Автоматизация на предприятии общественного питания

Основные  задачи автоматизации ресторанов:

• Повышение прибыльности и снижение издержек предприятия;
• Контроль и оптимизация деятельности предприятия;
• Улучшение качества обслуживания посетителей;
• Предотвращение хищений и прочих злоупотреблений со стороны персонала;
• Увеличение производительности труда персонала;
• Поддержка маркетинговых мероприятий;
• Создание систем лояльности. Разнообразные системы скидок для постоянных клиентов;

 

    Необходимо  отметить, что частично эти задачи пересекаются. Однако в отличие от универсальных систем, ресторанные системы автоматизации, также, например, как системы для розничной торговли, являются узкоспециализированными, хотя и более распространёнными по числу внедрений, так как ресторанный бизнес является одним из самых массовых.

    Функционирование  предприятия общественного питания является более сложным, чем функционирование магазина розничной торговли, так как в первом присутствует процесс изготовления продаваемого товара, а также его непосредственное потребление покупателем на месте. 

    Автоматизируемые процессы

    В общем случае в ресторанном бизнесе  при помощи программно-аппаратных комплексов автоматизации подлежат следующие  процессы:

    Продажи — всё, что связано с обслуживанием  посетителей: приём заказа, отправка его на кухню, формирование счёта (пречека), расчет с посетителями, выдача фискального чека. Сюда же входят разнообразные механизмы обслуживания постоянных клиентов, маркетинговые акции (скидки, бонусы и т. п.). Если автоматизируется бар, то процесс производства напитков также входит в число операций обслуживания.

    Склад и логистика, бухгалтерский учёт. Автоматизируются складские операции — приход и расход продуктов, полуфабрикатов, инвентаризация.

    Управление  и контроль деятельности предприятия. Управление персоналом.

    Одной из задач внедрения автоматизированной системы в ресторане это обеспечение связи между залом и кухней. На протяжении многих лет эту функцию выполняла сервис-печать. В производственных цехах устанавливались принтеры, сначала матричные, которые при печати каждого заказа (марки) издавали специфический звук, позже термопринтеры с установленным на них звонком. Принтер сервис-печати вместе с самодельным приспособлением (гвоздь, вбитый в дощечку) прекрасно обеспечивали работу кухни. При всей своей простоте у этой технологии есть один минус - это отсутствие какой-либо обратной связи.

      Несколько лет назад был предложен  простейший вариант обратной  связи – технология контроля  заказов. На кухне устанавливается  дополнительное устройство - сканер, а на заказе (марке) печатается  дополнительно три штрих-кода, каждый из которых соответствует сообщениям: «заказ готов», «заказ отдан», «вызвать официанта». Таким образом, кухня получила возможность общаться с залом, фиксировать время готовности блюда и время его отпуска. Следовательно, появилась первая возможность анализировать её работу. Но использование данной технологии не всегда удобно, особенно при большой загрузке, ведь повар должен отложить свои дела, взять в руки сканер и поднести к соответствующему штрих-коду на заказе.

    Также снабдив всех официантов карманными ПК, можно добиться высокоскоростного режима оформления заказа и его мгновенной передачи в кухонный блок. Обратная связь поможет уточнить наличие продуктов для приготовления заказанного блюда и время приготовления. Кроме того, возможно уточнение наличия спиртного, согласно винной карте, какие-то замены ингредиентов по ходу заказа (клиент желает салат с оливковым маслом, а не с майонезом), и многое другое.

    Для оптимизации работы ресторана или  кафе необходимо качественное программное  обеспечение, созданное специально для определенной области бизнеса, например, можно купить R-keeper, полностью соответствующий целям и задачам современного бухучета, а также учитывающий нюансы и тонкости именно ресторанной сферы.

    Также могут помочь и упростить работу разнообразные карточки (скидочные, бонусные, ВИПовские), Pos-моноблок или терминал для расчетов, система вызова официанта - кнопка на столике или в кабинке, принтер для распечатки заказов, объединенный в единую систему с формированием окончательного чека, и многое другое.

    Автоматизация ресторанов является в чистом виде прикладной задачей. Поэтому успех  разработчиков систем зависит не только от умения программировать, но и от знания предметной области, то есть ресторанного бизнеса. Соответственно, лидирующее положение на рынке занимают компании, которые начали свои разработки более 10 лет назад и успели накопить обширный опыт работы с предприятиями общепита, отладить свои продукты до совершенства.

    На  современном рынке автоматизации  большинство систем имеют схожий функционал, однако не все они могут быть быстро переориентированы для обеспечения оптимальной работы на многопрофильных объектах. А сегодня довольно часто демократичные заведения утром и днем работают в режиме предприятий быстрого обслуживания, вечером в формате классического ресторана, а ночью в режиме ночного клуба. Такая многопрофильность особенно актуальна в условиях кризиса, когда наблюдается значительный спад посещаемости классических ресторанов, и приоритеты смещаются в сторону более демократических предприятий. Поэтому важным требованием к современным системам автоматизации является гибкость и универсальность в изменении режима работы.

    Таким образом, автоматизация и компьютеризация  предприятий общественного предприятия  выполняют ряд функций, упрощающих контроль и работу предприятия. Благодаря современным программам исчезает необходимость вести отчетность в виде регистрационных журналов, появляется возможность связи между залом и кухней, автоматизируются все процессы ресторана как по-отдельности, так и в совокупности.

 

3. Программные комплексы R-Keeper, TillyPad и iiko

 

Программный комплекс R-Keeper

Для более 24 000 ресторанов, кафе, предприятий быстрого обслуживания (FastFood) в 33 странах мира, внедрение программного продукта фирмы UCS системы R-Keeper – свершившийся факт.

