Систематизація документації

При класифікації документів, як правило, використовуються кілька ознак і завжди враховується експертна. Ознаки групування документів відображаються в заголовку справи. Наприклад:

Накази директора школи за 2003 р. (номінальна, і авторська, хронологічна ознаки); Заяви співробітників« підприємства „ Оранта " м. Суми на графік літніх відпусток) (номінальна, географічна, предметно-запитальна ознаки).

Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб'єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Основна вимога, що ставиться до номенклатури, - охоплення всіх документів, що отримуються та створюються в процесі діяльності суб'єкта. Працівник документаційної служби за допомогою номенклатури справ повинен знайти місце для будь-якого документа суб'єкта. Загальні вимоги до номенклатур справ викладені в основних нормативних документах з організації діловодства та архівної справи: ДСДЗУ та Загальних правилах роботи відомчих архівів.

Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб'єкта), зразкова та типова. В номенклатурі справ великих суб'єктів виділяють номенклатури структурних підрозділів та номенклатуру справ всього суб'єкта, в якому зведені номенклатури структурних підрозділів.

Складання номенклатури справ - досить складна робота, що вимагає високої професіональної кваліфікації. Оскільки існує велика кількість однорідних за характером діяльності суб'єктів, в яких поширена однотипна документація (наприклад, школи, лікарні, дитячі садки та ін.), недоцільно для кожного суб'єкта складати номенклатуру справ кожного разу спочатку, тому значного поширення в останнє десятиріччя набули типові та зразкові номенклатури справ.

Типова номенклатура с п р а в встановлює типовий склад справ, що заводяться в діловодстві визначеної категорії суб'єктів, єдину індексацію цих справ у галузі (системі) та є її нормативним документом.

Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві суб'єктів, на які вона поширюється, з зазначенням їх індексів і має рекомендаційний характер.

Типові та зразкові номенклатури справ дозволяють встановити систему формування справ, уніфікувати заголовки справ однорідних документів, встановити для них єдині терміни зберігання. Розробляють такі номенклатури справ документаційні служби та архіви центральних відомств для своєї системи підвідомчих суб'єктів. Вони схвалюються Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертними комісіями (ЕК) суб'єкта, обов'язково розглядаються експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідного органу, погоджуються з ним, а потім затверджуються керівниками.

Кожний суб'єкт зобов'язаний мати свою конкретну номенклатуру справ. За наявності типової або зразкової номенклатури справ конкретна номенклатура складається на їх основі. При цьому заголовки справ можуть бути конкретизовані з урахуванням специфіки даного суб'єкта. Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться в конкретну номенклатуру справ без змін.

При формулюванні заголовків справ, які входять в номенклатуру, враховується вимога чіткості та точності, оскільки за заголовком справи надалі йде пошук потрібного документа. Починається заголовок з визначення роду справи, що заводиться (листування, справа, документи), або виду документа (накази, протоколи, плани, звітуй), потім уточнюється автор, питання, кореспондент та період, за який відкладаються документи.

Заголовки справ у номенклатурі розміщуються у визначеній послідовності, з урахуванням важливості документів та їх взаємозв'язку. Нормативно-методичні матеріали зі складання номенклатури справ рекомендують спочатку розміщувати в ній справи з організаційно-розпорядчими документами директивних та вищих органів, потім - справи з організаційною документацією (статути, положення), далі - справи з організаційно-розпорядчими документами самого суб'єкта (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ розміщують справи з планово-обліковими документами (річні, квартальні, місячні) та листування.

