Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организаций

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета  Архивного фонда РФ   называется единица измерения количества документов.

Единицами учета  Архивного фонда РФ являются:

v               архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

v               единица хранения;

v               отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда  и 3 333 104 единицы хранения. 

Организация учета документов Архивного Фонда  Российской Федерации

Государственному  учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений  организаций, хранящих документы (ведомственных  архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила  учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда  РФ, зарегистрированном Министерством  юстиции  8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей  возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается  документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы  делятся на внутренние и централизованного  государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.    

1.3 Составление учетных  документов в архиве 

Внутренние учетные  документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

К внутренним учетным  документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. 

Книга поступлений  предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.        

 В книгу поступлений  в хронологической последовательности  заносятся все поступления независимо  от того, является поступление  первичным или вторичным. При  ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: стадчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а  также годы.

Если поступила  россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной  описи, а если ее нет, то на основании  хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере их поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя  и официально принятое сокращенное  название.

Если название фондообразователя  менялось, то указывается его последнее  наименование. Главная цель списков фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда  из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его  переименованиями и номере архивного  фонда, количестве, хронологических  границах и составе документов фонда  и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.        

 Лист фонда  состоит из трех основных разделов:

1)     сведения о переименованиях фондообразователя;

2)     сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)     сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для  описанных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи  может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов – только количество единиц хранения.

По листу фонда  присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи  выбывают из архива, то ее номер не присваивается  другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда –  комплекс документов, отражающих историю  архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов  к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др. 

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие  сведения:

v               о дате создания учреждения;

v          подчиненности;

v          реорганизации;

v          условиях хранения материалов;

v          видов научно-технической обработки материалов.        

 Каждому делу  фонда присваивается номер фонда  и его название. Дела фондов  хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении  и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включается в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся  в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного  государственного учета. Документы  централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном  архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который  оставляется архивами учреждений в  зависимости от состава документов. В него включается данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей  и состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем:

v               архивные материалы;

v               страховой фонд копий;

v               научно-справочный аппарат;

v               условия хранения документов.         

 Карточка фонда  служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда  составляются только в государственных  архивах и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Сведения об изменении  в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Росархив.

В государственном  архиве на основе поступивших паспортов  архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций – источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

всего по профилю  архива;

негосударственных организаций;

государственных организаций;

а также о наличии  в архивах учреждений номенклатур  дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.

Движение документов централизованного учета в государственных  архивах, музеях и библиотеках, в  архивах учреждений и отраслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации последовательно представлено в графическом варианте

Глава 2 Научно-справочный аппарат  к документам архива 

Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают  в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы  архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и  предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке  карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу  для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового  характера.

Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

Такая преемственность  облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.

Особое место среди  архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при  первом поступлении документов фонда  в архив организации. В последующем  по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

Историческую справку  составляет и  подписывает заведующий  архивом. В организациях с небольшим объемом  дел, образующихся за год, историческую справку  можно заменить предисловием к описи  дел постоянного хранения.

Историческая  справка состоит  из трех разделов:

1.      истории фондообразователя;

2.      истории фонда;

3.      характеристики документов фонда.