предприятие производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 должны быть открыты  соответствующие субсчета для обособленного  учета движения наличной иностранной  валюты.