Номенклатура справ структурного підрозділу після редагування та узгодження з архівом суб'єкта погоджується з експертною комісією та візується керівником структурного підрозділу. На підставі номенклатур справ структурних підрозділів документаційна служба суб'єкта складає єдину номенклатуру справ об'єктів, розділами (рубриками) якої будуть назви структурних підрозділів, розміщені відповідно до затвердженої структури та штатного розкладу суб'єкта. Першим розділом обов'язково ставиться служба документаційного забезпечення (канцелярія), а суспільні установи йдуть в кінці номенклатури справ після структурних підрозділів. Розміщення розділів і справ в номенклатурі закріплює індексація справ-умовне позначення кожної справи. В невеликому суб'єкті індекс справи буде складатися з його порядкового номера за номенклатурою. У зведеній номенклатурі індекс кожної справи більш складний і складається з визначення структурного підрозділу і порядкового номера заголовка справи в межах структурного підрозділу. Для однорідних справ в межах різних структурних підрозділів встановлюють однакові індекси, що підвищує оперативність пошуку документів. Під одним і тим же індексом щороку вносяться в номенклатуру перехідні справи. Індекс позначається арабськими цифрами.

Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, наведеною в "Основних правилах роботи відомчих архівів та ДСДЗУ". В першій графі проставляється індекс справи. В кінці кожного розділу слід залишити резервні порядкові номери для заведення справ, не передбачених раніше. В другу графу вносяться назви заголовків справ. В третій графі вказується кількість томів кожної справи, оскільки впродовж року під однією назвою у випадку великої кількості документів може бути сформовано декілька томів. В четвертій графі зазначається термін зберігання документа з визначенням номера статті переліку документальних матеріалів (типового або відомчого). Остання, п'ята графа "Примітка", служить для повідомлень про знищення справ, передачу в архів, про незавершені справи, що переходять на наступний рік, та ін.

Номенклатура справ суб'єкта розглядається та погоджується ЕК цього суб'єкта, візується завідуючим відомчим архівом, узгоджується з державним архівом, куди надходять документи на державне зберігання, та на завершальному етапі затверджується керівником суб'єкта.

Якщо суб'єкт не здає документи на державне зберігання, його номенклатура справ повинна узгоджуватися з ЕК вищого об'єкта.

Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання суб'єкта не змінюються, номенклатура може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак не менше одного разу за п'ять років вона підлягає перескладанню та погодженню заново.

В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ.

Систематизація документів є ключовим етапом у багатьох процесах, пов'язаних з архівацією документів і діловодством. Перш за все, систематизація документів необхідна під час проведення оптимізації документообігу, під час створення архівів, як матеріальних (паперових), так і електронних, створення різних баз даних.

Найчастіше після заснування або відкриття будь-якої організації, під час становлення її діяльності, коли обсяги виробництва ще не дуже великі, проблеми систематизації документів практично не приділяється уваги. Поки документація фірми займає не дуже багато місця, а місцезнаходження тих чи інших папок співробітники легко запам'ятовують, поки на організацію не обрушується шквал перевірок і різних запитів, рідкісний керівник замислюється про способи зберігання документів. Але в один прекрасний момент маса неструктурованої документації стає критичною. І тоді доводиться задуматися про створення зручного, функціонального архіву. Першим кроком на шляху створення архіву, звичайно ж, є систематизація документів.

Систематизація документів дозволить структурувати всю наявну у  організаціїї документацію по розділах, для кожного документа знайде «своє місце». У будь-якій організації систематизація документів повинна проводитися відповідно до індивідуальних особливостей діяльності цієї організаціїї. Розподіл документів може відбуватися за предметним, хронологічним, типологічному та іншим принципам, але в будь-якому випадку результатом проведення будь-якого виду систематизації документів стає швидкий і зручний пошук інформації. В електронних архівах і різних базах даних систематизація документів відбувається автоматично. Однак, якщо  організація або установа знаходиться тільки на початку шляху створення цифрових сховищ, то ручна систематизація документів, які необхідно оцифрувати, буде також обов'язкова.

Безумовно, систематизація документів тривалий процес, що вимагає від виконавців граничної концентрації уваги, а також спеціальних знань. Саме тому проведення систематизації документів  фірми найкраще доручити фахівцям-архіваріуса.

  Діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.

