Аудит удержаний и вычетов из заработной платы

п4 Аудит удержаний и вычетов из заработной платы

Проверка правильности удержаний из оплаты труда и иных доходов работников является одной  из главных задач аудитора. При  этом аудиторской проверкой должны быть охвачены все удержания, предусмотренные  законодательством:

, аудитор проверяет  законность и полноту удержаний  из заработной платы и из  других выплат, правильность применения  налоговых вычетов, соблюдение  законодательства при расчетах  с внебюджетными фондами, по  социальному страхованию и обеспечению.  Из начисленной работникам организации  заработной платы, оплаты труда  по трудовым соглашениям, договорам  подряда и совместительству производят  различные удержания, которые  можно разделить на три группы:

· обязательные удержания (по налогу на доходы физических лиц; по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу физических и юридических  лиц; по вступившему в законную силу приговору суда);

· удержания по инициативе работодателя (за причиненный  организации материальный ущерб; за допущенный брак; удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм; удержания по предоставленным займам и ссудам; удержания излишне выданной оплаты труда и др.);

· удержания, инициаторами которых являются работники организации (удержание профсоюзных взносов, производимые в пользу физических или  юридических лиц на основании  письменного заявления работника).

1) обязательные  удержания:

- налог на доходы  физических лиц (НДФЛ);

- по исполнительным  документам;

2) удержания по  инициативе работодателя:

- для возмещения  неотработанного аванса, выданного  работнику в счет заработной  платы;

- для погашения  неизрасходованного и своевременно  невозвращенного аванса, выданного  на служебную командировку или  перевод в другую местность,  а также при выдаче денежных  средств под отчет на хозяйственные  нужды;

- для возврата  сумм, излишне выплаченных работнику  вследствие счетных ошибок, а  также сумм, излишне выплаченных  работнику, в соответствии со  ст.155 и 157 ТК РФ;

- при увольнении  работника до окончания рабочего  года, в счет которого он получил  ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска;

- для возмещения  ущерба, причиненного по вине  работника предприятию (ст.238 ТК  РФ);

3) удержания, производимые  по согласованию между работником  и работодателем:

- алиментов по  письменному заявлению работника;

- сумм в погашение  займов, кредитов, выданных работнику;

- профсоюзных взносов;

- на благотворительные  цели.

К нормативно-правовой базе регулирующей удержания из заработной платы можно отнести два основных законодательных документа: Трудовой кодекс Российской Федерации и Налоговой  кодекс Российской Федерации

Общий размер всех удержаний при каждой выплате  заработной платы не может превышать 50% заработной платы, причитающейся  работнику (ст.138 ТК РФ). Проверка правильности удержаний из заработной платы осуществляется аудитором выборочно. на основе тех же лицевых счетов, по которым проверялось начисление оплаты труда.

Основным видом  удержания, которому при проверке уделяется  главное внимание, является налог  на доходы физических лиц. Этот налог  регулируется главой 23 НК РФ. Приступая  к проверке правильности удержания  НДФЛ, аудитору сначала необходимо выявить суммы, которые подлежат обложению данным налогом. Необходимо установить документальную обоснованность удержаний из заработной платы работников, законность и их санкционирование Плательщиками НДФЛ являются физические лица, получившие доходы. В соответствии с подпунктом 6 пункта 1 статьи 208 и пунктом 1 статьи 209 Налогового кодекса РФ вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей признается объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц. Согласно пункту 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц. При этом налогообложение производится по ставке 13% При проверке удержаний налога на доходы аудитор должен проконтролировать то, что с сумм доходов, в отношении которых применяется ставка 13%, исчисление налога производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца с зачетом ранее удержанных сумм налога.  Обязанность по уплате НДФЛ возложена ст.226 НК РФ на работодателей (налоговых агентов). Налоговые агенты обязаны удерживать налог со всех видов доходов физических лиц, кроме следующих:

- доходы, не подлежащие  налогообложению по ст.217 НК РФ (государственные пособия (кроме  пособий по временной нетрудоспособности) и пенсии, алименты, гранты, стипендии  и др.);

- доходы, полученные  индивидуальными предпринимателями,  которые уплачивают НДФЛ самостоятельно  в соответствии со ст.227 НК РФ;

- выигрыши в  лотерею, на тотализаторах (физические  лица самостоятельно уплачивают  налог с суммы выигрыша) [11].

