Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организаций

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые  должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых  данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.

Поисковые данные указываются  рядом с аннотацией документов, и  заключается в круглые скобки.  

5.2 Справочный аппарат  к обзору  

Рассмотрим вторую часть обзоров документов – справочный аппарат.

На титульном листе  обзора архивного фонда после  названия архива указывается тип  справочника – обзор фонда, номер  фонда, крайние даты документов, год  издания или год составления  обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.

В предисловии к  тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователя показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

Заключение 

Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учет документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными  документами. Это, прежде всего Положения  об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за  наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Основу НСА архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

Основные усилия сектора НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.

Список  литературы  

1.                   Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Метод. рекомендации. – М., 1994.

2.                    Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

3.                   Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. – М., 1994.

4.                   Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. – М., 1981.

5.                   организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1987.

6.                   Гост. Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

7.                   Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории. – 1973. - № 8.

8.                   Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003

9.  Бакалинская Г.Г. О пересмотре  отраслевого состава источников комплектования АФ РФ. – М., 2004

10.     Банасюкевич В.Д.  Формирование Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2003

11.     Крайская З.В.  Архивоведение. – М., 2004

12.     Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002

13.     Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2004

14.        Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003

15.        Дифференцированный подход к описанию документов. Методичсекие рекомендации. – М., 1969. – Вып. 1.