Теорією і практикою діловодства та архівної справи виділені ознаки групування документів в первинні комплекси-справи. В спеціальній літературі вказані такі ознаки: номінальна, предметно-питальна, авторська, кореспондентська, географічна, хронологічна, експертна.

Номінальна ознака передбачає групування в одну справу документів одного виду: наказів, протоколів, актів та ін.

Предметно-питальна ознака -це об'єднання в одну справу документів з одного питання. Наприклад:

Судові справи, або документи про відшкодування s » моральних збитків.

Авторська ознака передбачає, що в справу збираються документи одного автора (комісії, суб'єкта, особи).

Кореспондентська ознака досить помітно виражена, коли формується листування з певним кореспондентом. Наприклад:

Листування з Центральною міською бібліотекою про надходження нових періодичних видань.

Практика роботи суб'єктів показує, що буває зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів, що перебувають на визначеній території (край, область, район). Таке групування справи ведеться за географічною ознакою. Наприклад:

Листування з університетами м. Києва про проведення \ « олімпіад.

Хронологічна ознака виступає на перший план, коли важливе посилання на тимчасові параметри документів в справі. Наприклад:

Звіт про відвантаження товарів за березень.

Крім того, при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів -експертна ознака, оскільки документи з постійним терміном зберігання (більше 10 років) та тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу.

При класифікації документів, як правило, використовуються кілька ознак і завжди враховується експертна. Ознаки групування документів відображаються в заголовку справи. Наприклад:

Накази директора школи за 2003 р. (номінальна, і авторська, хронологічна ознаки); Заяви співробітників« підприємства „ Оранта " м. Суми на графік літніх відпусток) (номінальна, географічна, предметно-запитальна ознаки).

Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб'єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Основна вимога, що ставиться до номенклатури, - охоплення всіх документів, що отримуються та створюються в процесі діяльності суб'єкта. Працівник документаційної служби за допомогою номенклатури справ повинен знайти місце для будь-якого документа суб'єкта. Загальні вимоги до номенклатур справ викладені в основних нормативних документах з організації діловодства та архівної справи: ДСДЗУ та Загальних правилах роботи відомчих архівів.

Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб'єкта), зразкова та типова. В номенклатурі справ великих суб'єктів виділяють номенклатури структурних підрозділів та номенклатуру справ всього суб'єкта, в якому зведені номенклатури структурних підрозділів.

Складання номенклатури справ - досить складна робота, що вимагає високої професіональної кваліфікації. Оскільки існує велика кількість однорідних за характером діяльності суб'єктів, в яких поширена однотипна документація (наприклад, школи, лікарні, дитячі садки та ін.), недоцільно для кожного суб'єкта складати номенклатуру справ кожного разу спочатку, тому значного поширення в останнє десятиріччя набули типові та зразкові номенклатури справ.

Типова номенклатура с п р а в встановлює типовий склад справ, що заводяться в діловодстві визначеної категорії суб'єктів, єдину індексацію цих справ у галузі (системі) та є її нормативним документом.

Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві суб'єктів, на які вона поширюється, з зазначенням їх індексів і має рекомендаційний характер.

Типові та зразкові номенклатури справ дозволяють встановити систему формування справ, уніфікувати заголовки справ однорідних документів, встановити для них єдині терміни зберігання. Розробляють такі номенклатури справ документаційні служби та архіви центральних відомств для своєї системи підвідомчих суб'єктів. Вони схвалюються Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертними комісіями (ЕК) суб'єкта, обов'язково розглядаються експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідного органу, погоджуються з ним, а потім затверджуються керівниками.

Кожний суб'єкт зобов'язаний мати свою конкретну номенклатуру справ. За наявності типової або зразкової номенклатури справ конкретна номенклатура складається на їх основі. При цьому заголовки справ можуть бути конкретизовані з урахуванням специфіки даного суб'єкта. Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться в конкретну номенклатуру справ без змін.