Кроме того, самостоятельно физические лица уплачивают НДФЛ в  случае получения следующих доходов: по договорам гражданско-правового  характера, найма или аренды с  другими физическими лицами, доходы за пределами РФ (только для резидентов), доходы от налогового агента без удержания  им НДФЛ.

При проверке удержаний  по налогу на доходы физических лиц  аудитор должен убедиться в правильности предоставления работникам соответствующих  налоговых вычетов - стандартных, социальных, имущественных и профессиональных. Особое внимание аудитор должен уделить стандартным налоговым вычетам, поскольку они касаются большей части налогоплательщиков. Стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода отдельным категориям налогоплательщиков, указанным в ст. 218 Налогового кодекса РФ. Независимо от предоставления указанных стандартных вычетов работникам организации, имеющим детей, предоставляется стандартный налоговый вычет на их содержание в размере 1000 руб. за каждый месяц налогового периода на каждого ребенка в возрасте до 18 лет или учащегося дневной формы обучения в возрасте до 24 лет.

Работнику организации  стандартный налоговый вычет  на содержание детей предоставляется  на основании его письменного  заявления по установленной форме. К заявлению должны быть приложены  соответствующие документы: свидетельство  о рождении ребенка - для детей  в возрасте до 14 лет; паспорт - для  детей в возрасте 14 - 18 лет; справка  учебного заведения - для учащихся дневной  формы обучения; справка органа попечительства и надзора - для детей, опекуном которых  является работник организации. Таким  образом, аудитору необходимо проверить  наличие указанных документов в  бухгалтерии организации. Уменьшение дохода работника на соответствующий  налоговый вычет без представления  работником письменного заявления  либо при отсутствии подтверждающих документов является нарушением законодательства о налогах и сборах Российской Федерации. Такие факты аудитор  должен отразить в пояснительной  записке и, кроме того, потребовать  от бухгалтерской службы произвести перерасчет сумм налога на доходы физических лиц с конкретных работников либо обязать их представить соответствующие  документы.

При определении  размера налогооблагаемой базы налогоплательщик имеет право на следующие налоговые  вычеты: стандартные (ст.218 НК РФ), социальные (ст.219 НК РФ), имущественные (ст.220 НК РФ) и профессиональные (ст.221 НК РФ) налоговые  вычеты. Наиболее распространенной группой вычетов являются стандартные вычеты, т.к. их производят непосредственно сами организации, в то время как право на остальные группы вычетов налогоплательщики, как правило, подтверждают самостоятельно. Стандартные налоговые вычеты включают: вычет в размере 3000 руб. – инвалидам ВОВ, инвалидам, перенесшим лучевую болезнь; 500 руб. – инвалиды I, II группы, афганцы, чернобыльцы; 400 руб. – всем остальным сотрудникам, пока их совокупный доход не достиг 40000 руб.; 1000 руб. – на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, если учится на дневном отделении, то до 24 лет, пока совокупный доход не достигнет 280000 руб. На получение социальных налоговых вычетов налогоплательщик имеет право в сумме доходов, перечисляемых им на благотворительные цели в виде денежной помощи организациям науки, культуры, образования, здравоохранения; в сумме, уплаченной налогоплательщиком за свое обучение в образовательных учреждениях; за услуги по лечению, предоставленные ему медицинскими учреждениями РФ, а также услуги по лечению супругов, родителей, детей. Право на получение имущественных налоговых вычетов имеет налогоплательщик в суммах, полученных им от продажи жилых домов, квартир, садовых или земельных участков; в сумме, израсходованной налогоплательщиком на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры. Право на получение профессиональных налоговых вычетов имеют налогоплательщики – физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, частные нотариусы, адвокаты; налогоплательщики, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера и авторские вознаграждения или вознаграждения за создание, исполнение и использование произведений науки, литературы, искусства. Аудитор должен проверить имеет ли право налогоплательщик на получение налоговых вычетов.

