Аудиторская проверка

     Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и предоставлению бухгалтерии необходимых  документов и сведений обязательны для всех сотрудников предприятия. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

     В ЗАО «Елена» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, однако первичные и сводные учетные документы при необходимости распечатываются на бумажных носителях информации. В данной организации используется две бухгалтерские программы:

1. «1С: Предприятие. Бухгалтерский учет. Типовая конфигурация 7.7 сетевая версия»;
2. 1С-Конфигурация «Универсал» (Бухгалтерский учет – Персонал - Производство). Данная программа разработана самой организацией и является совместимой с лицензионным программным продуктом фирмы «1С».

     Негативным  моментом является то, что организации  ЗАО «Елена» не была составлена должностная инструкция главного бухгалтера, поскольку руководство организации не считало ее составление целесообразным. Данный организационный документ был составлен при согласовании с главным бухгалтером на основании «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37 и утвержден генеральным директором организации [35]. В должностной инструкции главного бухгалтера содержатся следующие разделы: Общие положения, должностные обязанности; права; ответственность.

       В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденного приказом МФ РФ от 09.12.98 г. № 60н, в организации ЗАО «Елена» на 2009 год разработано и принято положение об учетной политики [10]. Ответственным за формирование учетной политики является главный бухгалтер. В организации ЗАО «Елена» разработана учетная политика как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения и оформлена в виде единого документа. Порядок утверждения данного документа соответствует всем требованиям законодательства и специфике деятельности организации.

     В рассматриваемой фирме разработан и утвержден рабочий план счетов. Однако данный документ не совсем соответствует специфике организации, так как ЗАО «Елена» - это субъект малого бизнеса и в нем используются не все счета, предусмотренные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н «Об утверждении плана счетов бухучета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкция по его применению» [13]. Из-за этого теряется много времени для нахождения необходимого счета, что приводит к нерациональному использованию рабочего времени и, следовательно, к дополнительным затратам. В связи с этим, был составлен упрощенный план счетов, который, по моему мнению, учитывает особенности данной фирмы.

     Порядок проведения инвентаризации также имеет немаловажное значение, поскольку в ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств. Данный документ не разработан и не утвержден в учетной политике ЗАО «Елена».

     Как известно, начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех хозяйственных операций путем составления определенных носителей первичной учетной информации, то есть первичных бухгалтерских документов. Все хозяйственные операции, проводимые в ЗАО «Елена», оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Движение  документов с момента их создания или получения от других организаций  до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение представляет собой документооборот. В ЗАО «Елена» основными этапами документооборота являются: составление документа, проверка, обработка, регистрация и передача в архив. Рассмотрим эти взаимосвязанные процессы.

     Рассмотрим, как происходит оформление первичных  документов в рассматриваемой организации. Создание документа – это регламентированный процесс записи (фиксации) информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Создание документов в рассматриваемой организации осуществляется по правилам, установленным нормативными актами.

     Документы оформляются согласно общим требованиям, установленным в Федеральном законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 30.06.2008 № 86-ФЗ) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. В организации исполняются все требования к оформлению бухгалтерских документов, установленные положением Министерства финансов СССР «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 юля 1983 года. Так, например незаполненные строки прочеркиваются, что исключает возможность внесения дополнительных записей в документ после подписания его ответственными лицами. При оформлении денежных документов организация руководствуется Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленными Центральным банком России. Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица [1,9,15,27,33].

     За  нарушение порядка составления  документов отвечают те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями.

     Первичные учетные документы в рассматриваемой организации составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые разрабатывает Госкомстат России. При необходимости в типовой бланк включаются дополнительные строки, графы, но все рекЕленаы, предусмотренные утвержденной формой, сохраняются. Однако бланки документов по учету кассовых операций не изменяются, как предписано Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. Вносимые изменения оформляются соответствующим приказом (распоряжением) [18].

     Также в организации используются документы, форма которых законодательно не утверждена. Их разрабатывают самостоятельно. Такие документы содержат все обязательные рекЕленаы, такие как:

     а) наименование документа;

     б) дату составления документа;

     в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной операции;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц.

     Для уточнения, дополнения хозяйственной  операции кроме указанных рекЕленаов могут быть включены дополнительные рекЕленаы.

