Систематизація документації

Для забезпечення правильного формування та обліку справ підприємства повинна

складатися номенклатура справ.

Номенклатура - це систематизований перелік заголовків справ із зазначенням

термінів зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ

включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства., крім

технічної документації та друкованих видань.

Номенклатура справ підприємства розробляється фахівцем, відповідальним за

організацію роботи з документами.

Номенклатура справ складається за встановленою формою (додаток 2) та

включає реквізити: найменування підприємства; найменування виду документ;

дату, індекс, місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст;

підпис; гриф узгодження (схвалення).

Змістовна частина номенклатури справ являє собою таблицю з п'яти

граф: індекси справ, заголовки справ, кількостей справ (томів, частин), і № статті

за переліком, примітки.

Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається

важливістю документів, що входять в справу. На початку розташовуються заголовки справ,

містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять

планові та звітні документи, потім інші заголовки в порядку убування

термінів зберігання документів.

При складанні заголовків справ слід враховувати що: заголовок повинен

повністю відповідати смисловому змісту документів, группіруемих в

даній справі; заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим; заголовки

типу: "Загальна листування", "Різні документи" і т.п. не допускаються.

Заголовки справ у процесі їх формування можуть уточнюватися.

Склад заголовка справ утворює такі елементи:

• назва виду (листування, журнал) або різновиду документів (накази,

вказівки, протоколи і т.д.)

• назва підприємства або його структурного підрозділу;

• адресат або кореспондент документа;

• короткий зміст документів справи;

• дати (період), до яких належать документи справи;

• вказівка ​​на копійность документів справи.

У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого

питання (питань) вона ведеться.

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами,

останні не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва.

Наприклад: "Листування з замовниками про відмову оплати рахунків підприємства"

У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається

період часу на який складено документи, вид документа (план, звіт).

У найменуваннях справ, що містять організаційно-распорядіетльние документи,

вказується вид документа і автор.

У заголовках справ, що містять документи різного виду по одному питанню, не

пов'язані послідовністю діловодних операцій, як виду

справи вживається термін "документи", а в кінці заголовка в дужках

вказуються основні різновиди документів, які повинні бути

згруповані у справі.

Справи з питань не дозволеним протягом одного року, є

"Перехідними" і вносяться в номенклатуру з індексом.

У номенклатуру справ підприємства також включаються довідкові картки, журнали

обліку документів.

При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі

резервні номер справ (вільне місце), які можуть бути використані в

Надалі для внесення заголовків справ, не передбачених в номенклатурі

справ, але сформованих протягом календарного року.

Після закінчення календарного року в номенклатурі справ складається підсумковий

запис про кількість заведених справ щодо постійного і тимчасового

строків зберігання.

Індексування: технологія, принципи

Здійснення ефективного пошуку документів можливе лише за умови певної організації зберігання самих документів і відомостей про них. Інакше кажучи, необхідно дотримуватися зручного порядку в розташуванні документів у фондосховищах та їхніх бібліографічних записів у пошукових масивах. Для цього доцільно групувати документи і бібліографічні записи їх за певними ознаками. Ознаками групування можуть виступати формальні характеристики документів (прізвища авторів, назви творів, роки видання тощо), але для здійснення тематичного бібліографічного пошуку, тобто пошуку документів за їхнім змістом, як основні мають виступати саме ознаки змісту. Групування документів відповідно до їх тематики, галузі знання і забезпечує індексування [2, c. 44].

Суть індексування полягає в тому, щоб передати зміст документів, а в разі необхідності й деякі формальні ознаки у вигляді коротких закодованих повідомлень, так званих пошукових образів документів (ПОД). Наявність ПОД забезпечує подальший пошук документів завдяки зіставленню ПОД із пошуковим приписом.

Індексування здійснюється на основі певних інформаційно-пошукових мов. Інформаційно-пошукова мова (ІПМ) — це спеціалізована штучна мова, призначена для передачі змісту і формальних ознак документів, а також інформаційних запитів пошуку потрібних документів. Як будь-яка мова, ІПМ має абетку (система графічних знаків для запису слів і виразів), лексику (сукупність слів, якими користується мова), граматику (засоби, правила, якими користуються для побудови і поєднання слів). Індексуючи документ, здійснюють переклад відомостей про нього з природної мови на штучну — інформаційно-пошукову.

Залежно від ІПМ, яка використовується в тому чи іншому пошуковому масиві, документи підлягають обробці за такими видами індексування: систематизація, предметизація, координатне індексування. Усі ці види індексування пов'язані з розподілом документів за певними класами. Далі розглядатимуться ІПМ класифікаційного типу, на яких базуються предметизація та систематизація і які більше поширені. ІПМ, покладені в основу координатного індексування, використовуються в автоматизованій інформаційно-пошуковій системі (АІПС) і розглядатимуться в курсах інформатики.

Початковим, найпростішим методом розподілу сукупності певних об'єктів є метод групування, тобто розчленування цієї сукупності на групи якісно однорідних об'єктів. У групи об'єкти об'єднуються за найпростішими, зазвичай зовнішніми ознаками, які не розкривають природу і суть досліджуваних явищ, наприклад, групування людей за зростом або кольором волосся. Документи та бібліографічні записи їх також можуть групуватися, наприклад, за абеткою прізвищ авторів, номерами, місцями або роками видання й т. ін.