 Сотрудники  этих предприятий уже не могут  представить без ресторанной  системы R-Keeper свое рабочее место,  ведь данная система существенным  образом облегчила выполнение  повседневных обязанностей, а также  управление рестораном, она позволяет решить множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе и ресторане.

Система R-Keeper - это мощный инструмент для  всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для владельцев и финансового менеджмента, т.е. для управления ресторанным бизнесом.

Функциональные  возможности

 Система  R-Keeper предназначена для организации  высокотехнологичного кассового  обслуживания ресторанов с любой  формой оплаты.

 Пропускная  способность системы позволяет использовать ее в крупных, максимально загруженных ресторанах.

 Для  небольших ресторанов в минимальной  конфигурации система может работать  на одной кассовой машине.

Наиболее  ощутимые результаты достигаются по следующим направлениям:

Максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов, что достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях.

Исключаются ошибки расчетов, поддерживается документальность операций на всех уровнях.

Наличие надежной системы защиты от несанкционированного доступа, использующей современные  средства идентификации и разделением  полномочий на программном уровне.

Осуществление статистических расчетов по продажам.

Создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве, расчету зарплаты персонала и т.д.

Часть программно-аппаратного комплекса, которая автоматизирует функции  обслуживания посетителей, называется «фронт-офисом» (front-office). Официант вводит заказ на POS-терминале с контактным экраном и интерфейсом, формируемым программой. Сформированный заказ сразу отправляется на кухню и распечатывается у повара в виде марки заказа со штрих-кодом. Когда блюда приготовлены, повар считывает сканером марку заказа, что служит сигналом готовности для официанта.

Счёт  предоставляется посетителю системой автоматизации в виде пречека  с подробной распечаткой всех блюд, услуг и с другой полезной информацией.

Бэк-офисом (back-office) принято называть рабочее место системы автоматизации, пользователю которого доступны все компоненты системы. Это рабочее место руководителя предприятия, управляющего, экономиста, кладовщика, менеджера, администратора, бухгалтера и других сотрудников офиса.

Так, например, автоматизация производства помогает шеф-повару формировать меню, прейскурант и т. д.. Калькулятору даёт возможность расчета стоимости блюд и их экономические показатели. При автоматизации склада и логистики становится значительно проще осуществлять функции менеджеров, ответственных за закупки, прием и хранение продуктов и полуфабрикатов.

Помимо  того, что бэк-офис позволяет менеджерам осуществлять операционное управление предприятием, управляющему становится доступна полная информацию, на основе которой он имеет возможность оценить экономическую эффективность своего заведения.

Для сотрудников  всех уровней, владельцев бизнеса, комплекс автоматизации предоставляет множество  возможностей, которые не просто облегчают  жизнь, а в принципе меняют стиль  работы. Основой всех систем автоматизации ресторанов является механизм отчётов, гибкость которого в значительной мере определяет эффективность системы для ресторатора. Вместе с тем, отчёты — не только средство контроля, но и инструмент сбора маркетинговой информации. 

Программный комплекс TillyPad

Комплекс  TillyPad — это система автоматизации, предназначенная для предприятий индустрии отдыха и развлечений.

 Цель  Комплекса TillyPad — упорядочить и автоматизировать деятельность предприятия, связав ее в единую высокотехнологичную сеть эффективных процессов. Такая организация работы позволяет снизить расходы компании и увеличить ее прибыль. Объединение процессов обслуживания посетителей, взаимодействия с персоналом и партнерами, распределения материальных и финансовых ресурсов, формирования отчетности и управления предприятием, автоматизация всех этих процессов — это уникальная основа для принятия эффективных управленческих решений. Управлять работой предприятия можно даже в удаленном режиме, например, будучи в командировке или отпуске.

Комплекс  предназначен для компаний, занятых  в сфере питания, отдыха, развлечений  и спорта, и спектр решаемых им задач  полностью учитывает специфику  таких предприятий. TillyPad позволяет автоматизировать процессы:

• обслуживания посетителей;
• управления предприятием;
• учета внутреннего движения средств;
• складского учета, калькуляции и производства;
• работы с партнерами;
• подготовки отчетности;
• взаимодействия с персоналом.

Комплекс  TillyPad позволяет значительно повысить эффективность работы компании. Его основные свойства, возможности и механизмы:

Единое  информационно-технологическое пространство TillyPad позволяет организовать управление ресурсами и движение информационных потоков на предприятии с применением общей бизнес-логики, работать с информацией любого компонента с любого рабочего места и в полной мере использовать принципы сквозного учета.

Работа  в режиме реального времени обеспечивает пользователям постоянный доступ к  актуальной информации с любого, в  том числе, и удаленного, рабочего места.

Специализированные  рабочие места обслуживания посетителей  значительно повышают качество сервиса.

Трехуровневая архитектура «Клиент — Сервер приложений — Сервер данных» —  самый современный и технологичный  подход к обработке информации. Такая  архитектура позволяет значительно уменьшить требования к вычислительным мощностям, объемам передаваемой информации, гарантирует целостность и непротиворечивость данных и обеспечивает дополнительную информационную безопасность.

Эргономичный  интерфейс и использование стандартных компонентов операционной системы гарантируют быстрое обучение персонала и простоту в работе.

Поддержка разных языков позволяет работать в  одной версии комплекса с русским  или английским интерфейсом, вести  документацию на двух языках и определять язык формирования документов производства.

Единый  подход к учету предоставляемых  посетителям продуктов и услуг  позволяет вести журналы бронирования, фиксировать факты обслуживания, составлять статистические таблицы.

Механизм  балансов позволяет устанавливать индивидуальные правила работы с постоянными посетителями и партнерами, контролировать состояние взаиморасчетов, планировать и осуществлять хозяйственное управление предприятием.