Систематизація документації

"1961.04.12" 12 квітня 1961 року; "18" XVIII ст.; "321" Весна.

Визначники мови (лінгвістичні) використовують, коли є потреба визначити мову, якою видано документ. Найчастіше ними користуються у документознавчій роботі:

=40 Французька мова; 57=40 Література з біології, видана французькою мовою.

Визначники народів (етнічні) дуже схожі на лінгвістичні і використовуються у відділах гуманітарних наук: (=20) Англійці.

Визначники з дефісом дають змогу показати матеріали або компоненти, з яких зроблені предмети, вироби (-03), або окремі професії, кадри, особи (- 05). Наприклад, 621-05 Машинобудівники.

Спеціальні визначники в УДК поділяються на три види: визначники, що приєднуються до індексів основної таблиці за допомогою знаків дефіс (-), крапка нуль (.0) і апостроф ('). Перші мають більш загальний характер, найчастіше використовуються у відділі техніки; другі і треті — більш обмежені у використанні.

Таблиці визначників розроблені дуже детально, вони мають тисячі ділень. Завдяки цьому значно зменшується обсяг основної таблиці, збільшується точність відображення ознак документів і таким чином підвищуються оперативність і точність пошуку.

ДРУГИЙ РОЗДІЛ:

Методика систематизації документів

Систематизація документів. Складання номенклатур справ

Документи відносяться до певної справи та систематизуються у ній.

Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; зберігання документів. Формування справ повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. Може бути централізоване та децентралізоване формування справ.

Назва справ повинна відповідати фактичному складу та змісту документів у них.

До справи підшивають тільки виконанні документи (оригінал чи завірені копії), що оформлені згідно вимог ДСТУ.

Документи постійного зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали та копії, річні, квартальні, місячні плани та звіти та інше). До справи групують документи одного діловодчого року. Виключення складають:

-справи, що переходять на судові справи;

-особова документація, що формується на протязі всього

-періоду роботи цього лиця в установі;

-учбова документація, що утворюється в учбових закладах;

-документи постійних комісій.

Додатки великого обсягу підшивають в окремі справи; невеликі додати додаються до документів, до яких вони відносяться. Окремо групують екземпляри документів, що розмноженні масовим тиражем (обзори, сводки та інше), що отримуються для інформації із інших підприємств, деякі керівні (рахунки, наряди) документи.

У справі має бути не більш як 250 листів (30-40мм).

При великій кількості документів з них формують самостійні справи з вузьких питань чи за хронологією.

Документи у середні справ можна розмістити: з питань, з

хронологічного, алфавітного, нумераційного принципу.

Частіше всього використовують логічно-запитний спосіб, тобто документи розміщуються у справі згідно логічної послідовності рішення того чи іншого питання.

За алфавітною систематизацією використовують прізвища їх авторів, назви установ - кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць, об'єктів і тому подібне.

У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні і так далі).

Систематизація окремих категорій документів

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому складу формують окремо.

Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення колегії та документи до засідання колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше).

Доручення вищих організацій групують у справи за направленостями діяльності. У середині справи документи розміщують у хронологічній послідовності.

Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом.

Документи в особових справах розміщують у такій послідовності: внутрішній опис документів; заява про приймання на роботу; анкета; листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту", витяг з наказів про призначення, переміщення, звільнення.

Копії наказів про стягнення, заохочення - до особової справи не

заносяться, а записуються у доповнення до особового шістка.

Лицьові рахунки робітників та службовців групують в окремі справи у межах року та розміщують за алфавітом.

Претензії   клієнтів   розміщують   у   хронологічному   чи   в алфавітному порядку.

Листування формують у справи за період календарного року та систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Хронологія за ініціативними документами.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам - з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта - замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, кому видана, дата її повернення.

Номенклатура справ буває трьох видів:

1.   Типова - передбачає індексацію справ у галузі та є

нормативним документом для державних організацій.

2.   Конкретна - складається на підставі типової, причому

заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням

специфіки даної організації.

3.   Примірка - встановлює приблизний склад справ, що носить

рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у

нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у

приватних структурах.

Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності.