После проверки исчисления налоговой базы аудитор проверяет  правильность применения налоговых  ставок. Ст.224 НК РФ предусматривает  четыре вида ставок НДФЛ – 13, 30, 35 и 9%. Для  доходов, облагаемых 13%, налоговая база определяется как денежное выражение  таких доходов, уменьшенных на сумму  налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных и профессиональных). Также ставка 13% применяется к  следующим доходам: доходы в виде материальной выгоды, доходы, полученные по договорам страхования и договорам  негосударственного пенсионного обеспечения (в случае вноса взносов организацией). Налоговая ставка 35% устанавливается для следующих доходов: выигрыши в лотерею, выигрыши и призы в конкурсах в части превышения 2000 руб. в течение налогового периода, страховые выплаты по договорам добровольного страхования на срок менее 5-ти лет в части превышения сумм взносов, процентные доходы по вкладам в банках в части превышения суммы и др. Согласно ст.224 НК РФ налоговая ставка 30% устанавливается для доходов, получаемых нерезидентами. Ст.217 НК РФ устанавливает налоговую ставку в размере 9% для доходов от долевого участия в деятельности организаций, полученных в виде дивидендов. Для расчета НДФЛ используют расчетно-платежную или расчетную ведомость. Также сведения об удержаниях и вычетах работников отражаются в лицевом счете. Аудитор проверяет правильность заполнения этих документов и расчетов сумм удержанных из заработной платы.

Другим видом  удержаний является удержание по исполнительным листам. По исполнительным листам судов производятся удержания  алиментов (штрафов). Они могут удерживаться и по заявлению работника. Здесь  аудитору необходимо проверить наличие  полученных исполнительных листов, их регистрацири в специальном журнале. Кроме того, необходимо проверить правильное исчисление сумм алиментов и отражение их на счетах бухгалтерского учетаЗдесь аудитор проверяет правильность расчета и удержания алиментов. На данном этапе аудитору необходимо проверить:

· наличие соответствующих  исполнительных документов в организации. В частности, к числу исполнительных документов относятся исполнительные листы, выдаваемые судебными органами, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов и  т.п.;

· порядок учета  и движения документов. Поступившие  в организацию исполнительные документы  регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом (распоряжением) руководителя организации. В бухгалтерии они заносятся  в специальный журнал или картотеку. Аудитору необходимо убедиться в  ведении такого журнала с занесением в него соответствующих записей;

· правильность начисления и взыскания сумм, удерживаемых с  доходов работников организации, их соответствие действующему законодательству, согласно которому общая сумма удержаний  не может превышать 50% суммы оплаты труда. В исключительных случаях (при  удержании алиментов на несовершеннолетних детей) размер удержаний может составлять 70% суммы оплаты труда и приравненных к ней платежей и выдач. Кроме  того, аудитору следует удостовериться, что администрация организации  соблюдает требования законодательства об освобождении отдельных доходов работников от удержаний.

Наиболее распространенный вид удержания – это удержания  за причиненный материальный ущерб. Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусматривается ТК РФ, а именно главой 39 «Материальная ответственность  работника». Существуют полная и частичная  материальная ответственность. Полная материальная ответственность, возникает  при заключении договора о полной материальной ответственности между  организацией и работником, который  отвечает за сохранность имущества. При такой форме ответственности  работник обязан возместить прямой действительный ущерб в полном размере. Договор  заключают в двух экземплярах: один хранится в организации, другой –  у работника. Частичную материальную ответственность несут работники  за порчу или уничтожение по небрежности  материалов, полуфабрикатов, готовых  изделий, инструментов, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Эта  ответственность не может превышать  среднего месячного заработка виновного  работника на день выявления ущерба. Если работник не согласен добровольно  возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке. Аудитор проверяет, заключены  ли договоры с работниками о полной материальной ответственности. [14]

Кроме этого, выделяют и другие виды удержаний: удержания  из заработной платы, производимые работодателем; удержания подотчетных сумм; удержания  по договорам займа. Трудовое законодательство предоставляет право работодателю производить удержания из заработной платы работника, только в случаях  предусмотренных законодательством:

–  возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;

–  погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность;

–  возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок;