Аудит денежных средств

Проверка  соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе

В кассе  предприятий могут храниться  наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег  в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и  сферы деятельности, имеющим кассу  и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Лимит кассы пересматривается в начале каждого года. Для этого в банк представляется расчет по форме № 0408020, приведенной в Приложении 1 Положения  о правилах организации наличного  денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П. Эту же форму можно подать и  для увеличения лимита в течение  года, как правило, это требуется, если у организации существенно  выросла наличная выручка.

При наличии  у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в  кассе. После установления лимита остатка  кассы в одном из учреждений банка  предприятие направляет уведомление  об определенном ему лимите остатка  кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие  счета.

Организации обязаны сдавать в банк всю  денежную наличность сверх установленных  лимитов остатка наличных денег  в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Если  сумма наличных в кассе превышает  лимит, то деньги можно сдать непосредственно  в дневные или вечерние кассы  банков, а также инкассаторам (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного  решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40).По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в  кассе ни в одно из обслуживающих  учреждений банка, лимит остатка  кассы считается нулевым, а несданная  предприятием в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной.

К аудиторской  проверке должна быть представлена справка  банка об установлении лимита остатка  наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов  в кассе допускается лишь в  течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий  по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера – пять дней).

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы.

Аудит инкассированных денежных сумм

Наличные  деньги могут сдаваться предприятиями  на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих  операций по инкассации денежных средств  и других ценностей (п. 2.2 Положения  о правилах организации наличного  денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П).

Денежная  наличность, упакованная в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и  не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения  целости, может приниматься банком от организаций через инкассаторских работников банка (п. 2.1.10, 1.14 Положения  о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного  Центральным банком РФ 09.10.2002 № 199-П).

Кассир  организации к каждой сдаваемой  инкассаторам сумке с рублевой денежной наличностью выписывает препроводительную  ведомость (Приложение 8 к Положению  о порядке ведения кассовых операций). Первый экземпляр препроводительной  ведомости вкладывается в сумку; второй – накладная к сумке  – передается инкассатору при  получении им сумки; третий – копия  препроводительной ведомости –  остается у организации (п. 6.3.7 Положения  о порядке ведения кассовых операций).

В данном случае при пересчете вложенной  в сумку денежной наличности кассовым работником банка выявлен сомнительный денежный знак, что в соответствии с п. 2.3.6 Положения о порядке  ведения кассовых операций должно быть оформлено актом на лицевой стороне  препроводительной ведомости и  накладной к сумке за подписями  кассового и контролирующего  работников.

Суммы денежных средств, сданные в кредитную  организацию через службу инкассации, но не зачисленные на расчетный счет, числятся как денежные средства в  пути , что отражается по дебету счета 57 «Переводы в пути» и кредиту  счета 50 «касса». Данная бухгалтерская  запись производится до получения выписки  банка по расчетному счету на основании  расходного кассового ордера и третьего экземпляра препроводительной ведомости.

Сумма, не зачисленная на расчетный счет организации, в размере достоинства  изъятого банком банкнота признается недостачей ценностей и списывается  со счета 57 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», который  согласно Инструкции по применению Плана  счетов предназначен для обобщения  информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей  независимо от того, подлежат они отнесению  на счета учета затрат или взысканию  с виновных лиц.

Сумма реального ущерба от принятия кассиром поддельного банкнота в оплату за реализованные товары, возмещенного виновным лицом (кассиром), не считается  расходом в бухгалтерском учете  и для целей налогообложения  прибыли, поскольку не происходит уменьшения экономических выгод (не осуществляется затрат) организации (п. 2 ПБУ 10/99 «Расходы организаций», утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 06.05.1999 № 33н; с учетом группировки расходов по ст. 252 НК).

Проверка  соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин

При осуществлении  наличных денежных расчетов при оказании услуг организация в обязательном порядке применяет контрольно-кассовую технику (далее – ККТ), включенную в Государственный реестр (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники  при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт» 

Аудитору  необходимо учитывать, что организации  и индивидуальные предприниматели  в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и расчеты  с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг  населению при условии выдачи ими соответствующих бланков  строгой отчетности.

Порядок утверждения формы бланков строгой  отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливаются  Правительством РФ.

Следовательно, организация может иметь только одну главную кассу и в зависимости  от количества контрольно-кассовой техники  несколько операционных. Для каждого  объекта контрольно-кассовой техники  должна вестись отдельная книга  кассира-операциониста, в которой отражаются только данные по выручке, полученной через конкретную контрольно-кассовую машину .Фактическое количество ККМ должно соответствовать данным бухгалтерского учета. При проверке книги кассира-операциониста нужно обращать внимание на записи показателей счетчиков не только действующих машин, но и бездействующих, а также находящихся в запасе. Пристального внимания требуют показатели счетчиков, с которыми ККМ вышли из ремонта.

Аудит денежных документов в кассе

Находящиеся в кассе организации почтовые марки и другие денежные документы  учитываются в соответствии с  Инструкцией по применению Плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н, на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы». Денежные документы учитываются в сумме  фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Учет приобретения и расходования почтовых марок может  производиться на основании журнала  учета приема и выдачи денежных документов, который организации могут вести  в произвольной форме.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные  учетные документы , форма которых  не предусмотрена в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование  документа;

дату  составления документа;

наименование  организации, от имени которой составлен  документ;

содержание  хозяйственной операции;

измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

наименование  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные  подписи указанных лиц.

Следовательно, журнал учета приема и выдачи денежных документов, форма которого устанавливается  организацией, должен содержать вышеуказанные  реквизиты.

Операции  по выдаче денежных документов оформляются  записью в журнале учета приема и выдачи денежных документов. Первичные  документы, на основании которых  производятся бухгалтерские записи на субсчете 50-3, не отражаются в кассовой книге.

Ответственность руководства аудируемого лица за организацию учета кассовых операций

Руководство экономического субъекта несет ответственность  за разработку системы внутреннего  контроля. Аудитору надо убедиться, что  на проверяемом им экономическом  субъекте применяются процедуры внутреннего контроля.

Порядок ведения кассовых операций предусматривает  обязанности руководителей организаций:

1. оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. При этом хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается;
2. обеспечить ведение одной кассовой книги;
3. производить прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением с обязательным применением ККМ.

Наличие на предприятии утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут  выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи  руководителя предприятия или уполномоченного  лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор  может оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на аудируемое лицо в случае его проверки, и сопоставить их с определенным для данного участка проверки уровнем существенности и с финансовым результатом деятельности предприятия. Выявив существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, аудитор отражает их в рабочей документации в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 2 «Документирование аудита».Письменная информация (отчет) по результатам проведения аудита представляется аудитором руководству экономического субъекта в случае обязательного аудита. Промежуточную информацию можно передавать в устном или письменном виде в процессе аудиторской проверки. По итогам аудиторской проверки может быть подготовлен предварительный вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности. На предварительный вариант руководство экономического субъекта может подготовить письменный ответ. Аудиторская организация в окончательном варианте письменной информации должна дать оценку сделанным исправлениям, имеющим существенный характер.

В описательной части аудиторского отчета (письма руководству) должны быть изложены результаты проверки по следующим основным направлениям:

состояние системы внутреннего контроля;

состояние бухгалтерского учета и отчетности;