Наприклад: 1.     Справи       з       організаційно-розпорядчою       документацією

вищестоящих органів (Постанови Верховної Ради).

2.     Справи       з       організаційно-розпорядчою       документацією підприємства (Статут, Положення і так далі).

3.     Розпорядча      документація      по      підприємству      (накази, розпорядження).

4.     Планово-звітні документи (річні, місячні, недільні).

5.     Листування.

Кожна організація незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну).

Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації.

НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів.

Індивідуальний НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки.

Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності:

-    назва  виду  справи  (листування,  журнал і  так далі) чи виду документів (протоколи, накази...);

-   назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа;

-    короткий зміст документів справи;

-   назва території, з якою пов'язаний зміст документів справи;

-   дати (період) справи;

-   вказівка та копійність документів.

У заголовках справ, що містять документи не пов'язані послідовністю діловодства застосовується термін "документи".

Наприклад: Документи про проведення міжгалузевих виставок (плани, характеристика експонатів...).

Документи до протоколів засідання колегії міністерства.

Листування з "Хмельницькгазом" про постачання газу.

Індексація справ

Індекс справи структурного підрозділу з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номеру в межах підрозділу.

У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою.

Першою - група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група ОРД установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами).

Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року.

Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий).

Графа 5- переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ.

У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство.

Порядок складання та затвердження в установі НС

НС структурного підрозділу складається у 3-х примірниках на кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи.

1-й- зберігається в структурному підрозділі;

2-й- передається в канцелярію установи;

5-й- використовується для формування справ і пошуку документів.

НС структурних підрозділів зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи.

Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту...

Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розмішуються за ступенем важливості: планування, фінансування і так далі.

До НС включають не закінчені справи, що наділити від інших установ.

Справи питань, вирішення яких триває більше одного року

(перехідні)   вносять  до   НС   кожного   року  протягом  терміну  їх. вирішення.

Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше.

Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи.

Зведена НС (ЗНС) складається з 5-ти примірників:

1-й- в канцелярії;

2-й- до архіву установи;

3-й- направляється до відповідної державної архівної установи;

4-й- у поточній роботі канцелярії;

5-й- структурним підрозділам для роботи.

ЗНС як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-грудень) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом.

Повторному перегляду і затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи.

Остання графа "Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів.

У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.

Будь систематизація документів - від організації повного довідкового апарату архівного фонду до простої сортування документів по даті в підрозділі компанії - спрямована на зменшення часу пошуку і підвищення доступності документів, а також вирішення інших завдань. Одна з задач сортування документів - це забезпечення їх збереження, тобто виділення серед матеріалів фонду тих, які призначаються для використання особливих заходів по зберіганню і обробці.

Систематизація документів, що підлягають тривалому або безстрокового зберігання, передбачає наступні властивості:

- Сумісність з іншими системами класифікації документів, тобто відсутність протиріч із основним довідковим апаратом архіву.

- Активне використання метаданих, які зберігаються в різних частинах інформаційної системи архіву, тобто систематизація за зовнішніми даними про документ і носії.

- Цілісність інформації про об'єкт, то є можливість побудова єдиної зведення про нього.

Подібна схема дозволяє отримати два важливих переваги:

- Принципову можливість відновлення бази знань (систематизації документів в довідковому апараті архіву) на підставі бази даних в цифровому або фізичному вигляді.

- Відсутність необхідності надлишкових звернень до документів на тривалому або постійному зберіганні: робота з цифровими або фізичними копіями. Наприклад, можливо не проводити консерваційні обробку документів, що підлягають скануванню до проведення цього процесу, істотно виграючи як в їх збереження, так і в оптимізації процесів роботи архіву.

Таким чином, одне із завдань основного процесу систематизації документів архіву, підготовлюваного для копіювання або переведення в цифрову форму - це класифікація документів, що підлягають консервації без змін, мікрофільмування або сканування, а також введення сортування за типом заходів, які вживаються для забезпечення зберігання носія. Використання різних алгоритмів оцінки, розроблених для різноманітних типів документів, дозволяє виконати систематизацію фонду і тим самим підвищити рівень збереження як самих документів, так і інформації, що міститься в них.