Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организаций

 
 
 
  

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ  

Курсовая  работа

по  дисциплине «Архивоведение»

 
 
 

Выполнила:

Студентка III курса, гр. 646

Н.Ю. Никитенко

Руководитель:

Преподаватель ТЭПК

Н.В. Жульева 

Томск – 2006

Содержание 

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1 Учетные документы  архива……………………………………………4

1.1      Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5

1.2      Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6

1.3      Составление учетных документов в архиве………………………….…...7

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10

2.1       Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11

Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12

3.1       Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15

3.2       Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15

3.3       Составление собственно архивной описи дел……………………….….16

3.4       Составление справочного аппарата к описи……………………….……17

Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19

4.1       Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19

4.2       Справочный аппарат к путеводителю…………………………..………..21

Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники……………...23

5.1       Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23

5.2       Справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...24

Заключение………………………………………………………………….…...25

Список литературы……………………………………………………….……..26

Введение 

Все хранящиеся в  архиве документы (в том числе  непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

1.                 обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2.                 для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3.                 для наиболее эффективного использования документов. 

При наличии в  архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко  отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации  учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:  

1.      книга учета поступления и выбытия документов;

2.      список фондов;

3.      листы фондов;

4.      описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу  и содержанию документов архива организации  включают:

1.     описи дел;

2.     номенклатуры дел;

3.     картотеки;

4.     исторические справки.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного  аппарата связаны между собой  поисковыми данными документов. Эти  данные закреплены описями дел. К  ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

Глава 1 Учетные документы  архива 

К группе учетных  документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.

В книге учета  поступлений и выбытии документов делают отметки о каждом текущем  поступлении (выбытии) дел и изменений в составе фондов в архиве.

Изменение объема дел  могут быть связаны, прежде всего, с  приемом дел от структурных  подразделений.

Стандартная ситуация в архивах организации состоит  в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Изменения объемов  дел в сторону уменьшения могут  быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив.

Сведения, заносимые  в книгу учета поступлений  и выбытия документов, служат основой  для составления листов фондов.

Учет поступления  и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.

Список фондов служит для суммарного учета фондов и  присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранит два или более  фондов.

Описи дел служат для поединичного и суммарного учета  дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный  учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера.

Итоги суммарного учета  отражают в итоговой  записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.

Например:

Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании акта о выделении  к уничтожению дел от 26.08.98 № 3.

В описи в графе  «Примечание» напротив каждого выбывшего  дела пишут или проставляют штамп  «Выбывало».

Описи структурных  подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами  переданных дел до тех пор, пока дела не будут учтены в годовых разделах описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве,  если архив хранит один фонд.

Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.

В графе «Название  фонда» указывают в  хронологической  последовательности все названия  и  подведомственность организации  фондообразователя  с момента возникновения  вне зависимости  от наличия документов   за этот период. Далее все  изменения в названиях и подведомственности  вносят по мере поступления документов в архив.

Сведения о поступлении  или выбытии  дел вписывают в лист фонда только на основании  тех или иных документов,

Документы, сообщающие о поступлении или выбытии  дел:

1. описи  дел структурных подразделений;

2. описи дел постоянного  хранения;

3. описи дел по  личному составу;

4. описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

5. акты приема-передачи дел в государственный архив;

6. акта о выделении  дел к уничтожению;

7. акта о необнаружении  дел, пути поиска которых исчерпаны;

8. акта о неисправимом  повреждении дел;

9. акта проверки  наличия и состояния дел.

Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают в дело фонда. На старом  и новом листах делают отметку ”Лист пересоставлен” с датой пересоставления (в правом верхнем углу).

Лист фонда может  иметь лист-продолжение, в правом верхнем углу  которого пишут “продолжение фонда №, лист 2” и т.д. Листы хранят в порядке их номеров в папке с клапанами (не подшивая).

Архив любой организации  на каждый фонд должен иметь дело фонда.

В дело фонда помещают:

1. историческую справку;

2. старые листы фонда;

3. акты передачи  или приема дел в архив;

4. акты о выделении  документов и дел к уничтожению;

5. акты о неисправимых  повреждениях дел;

6. акты о проведениях  проверок наличия дел;

7. методические пособия  по обработке дел фонда и  др.

Документы в деле фонда располагают в хронологической последовательности. Листы документов нумеруют.

Акты, фиксирующие  изменения в составе  и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы архива.

1.1Учет  и обеспечение  сохранности документов архивного фонда Российской Федерации  

Архивист как хранитель  фондов должен знать вверенное ему  документальное богатство с точностью  до каждого дела. Обществу же в целом  необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление  их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчета количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного  государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом  субъектов федерации;

составление в органах  управления архивным делом  сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный  государственный учет документов –  это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных  документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих  принципов:

централизации учета  – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы  государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

унификации учета  – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с  ними (единство учетных документов);

динамичности учета  – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

полноты и достоверности  государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.