Аудиторская проверка

     4. Принцип своевременности регистрации  и обработки первичных документов без каких-либо пропусков или изъятий.

     5. Принцип определенности регистрации  и накопления первичных документов. Каждому первичному документу  соответствует строго определенное место в конкретном учетном регистре. Соблюдение этого принципа позволяет:

• быстро установить отсутствующие документы;
• выявить нетипичную или разовую хозяйственную операцию.

     6. Принцип однократного ввода. При  соблюдении выше перечисленных  принципов, это принцип соблюдается  автоматически. В частности, следование принципу определенности регистрации документов в значительной степени облегчает поиск так называемой «ошибки двойного ввода», так как все первичные документы, отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном регистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности регистрации первичных документов не допускает ситуации, когда первичный документ не находит отражения в учетном регистре.

     После обработки и использования в  бухгалтерии документы сдают  на хранение в архив. Ответственность  за организацию хранения первичных учетных документов бухгалтерского учета несет руководитель организации. Сохранность бухгалтерских документов и регистров обеспечивает главный бухгалтер. Хранение первичной документации осуществляется в соответствии со статьей 17 Закона «О бухгалтерском учете». В частности, в организации ЗАО «Елена» соблюдаются сроки хранения, предписанные правилами организации государственного архивного дела, – не менее пяти лет, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Так, кассовые книги, кассовые оправдательные документы хранятся пять лет; лицевые счета работников организации - 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. Кроме того, поскольку бухгалтерский учет в организации полностью автоматизирован, то программы компьютерной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 

     Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) в ЗАО «Елена» осуществляется непосредственно в бухгалтерии. Каждый полученный документ, который прошел обработку, подшивается в папку по назначению в хронологическом порядке. При этом, оперативное хранение в организации подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения исполненных документов. Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках.

     Бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии  в закрытых шкафах до трех лет, а  по истечении этого срока передаются в архив организации.

     Документооборот первичной учетной документации регламентируется графиком, который разрабатывается главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя организации. Однако в ЗАО «Елена» наблюдается отсутствие графика документооборота. Но, на мой взгляд, он необходим, так как именно в графике документооборота отражается путь движения для каждого документа, срок их предоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица. В связи с этим данный организационный документ был составлен при согласовании с главным бухгалтером организации в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами. На мой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либо отделе организации, что способствует улучшению учетной работы и усилению контрольной функции бухгалтерского учета.

     Выдача  первичных учетных из бухгалтерии  или архива организации ЗАО «Елена» работникам организации не производится, как это и предписано законодательством. Однако если возникает необходимость, то документ может быть выдан по распоряжению главного бухгалтера.

     Таким образом, в целом состояние организации  первичного бухгалтерского учета в  ЗАО «Елена» соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета и, кроме того, учитывает размер и специфику деятельности организации. В том числе соблюдаются правила и сроки оформления, проверки, обработки и хранения первичной документации. Однако негативным моментом является то, что в рассматриваемой организации не разработан график документооборота, что ослабляет контрольную функцию бухгалтерского учета и может привести к несвоевременности составления отчетности.

3. Оценка системы внутреннего контроля организации 

     Хороший и постоянный внутренний контроль требуется  всем организациям. Налаженная система внутреннего контроля противодействует возникновению ошибок, которые могут быть в текущей работе, и, следовательно, сводит к минимуму возможность принятия неправильных, невыгодных решений и возникновение убытков. В связи с этим, для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, руководством организации ЗАО «Елена» применяется совокупность организационных мер, методик и процедур, которая называется системой внутреннего контроля. Данная система включает в себя:

• надлежащую систему бухгалтерского учета;
• контрольную среду;
• отдельные средства контроля.

     Элементами  системы бухгалтерского учета выступают: учетная политика организации; рабочий план счетов бухгалтерского учета; график документооборота; формы первичных учетных документов; порядок и сроки проведения инвентаризации; методы оценки имущества и обязательств. Однако, как показал детальный анализ организации первичного учета в общем и по отдельным участкам, в ЗАО «Елена» соблюдаются не все требования. В частности, не имеется утвержденного графика документооборота, не все самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов утверждены учетной политикой. Но все же несмотря на эти нарушения, система бухгалтерского учета ЗАО «Елена», на мой взгляд, эффективна, так как в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются следующие требования:

• операции в учете правильно отражают временной период их осуществления;
• операции в учете зафиксированы в правильных суммах;
• операции правильно и в соответствии с действующими нормативными положениями и учетной политикой отражены на счетах бухучета.

     Рассмотрим  степень осведомленности и практические действия руководства фирмы, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля (то есть, контрольную среду). Оценить стиль и основные принципы управления организацией важно, потому что именно руководство несет ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля. От этого зависит, будет ли она отвечать размерам и специфике деятельности фирмы, функционировать эффективно и регулярно. Стиль руководства представляет собой способ обращения руководителя с подчиненными в процессе исполнения служебных обязанностей. В организации ЗАО «Елена» демократический (коллегиальный) стиль руководства, который сочетает в себе требовательность со стороны руководителя с выражением интересов коллектива. Отношения во многом строятся на доверии, то есть, руководитель выполняет обещания, данные коллективу, и относится к нему с уважением. Подчиненный вправе сам выбрать способ выполнения задания руководителя, может предлагать различные варианты действия. То есть, при демократическом стиле руководства руководитель:

• дает четкие и ясные указания, задания;
• при необходимости всегда помогает;
• сам соблюдает правила, принятые в организации;
• требователен к себе и другим;
• решает дела вовремя.

     Вслед за рассмотрением стиля управления необходимо указать и принципы руководства - исходные позиции руководителя. В ЗАО «Елена» совмещены следующие принципы:

• принцип законопослушности, то есть организационно-правовая форма фирмы отвечает требованиям законодательства;
• принцип авторитарной ответственности, то есть единоличная ответственность за результаты деятельности;
• принцип иерархии, то есть нижний уровень подчиняется непосредственно руководителю верхнего уровня;
• принцип демократизации управления, то есть опора в управлении на коллектив, учет его мнения и допуск к принятию определенных управленческих решений;
• принцип социальной ответственности руководителя перед обязательствами, то есть руководитель действует не только под давлением закона, но и добровольно формирует благоприятную внутреннюю среду;
• принцип экономичности в управлении, то есть затраты должны соизмеряться с результатами.

     Важно отметить, что, так как ЗАО «Елена» является малым предприятием, то в нем нет отдельного лица, а тем более службы, которая занималась бы внутренним контролем. Внутренний аудит осуществляют начальники отделов, главный бухгалтер, руководитель организации. Документально обязанности по осуществлению внутреннего контроля не за кем не закреплены. Это говорит о том, что в фирме нет полной и четкой организации ревизионной работы.

     Теперь  проанализируем третью составляющую системы внутреннего контроля - средства контроля, которые представляют собой конкретные приемы и процедуры, установленные руководством и осуществляемые сотрудниками фирмы на отдельных направлениях и участках хозяйственной деятельности. Это необходимо для обеспечения эффективного и надежного управления фирмой. В организации ЗАО «Елена» используются следующие приемы и процедуры документального контроля:

• формальная проверка документов;
• проверка наличия на документах всех рекЕленаов, том числе распорядительных подписей руководителя и главного бухгалтера;
• экспертная проверка на наличие подчисток, подделок;
• нормативно-правовая проверка соответствия совершенных операций, отраженных в документах, действующему законодательству;
• арифметическая проверка правильности записей;
• встречные взаимопроверки бухгалтерских записей.

     Кроме того, в данной фирме осуществляются меры направленные на физическое ограничение  доступа несанкционированных лиц  к активам предприятия, к системе ведения документации и записей по бухгалтерским счетам. Но существенным недостатком является то, что в ЗАО «Елена» не используется важнейший прием фактического контроля – инвентаризация, а значит и нет утвержденного приказом руководителя организации порядка проведения инвентаризации. Это является нарушением требований законодательства, в том числе Федерального закона «О бухгалтерском учете» и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в российской федерации.

     В итоге данного раздела можно  сделать вывод, что система внутреннего  контроля в организации ЗАО «Елена» не является полной и эффективной, что может привести к возникновению ошибок, а следовательно, - к принятию неправильных управленческих решений. 

Таблица 10 - Цели системы внутреннего контроля и примеры средств контроля на ЗАО «Елена», используемых для их достижения