y">    - по строке «Приложение» - перечисляются  прилагаемые первичные и другие  документы с указанием их номеров  и дат составления;

    - в графе «Кредит, код структурного  подразделения» указывается код  структурного подразделения, на  которое приходуются денежные  средства.

    Кассир, получив из бухгалтерии приходный  ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации.

     Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового  ордера.

    В случае, когда деньги в кассу поступают  за проданный товар, выполненную  работу или оказанную услугу, организации  и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом  предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении  наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ².

     Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы  организации как в условиях обычных  методов обработки данных, так  и при обработке информации с  применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер  оформляется с учетом требований³ и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

     В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись  его на расходных кассовых ордерах  необязательна.

    В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые  первичные и другие документы  с указанием их номеров и дат  составления.

    Кассир  при получении из бухгалтерии  расходного ордера или заменяющего  его документа, обязан руководствоваться  предписанием пункта 20 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации.

    По  общему правилу, регистрация в журнале  Формы №КО-3 приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов производится бухгалтерией до передачи их в кассу.

     Регистрация расходного кассового ордера или  заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи»⁴.

     Кассовая  книга №КО-4 применяется для учета  поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с  учетом требований пункта 23 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации.

    Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х  равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как  первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр с лицевой и  оборотной стороны через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в  кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом  кассира и до конца операций за день не отрываются.

    Записи  кассовых операций начинаются на лицевой  стороне неотрывной части листа  после строки «Остаток на начало дня».

    Предварительно  лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть  листа, которая остается в книге. Для ведения записей после  «Переноса» отрывную часть листа  накладывают на лицевую сторону  неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной  стороны неотрывной части листа.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  осуществляет главный бухгалтер  организации.

     Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется  для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным  операциям.

    Наличные  денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании  расходного кассового ордера, но и  на основании платежной или расчетно-платежной  ведомости. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

    При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать: расчетно-платежную;  расчетную; платежную.

    Постановлением  Госкомстата Российской Федерации⁵ утверждены типовые формы:

    -  для расчетно-платежной ведомости форма №Т-49,

    -  для расчетной ведомости форма №Т-51,

    -  для платежной ведомости форма №Т-53.

    По  истечении установленного в организации  срока для выдачи заработной платы  и прочих выплат, кассир обязан в  конце платежной ведомости указать  итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим  итогом, подписать ведомость и  в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным  бухгалтером и руководителем  организации. На общую сумму, которая  будет выплачена по ведомости, оформляется  расходный кассовый ордер. Номер  расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые  в банк, составляют один общий расходный  кассовый ордер.

     Платежные ведомости регистрируются в специальном  журнале (форма №Т-53а). Ведомости  на выдачу зарплаты хранятся в организации  в течение 75 лет. Журнал заводится  на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

     Организация может  выдавать денежные средства работнику  на административно-хозяйственные  нужды, командировочные, представительские  и тому подобные расходы.

     Срок, на который организация может  выдать наличные денежные средства под  отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден  перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

     В течение трех рабочих дней после  окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением  документов, подтверждающих расходы, и/или  вернуть остаток неизрасходованных  денег, если таковой имеется).

    Если  денежные средства выдавались на командировочные  цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения  из командировки (пункт 11 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации).

    Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации⁶.

      Авансовый отчет составляется  в одном экземпляре подотчетным  лицом и работником бухгалтерии  на бумажном или машинном носителе  информации.

    На  оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и  другие оправдательные документы), и  суммы затрат по ним. Документы, приложенные  к авансовому отчету, нумеруются подотчетным  лицом в порядке их записи в  отчете.

    При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику  отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая  подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

    В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и  подсчета сумм, а также на оборотной  стороне формы указываются суммы  расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти  суммы.

    Если  по авансовому отчету выявлен остаток  денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный  кассовый ордер.

    Если  сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода  по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный  кассовый ордер.

    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету. Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

    Данные  утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных  денежных сумм в установленном порядке.

    Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы⁷. При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в части 1 статьи 138 ТК РФ: «общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов; а в случаях, предусмотренных федеральными законами: - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику».

     Авансовый отчет должен храниться в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет»⁸.

     Новая выдача денежных средств под отчет  работнику возможна только после  полного погашения прежней задолженности.

     К сказанному следует добавить, что  по требованию налоговых органов  документы, которыми отчитывается подотчетное  лицо, должны быть «парными»: либо накладная  и квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек (копия) и чек ККТ. Первый документ содержит название операции и сведения о товаре (услуге), второй - подтверждает факт оплаты. Исключением  может являться представление только одного документа - чека ККТ, в случае, если в нем содержится текст - сведения (реквизиты) о товаре (услуге) (например, общепринятая в настоящее время  форма кассового чека на отпуск бензина  на автозаправочных станциях). В  противном случае, при отсутствии необходимых документов, организация  должна сумму денег, выданных в подотчет, включить в налогооблагаемую базу и  начислить НДФЛ.

    В следующем подпункте рассмотрим лимит остатка кассы и все  необходимые документы.

1.3 Лимит остатка кассы. Инвентаризация денежных средств, ревизия кассы

    Ежегодно, в начале года, предприятию необходимо пересмотреть и согласовать со своим  обслуживающим банком лимит остатка  кассы, который может оставаться в распоряжении предприятия. При  этом, зная специфику своей деятельности, предприятию нужно учесть множество  факторов: режим деятельности; объем налично-денежного оборота; порядок и сроки сдачи наличных денег в банк; наличие обособленных подразделений; готовность обслуживающего банка принимать денежные средства вечером или в выходные дни; другие факторы.

    Начнем  с того, что, если организация (предприятие, учреждение (независимо от их организационно-правовой формы)) не имеет лимита остатка кассы, установленного банком, она обязана  сдавать всю поступившую наличность в банк в день поступления или  на следующий день. В организации, не предоставившей ни в один обслуживающий  ее банк расчет на установление лимита, лимит считается нулевым, а значит, и вся наличность, не сданная в  банк, является сверхлимитной. Исключение составляют деньги для выдачи зарплаты, пособий и стипендий, которые  разрешено хранить в течение  трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Чтобы  избежать появления сверхлимитной  наличности в кассе, организация  может обратиться к обслуживающему ее учреждению банка, с просьбой установить лимит остатка наличных денежных средств, в пределах которого она сможет хранить наличные в кассе.