Аудит учета материалов

      При аудите учета поступления материальных ценностей аудитору прежде всего необходимо ознакомиться с основными элементами учетной политики, затрагивающими учет товарно-материальных ценностей, к которым относятся: форма бухгалтерского учета; приобретение материальных ценностей:

• с использованием счетов 15 «Приобретение и заготовление материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов» и 10 «Материалы» по учетным ценам (плановой или нормативной себестоимости приобретения, покупным ценам и др.);
• с использованием только счета 10 «Материалы» оценка материалов в текущем учете (по фактической стоимости (себестоимости) приобретения (заготовления). [15, 329-350]

      При проверке полноты оприходования  материалов аудитору следует учитывать  условия и формы расчетов с  поставщиками, выбранный вариант  оценки, порядок возмещения НДС по приобретенным ценностям.

      Аудитор обращает внимание на порядок списания НДС в зависимости от назначения закупаемых запасов или целей, в которых они были использованы. НДС по приобретенным материальным ценностям подлежит возмещению из бюджета только тогда, когда выполнены следующие законодательные условия:

1. НДС выделен отдельной строкой в расчетных и первичных учетных документах,
2. материальные ценности фактически оприходованы;
3. материальные ценности приобретены для производственных нужд.

      Во  всех случаях НДС списывают только при условии оприходования и  оплаты ценностей поставщику.

      Особое  внимание должно быть уделено проверке операций по отпуску материальных ценностей  в производство. По каждому методу применяются свои алгоритмы расчета  проверки, которые использует аудитор.

      Проверить правильность списания стоимости материальных ценностей на издержки производства аудитор может путем составления балансовых расчетов. Для этого сравнивается количество отпущенных сырья и материалов по нормам с выходом готовой продукции в натуральном выражении (с учетом технологических отходов по нормам). Таким образом аудитор должен детально ознакомиться с особенностями технологического процесса, а также с порядком передачи ценностей со склада в производство, поскольку при их нарушении возникают многие недостатки и даже злоупотребления.

      При ошибочном или умышленном завышении  фактической себестоимости материалов искусственно увеличиваются затраты на производство готовой продукции и снижается прибыль от реализации продукции.

      При проверке правильности отражения в  учете стоимости недостающих (излишних) ценностей, выявленных в ходе проведения инвентаризации ТМЦ в кладовой, на производстве и отражения в учете ее результатов необходимы следующие первичные документы и учетные регистры: приказы (распоряжения) руководителя организации о проведении инвентаризации; приказ о составе комиссии; ведомость результатов, выявленных инвентаризацией; акт инвентаризации ТМЦ (инвентаризационная опись); сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ; Главная книга; баланс. [25, 263-275]

      Особенно  тщательно должны быть проверены документы на списание недостачи, порчи и уценки материалов, а также правильность применения норм естественной убыли при перевозках некоторых видов материалов. Все выявленные потери независимо от источника их покрытия относятся в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по учетным ценам. Исключением являются недостачи и потери, образовавшиеся по вине поставщиков и выявленные при приемке товаров, которые относятся в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 2 «Расчеты по претензиям», и потери ТМЦ вследствие стихийных бедствий, которые относятся в дебет счета 99 «Прибыли и убытки». Недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки обращения. Списание товаров и продуктов в пределах норм естественной убыли производят только в тех случаях, когда в результате инвентаризации выявлена недостача. Особого внимания аудитора требуют операции по списанию материалов сверх установленных норм. Если потери ТМЦ явились следствием хищения неустановленным кругом лиц, то они могут быть отнесены на финансовые результаты организации при наличии решения следственных или судебных органов, подтверждающего отсутствие конкретных виновных лиц. В остальных случаях потери следует взыскивать с виновных лиц. Материальные ценности, цена на которые в течение года снизилась, либо устаревшие материальные ценности или частично потерявшие первоначальное качество могут быть в конце года уценены, т.е. определена цена их возможной реализации. Если она окажется ниже первоначальной стоимости приобретения, то разница в ценах относится на финансовые результаты (без уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль). Списание потерь от уценки должно быть подтверждено актами и инвентаризационными описями, сведениями о рыночных ценах на дату уценки, а также о покупных ценах уцениваемых материалов. [13, 378-393]

      Правильность  применяемых схем корреспонденции  счетов по списанию материалов со склада устанавливается аудитором, как правило, путем выборочного контроля записей в учетных регистрах по счетам 20, 25, 26, 44, 91 и др. и сопоставления их с данными первичных расходных документов. Ему следует убедиться, не списывают ли на производство, на реализацию или на другие цели не оприходованные материальные ценности, то есть не оформленные документами по приходу на склад. Если в отчетном периоде материалы реализовывались на сторону, аудитору нужно выяснить также правильность исчисления налога на прибыль и НДС. Операции по реализации должны быть отражены по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

      Материалы влияют на характеристики хозяйственной  деятельности больше, чем какой-либо другой вид активов. Обобщая результаты проверки, аудитору необходимо систематизировать  собранные в рабочих документах доказательства. По нарушениям, имеющим системный характер, выявленную ошибку следует распространить на всю проверяемую совокупность. Существенность выявленных отклонений определяется с учетом размера выборки и системного характера ошибок.

