Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организаций

 Первый раздел - история  фондообразователя, (в хронологической  последовательности) содержит следующие сведения:

1.      даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации  организации;

2.      крайние даты деятельности  организации;

3.      изменения в названии и деятельности  организации;

4.      задачи и функции  организации и их изменения;

5.      масштаб деятельности организации и ее место  в системе государственного аппарата, отрасли;

6.      структура организации и ее изменения  (с указанием дат).

Второй раздел-история  фонда, содержит следующие сведения:

1.      Количество дел в фонде и крайние даты  дел фонда;

2.      состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

3.                 время поступления фонда в архив  организации;

4.      степень сохранности документов;

5.      изменения в составе и объеме документов фонда;

6.      указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный  государственным  архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

1. основные виды  документов;

2. указывают на  особенности документирования в  данной организации;

3. дают общие сведения  об использовании документов (основное  содержание и   количество справок социально-правового характера,  подбора и выдачи документов  в структурные  подразделения, и т. п.

Справку печатают на общем бланке организации в 4-х  экземплярах (3 экземпляра предназначены  для государственного   архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел. 

2.1 Система научно-справочного  аппарата к архивным  документам 

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Глава 3 Классификация архивной документации  

Проблема классификации  архивной документной информации –  это стержневая проблема современной  организации архивного информационного  пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение  организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах  объективной действительности и  мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.  

Различные сообщения  о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной  документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники  существуют во всех государственных  архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники  создаются с учетом специфики  документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:

1)                взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2)                неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

3)                преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если описание и  каталогизация фонда проведены  в соответствии с принципом взаимосвязи  и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с  описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип  очень важен для организации  поисковой работы. Он означает, что  к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных  и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы  НСА. Система НСА структурного подразделения  на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

1.                 на справочники по учету;

2.                 справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень  системы основан на иерархии классов  справочников к следующим комплексам архивных документов:

1.                 АФ РФ в целом;

2.                 сети архивов;

3.                 архиву;

4.                 фонду;

5.                 делу или отдельному документу.

В соответствии с  таким делением можно назвать  наиболее распространенные справочники  и справочные комплексы к архивным документам.

1. АФ РФ:

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее  на его основе автоматизированная система НТИ.

2. Группа архивов  отдельного региона:

фондовой каталог  субъекта РФ или муниципального образования.

3. Архив:

путеводитель или  краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

описи;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива;

4. Фонд:

лист фонда;

опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели;

5. Отдельное дело  или отдельный документ:

тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и указательные;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);

внутирфондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике  «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего  оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

1.                Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2.                Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив  - фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.

3.                Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.

4.                Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов  учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

1)           удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;

2)                                ориентироваться в основном на тематический поиск информации;

3)                                быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;

4)                                иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;

5)                                отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6)                                развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

Единство описания документов, которое достигается  единством методики составления  справочника.

В настоящее время  создание и усовершенствование НСА  в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Зависимости от информативности  архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда  при этом понимают различную степень  информативности материалов этого  фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории. 

Более упрощенной НСА  создается к фондам II и III категории. 

3.1 Распределение дел  в соответствии  со схемой классификации 

Может проводиться  двумя способами: непосредственной группировке и расположения дел  в соответствии со схемой классификации или карточным способом.