     Хотелось  бы отметить, что составление документов в ЗАО «Елена» осуществляется автоматизированным способом. Это обеспечивает быструю фиксацию хозяйственных операций, резко сокращает время заполнения документов и количество работников, занятых их оформлением, снижает трудоемкость. Кроме того, вероятность допущения ошибок минимальна.

     После того, как документ составлен, происходит его проверка. Принятые документы  проверяются по мере их создания. Это один из самых важных сегментов в системе документооборота, так как именно на данной стадии происходят проверка первичной документации, сортировка и определения места, которое документ должен занять в системе учета. Кроме того, на этом этапе отсеиваются документы, оформленные с нарушением установленных правил и требующие замены или дооформления.

     В ЗАО «Елена» проверку осуществляют по следующим направлениям:

1. Формальная проверка. Здесь определяется соответствие документов установленным формам, в частности:
• правильность и полнота заполнения необходимых рекЕленаов;
• конкретность отражения хозяйственных операций;
• четкость проставления единиц измерения;
• наличие и подлинность подписей;
• определение своевременности составления и представления документов относительно графика документооборота.
2. Проверка по существу, то есть устанавливается законность совершенных хозяйственных операций. Здесь проверяется:
• соответствие законодательству;
• соответствие хозяйственной целесообразности и эффективности производства.
3. Проверка правильности арифметических подсчетов - пересчет результатов перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;

     4. Встречная проверка. Она означает  сопоставление одних документов  с другими.

     По  результатам проведенной проверки принимаются следующие решения:

• при обнаружении арифметической ошибки или нарушении правил оформления документа его возвращают исполнителям (подписи которых стоят на документе) для исправления;
• при обнаружении незаконного проведения операции, ее нецелесообразности, мошенничества, подделки подписей дальнейшие операции с документами приостанавливают, а документы задерживают в бухгалтерии для выяснения обстоятельств и принятия необходимых мер в отношении виновных лиц.

     Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым  требованиям документы главный бухгалтер ЗАО «Елена» обрабатывает дальше. Обработка документа в бухгалтерии осуществляется в три этапа: таксировка (расценка), группировка и контировка.

     Сначала производится таксировка, то есть главный  бухгалтер организации переводит натуральные и трудовые измерители, указанные в документе, в денежные. Например, на основании табеля рабочего времени рассчитывается заработная плата работников. После этого подбираются документы, однородные по экономическому содержанию, то есть группируются. Документы систематизируются по трем потокам документации:

• входящие документы (поступающие из других организаций);
• исходящие документы (отправляемые в другие организации);
• внутренние документы (создаваемые в организации).

     Также происходит группировка документов по другим признакам. Например, авансовые отчеты работников классифицируются по цели использования денежных средств; кассовые документы обобщаются по приходу и расходу.

     Далее осуществляется третий этап обработки  документа – контировка, то есть указание в первичной документации корреспонденции бухгалтерских счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

     После перечисленных процедур осуществляется регистрация первичных документов, которая придает им юридическую  силу, так как фиксирует факт их создания или получения. Фиксирование первичного учетного документа в бухгалтерском учете представляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт создания или получения документа. Например, авансовые отчеты сдаются подотчетным лицом вместе с оправдательными документами бухгалтеру, который проверяет наличие, правильность и законность необходимых рекЕленаов и заносит все данные в компьютер. При этом внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Регистрация документа осуществляется главным бухгалтером фирмы в автоматизированном виде.

     Таким образом, в организации ЗАО «Елена» соблюдены следующие принципы:

     1. Принцип достаточности оснований для регистрации первичных документов. То есть, каждый зарегистрированный носитель информации отражает реально совершенные и, что самое важное, разрешенные экономические действия.

     2. Принцип полноты регистрации  первичных документов. В фирме  обеспечена такая организация регистрации, при которой все первичные документы, отвечающие требованиям, вводятся и обрабатываются.

     3. Принцип точности регистрации  и обработки первичных документов. Соблюдение этого принципа обеспечивает:

• правильную интерпретацию сущности хозяйственной операции, отраженной в первичном документе;
• точный количественный и качественный перенос данного документа в систему бухгалтерского учета.