      Существенная ошибка при учете материалов приводит к искаженному отражению в бухгалтерской отчетности оборотных средств, себестоимости продаж, валовой и чистой прибыли.

      Приведем  наиболее распространенные ошибки, которые  могут быть выявлены в процессе аудита учета материальных ценностей:

      1. Не заключены договоры о материальной  ответственности с сотрудниками, ответственными за сохранность материалов;

      2. Отсутствует журнал регистрации  выданных доверенностей на получение материалов;

      3. Неправильное и несвоевременное  оформление документов по приходу и расходу материальных ценностей;

      4. Неправильное исчисление фактической  стоимости заготовления материалов;

      5. Несоблюдение зафиксированного  в учетной политике варианта  учета материальных ценностей,  списываемых на производство;

      6. Не регулярно проводится сверка  данных по движению материальных  ценностей в бухгалтерии и  на складах предприятия, не  проводятся ежегодная и внеплановые  инвентаризации ТМЦ;

      7. Арифметические ошибки при расчете  реализованной торговой наценки. [24, 485-498] 

       1.2 Источники информации и методика проверки учета

       материалов 

      Аудиторская проверка учета материалов состоит  в подтверждении достоверности данных по наличию и движению производственных запасов, в установлении правильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации.

      Задачами  аудита учета материалов являются:

      - подтверждение соблюдения порядка  документального отражения операций  по заготовлению, поступлению и  отпуску материалов;

      - установление наличия контроля за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;

      - подтверждение соответствия израсходованных  на производство материалов установленным нормам (внутрихозяйственным и государственным);

      - установление полноты и своевременности оприходования ТМЦ;

      - контроль за отсутствием искажения  данных при отражении на счетах  бухгалтерского учета;

      - подтверждение соответствия оформленных  бухгалтерских операций действующим  нормативным актам. 

      Здесь необходимо проверить, как ведется учет на синтетических счетах 10, 11, 14, 15, 16 и 19. Основное внимание при этом, безусловно, следует уделить счету 10 «Материалы», который подразделяется на субсчета по группам материальных ценностей.

      Основными источниками информации являются первичные документы по учету производственных запасов и различные аналитические и синтетические регистры. В качестве первичных документов по учету материалов используются преимущественно унифицированные учетные документы, к числу которых относятся следующие формы:

• доверенность (форма №М_2 и №М_2а) - применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению;
• приходный ордер (форма №М_4) - используется для учета материалов поступающих от поставщиков или из переработки;
• акт о приемке материалов (форма №М_7) - для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика;
• лимитно-заборная карта (форма №М_8) - применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции в течение месяца;
• требование-накладная (форма №М_11) - используется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами;
• накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М_15) - применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям;
• карточка учета материалов (форма №М_17) - предназначена для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала;
• акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М_35) - применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. [24, 490-497]

      Целью аудита материалов является составление  обоснованного мнения относительно достоверности и полноты информации о материалах, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

      Для достижения цели аудитору необходимо:

• оценить систему внутреннего контроля аудируемого лица;
• определить методы проверки;
• разработать программу аудиторских процедур по существу.

      В ходе проверки проводится сбор аудиторских  доказательств по следующим критериям:

      1. Существование. Необходимо убедиться в том, что все отраженные в отчетности материалы действительно существуют;

      2. Права и обязательства. Необходимо убедиться в том, что права организации на материалы, отраженные в отчетности, документально подтверждены и не ограничены правами третьих лиц;

      3. Возникновение. Необходимо убедиться в том, что отраженные в бухгалтерском учете операции по приобретению и выбытию материалов имели место в течение отчетного периода;

      4. Полнота. Необходимо убедиться в том, что отсутствуют материалы, которые должны были быть отражены в бухгалтерском учете и отчетности, но не были в нем отражены;

      5. Стоимостная оценка. Необходимо:

• убедиться в том, что материалы отражены в учете и отчетности в правильной оценке: по фактической себестоимости или по рыночной стоимости, если она ниже фактической себестоимости;
• убедиться в том, что способ оценки материалов при их отпуске в производство или ином выбытии применяется в соответствии с принятой организацией учетной политикой;

      6. Измерение. Необходимо убедиться в том, что приобретение и выбытие материалов отражены в учете в правильной оценке и в соответствующем отчетном периоде;

      7. Представление и раскрытие. Необходимо:

• убедиться в том, что материалы правильно классифицированы в отчетности как сырье и материалы;
• убедиться в том, что операции с материалами отражены в бухгалтерском учете в соответствии с нормативными актами, регламентирующими порядок ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации;
• убедиться в том, что вся существенная информация о материалах раскрыта в отчетности.