Аудит порядка проведения инвентаризации

     Количество  инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

     Инвентаризация  является не только важным общехозяйственным  мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно п.3 ст.6 Закона о бухгалтерском учете при формировании учетной политики помимо рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, правил документооборота, утверждается и порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.

     Необходимо  обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной/вещественной проверки).

     Основными целями инвентаризации являются:

     - выявление фактического наличия  имущества (как собственного, так  и не принадлежащего организации,  но числящегося в бухгалтерском  учете) в целях обеспечения  его сохранности, а также выявление  неучтенных объектов;

     - определение фактического количества  материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

     - сопоставление фактически полученных  данных о наличии имущества  в натуре с данными аналитического  и синтетического учета (выявление  излишков и недостач);

     - проверка полноты и правильности  отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния. В Законе о бухгалтерском учете подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

     - проверка соблюдения правил содержания  и эксплуатации основных средств,  использования нематериальных активов,  а также правил и условий  хранения товарно-материальных ценностей,  ценных бумаг, денежных средств.  Основу инвентаризации имущества  составляет полная или выборочная проверка наличия этих ценностей специально созданной комиссией.

     Это может быть постоянно действующая  инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

     В организационно-контрольные функции  постоянно действующей комиссии входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

     В течение года - в межинвентаризационный  период - в организациях с большой  номенклатурой учитываемых ценностей  могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

     Рабочие комиссии непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

     В каждом конкретном случае состав разовой  комиссии утверждается руководителем  организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

     Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка либо иные действия), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

     Вещественная  и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Существенное правило для всех инвентаризаций: отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результата инвентаризации недействительным.

     Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

     Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указываются  конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

     Данный  приказ регистрируют в Журнале учета  и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

     До  проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить  следующие факты:

     1) осуществляется ли охрана территории  организации, оборудованы ли помещения  пожарно-охранной сигнализацией;

     2) заключены ли фактически и  правильно ли оформлены договоры  о полной индивидуальной или  бригадной материальной ответственности  с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

     3) соответствуют ли должности материально-ответственных  лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

     4) созданы ли материально-ответственным  лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

     5) оснащены ли места хранения  материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

     6) существует ли контроль над  порядком вывоза ценностей из  организации и выдачей доверенностей на их получение;

     7) хранятся ли товарно-материальные  ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

     8) назначена ли приказом руководителя  постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

     Руководитель  организации должен обеспечить условия  для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные  сроки, предоставить работников, мерную тару и инвентарь для измерения, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

     Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.

     Материально-ответственное  лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все  приходные и расходные документы.

     Комиссия  проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

     - опломбирует помещения, в которых  находятся материальные ценности;

     - проверяет весы, мерную тару;

     - получает от материально ответственных  лиц отчет с документами, подтверждающими  движение товарно-материальных ценностей,  а также расписку в том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие в их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

     После осуществления всех необходимых  подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т.е. их вещественная и документальная проверки. 
 
 

3. Объекты инвентаризации

 

1. Инвентаризация  основных средств

 

     В соответствии с пунктом 3.1 Методических указаний до начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

     -    наличие и состояние инвентарных  карточек, инвентарных книг, описей  и других регистров аналитического  учета;

     -    наличие и состояние технических  паспортов или другой технической документации;

     -    наличие документов на основные  средства, сданные или принятые  организацией в аренду и на  хранение.

     При отсутствии последних необходимо обеспечить их получение или оформление.

     В случае обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах  бухгалтерского учета или технической документации в них следует внести необходимые исправления и уточнения.

     При инвентаризации основных средств комиссия осматривает объекты и указывает  в описях, составленных по форме  №ИНВ-1, полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности организации на указанные объекты, и документов, свидетельствующих о государственной регистрации этого права.

     В результате инвентаризации могут быть выявлены объекты, не принятые на учет, и объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют данные или указаны неверные сведения. Тогда комиссия должна включить в опись правильные показатели.

     Машины, оборудование и транспортные средства отражаются в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения и мощности.

     Однотипные  предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся также группами по наименованиям с указанием количества.

     Основные  средства, которые во время инвентаризации не находились на территории организации  инвентаризируются до момента их временного выбытия.

     На  основные средства, не пригодные к  эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись, в которой указывает  дату ввода в эксплуатацию и причины  непригодности (порча, полный износ).

     Основные  средства отражаются в описи по наименованиям  в соответствии с их прямым назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.