Аудит расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Деловой Портал»

8. Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.96 г. №1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».

9. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.83 г. №105).

10. Письмо Минфина России от 27.07.92 г. №61 (ред. от 27.05.96 г.) «Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен».

11. Письмо Минфина России от 26.04.93 г. №52 (ред. от 1.08.94 г.) «О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках».

12. Альбом унифицированных форм первичной документации по учёту кассовых операций от 18 августа 1998 года №88.

     В связи с тем, что расчеты с  подответными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

     Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ и сумм социальных взносов, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

     Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации».

     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку. [1]

     Размер  суточных устанавливается Постановление Правительства РФ от 01.02.2011 N 43 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета». [9]

     Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

         1.  Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1 2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н. [8]

     2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

     •  приходный кассовый ордер (форма  КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

     •  расходный кассовый ордер (форма  КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

     • командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

     • авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

     3.  Утвержденный руководителем План  счетов бухгалтерского учета  – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Первичные документы  по расчетам с подотчетными лицами – авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. [5]

Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей  бухгалтерской отчетности, в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности».

Кроме того, аудитор  должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации. [7]

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения  в учете всех видов расчетов с  подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

-  проверка документального подтверждения расчетных операций;

-  контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

-  проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

-  проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

-  сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

В качестве аудиторских  доказательств используется следующая информационная база:

1. Учетные документы,  отражающие совершения хозяйственной  операции:

- авансовый отчет (форма № АО -1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;

- журнал регистрации авансовых отчетов,

- приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости  указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия  направления в командировку. [11]

- командировочное удостоверение (форма Т – 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание  подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а). [12]

Работником, прибывшим  из командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

- список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы,

- приказы об утверждении смет представительских расходов,

- сметы представительских расходов,

- главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,

- журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

2. Бухгалтерская  отчетность, подтверждающая суммы  сальдо по счетам расчетов: ФОРМА  №1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность);

3. Прочие документы,  отражающие законность совершения  расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др. 
 
 

1.2 План и программа аудиторской проверки

     Для качественного выполнения проверки в установленные сроки аудиторской  организации необходимо составить  план предстоящих работ.

     Планирование  аудита осуществляется с целью:

     - установить объем проверяемой  информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;

     - определить перечень аудиторских  процедур и методику их применения;

     - определить состав информации, которую  клиент должен предоставить для  установления возможности применения  выборочных методов контроля.

     Аудиторы  должны получить необходимую информацию на основе личных бесед с руководством и специалистами предприятия. А так же, осмотра производственных помещений и мест хранения ценностей, изучения бухгалтерской и статистической отчетности, учредительных и различных других внутренних документов, материалов проверок налоговых органов, службы внутреннего аудита и т. д. Такая информация обобщается в рабочем документе «Основная информация о клиенте». [13]

     На  этапе предварительного планирования осуществляется общее знакомство с системой внутреннего контроля. В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» в процессе такого ознакомления аудиторская организация получает общее представление о специфике и масштабах деятельности предприятия, системе его бухгалтерского учета, структуре службы внутреннего аудита и ее месте в системе управления, составе решаемых внутренними аудиторами задач, их профессионализме, регулярности и качестве проводимых ими проверок, принятых мерах по обеспечению сохранности имущества, надежности бухгалтерского учета и достоверности отчетности. [14, стр.128]

     Если  по результатам общего ознакомления будет сделан вывод о ненадежности системы внутреннего контроля, «низком» ее уровне, то полагаться на эту систему нецелесообразно. Наоборот, если, по мнению внешних аудиторов можно доверять системе внутреннего контроля предприятия, то им предстоит выполнить в дальнейшем первичную оценку надежности этой системы и подтвердить достоверность такой оценки на этапе выполнения аудиторских процедур по однородным группам хозяйственных операций.

     Затем формируется группа аудиторов и  распределяются обязанности и ответственность  между ними. В состав группы для проведения проверки включаются квалифицированные (старшие, ведущие) аттестованные аудиторы, назначаемые ответственными за выполнение отдельных разделов аудита, и аудиторы-ассистенты. Последние, как правило, не имеют аудиторских аттестатов и выполняют комплекс работ по сбору аудиторских доказательств, их документированию и анализу. При этом следует учитывать бюджет рабочего времени для каждого этапа аудита, предполагаемые сроки работы, количественный состав группы, должностной и квалификационный уровень членов группы. Указанные сведения обобщаются в рабочем документе «Состав аудиторской группы и распределение обязанностей внутри группы».