На більш високому рівні розвитку дослідницького процесу стоїть класифікація. У науці під класифікацією розуміють процес розподілу чисельності об'єктів на підчисельності (класи, підкласи). Оскільки такий розподіл здійснюється за істотними, найважливішими ознаками об'єктів, виникають взаємопов'язані класи, встановлюються зв'язки між окремими об'єктами. Таким чином, для класифікації характерне більш глибоке проникнення в суть досліджуваних об'єктів, що визначається усвідомленням їхніх загальних ознак, властивостей і відношень. У результаті розподілу об'єктів створюється система супідрядних понять (класів). Якщо класи відображають поняття якоїсь галузі знання або діяльності людей, така система також називається класифікацією [4, c. 45].

Класифікація широко використовується в науковій і практичній діяльності людей. Це метод дослідження, який дає змогу впорядкувати явища, предмети і тим самим полегшує процес їх вивчення, допомагає розкрити внутрішні закономірності об'єктивного світу. Кожна наука розробляє класифікацію об'єктів свого вивчення, без чого неможливе узагальнення закономірностей їх розвитку.

Кожен предмет, явище, процес мають багато ознак. Навіть такий простий предмет, як стіл, може мати ознаки форми (круглий, квадратний, овальний), призначення (письмовий, обідній, журнальний), матеріалу (дерев'яний, металевий, пластмасовий) тощо. Істотність ознаки, обраної для класифікації об'єктів, визначається завданнями і метою дослідження, тобто з усіх ознак обираються ті, що найбільше сприяють вирішенню поставлених дослідником завдань. Ознака, за якою здійснюється класифікація об'єктів, називається основою ділення. Так, класифікуючи художню літературу, основою ділення найчастіше обирають національну ознаку — українська література, польська література, французька література. Кожну з національних літератур, у свою чергу, можна поділити на прозові твори й поетичні, а далі на жанри, наприклад, романи, оповідання, нариси тощо.

Важливе значення має класифікація у бібліотечній, бібліографічній, видавничій, архівній, книготорговельній, науково-інформаційній та інших видах діяльності. Об'єктом класифікації в названих галузях виступають документи, тому класифікації називаються документними.

Документні класифікації в органах НТІ забезпечують доведення інформаційних повідомлень до абонентів інформації і, відповідно, впровадження останніх досягнень науки у виробництво, поширення цінного досвіду. У бібліотечних фондах зібрано документи, які відображають духовні надбання людства, і метою бібліотечних класифікацій є сприяння прилученню читачів до цих надбань, сприяння їхньому вихованню і навчанню, культурному розвитку суспільства. У видавничій, книготорговельній справі класифікація дає змогу забезпечити публікацію документів з різноманітних галузей науки, сфер діяльності, тем і проблем, довести інформацію про опубліковані видання та видання, що готуються до друку, до зацікавлених споживачів. Документні класифікації в архівах допомагають упорядкувати їхні фонди, сприяють вивченню досвіду людства, надбанню знань про минуле. Класифікації, які використовуються в діловодстві, дають змогу підтримувати зручний порядок у зберіганні ділової документації і завдяки цьому полегшують управлінську діяльність.

Щоб класифікація успішно розв'язувала поставлені перед нею завдання, вона має відповідати певним вимогам.

Будь-яка класифікація є результатом логічної операції, що базується на загальних правилах, сформульованих формальною логікою. По-перше, ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення. По-друге, ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності (родове поняття поділяється на видові, ціле — на частини). По-третє, члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях класифікації однакових класів. У структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати весь обсяг об'єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об'єктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з об'єктів класифікації.

Це загальні правила, на яких будуються будь-які класифікації і, зокрема, документні. Крім того, до документних класифікацій висуваються деякі специфічні, характерні саме для них вимоги. Суть вимоги науковості полягає в тому, що класифікація має відтворювати сучасний рівень розвитку науки і практичної діяльності людей, реальні зв'язки між галузями науки і сферами діяльності, об'єктивні закони розвитку природи і суспільства. Класифікація має надавати можливість відображення документів з найактуальнішої тематики, про найновіші досягнення науки і виробництва, має відображати стан терміносистеми в певній галузі знання. Класифікація має використовувати найновіші досягнення теорії інформаційного пошуку, каталогізації та інших суміжних дисциплін.

Універсальність класифікації полягає у максимальній повноті відображення всієї сукупності людських знань; у наданні можливості відобразити документи на різних носіях інформації, виданих різними мовами; у можливості використання в інформаційних установах різних профілів і масштабу; документів, які відповідають на запити як загального, так і вузькофахового характеру.

Вимога багатоаспектності виявляється у можливості класифікації відображати документи в різних аспектах з урахуванням їх змісту і певних формальних ознак (вид, читацьке призначення, мова публікації тощо) [1, c. 36].

Суть вимоги адаптивності полягає і в тому, що у класифікації має бути враховано умови, в яких її використовують, вона має легко скорочуватись або розгортатися залежно від конкретних потреб. До того ж класифікація має бути "гостинною", тобто до неї досить легко, без порушення структури мають додаватися розділи для нових проблем і предметів, вилучатися застарілі тощо.

І, нарешті, до класифікації ставиться вимога чіткості й простоти побудови, що забезпечує одержання потрібної інформації у мінімальні строки при найменших затратах праці й у стислому обсязі.

Систематизація документів. номенклатура справ

Діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.

Теорією і практикою діловодства та архівної справи виділені ознаки групування документів в первинні комплекси-справи. В спеціальній літературі вказані такі ознаки: номінальна, предметно-питальна, авторська, кореспондентська, географічна, хронологічна, експертна.

Номінальна ознака передбачає групування в одну справу документів одного виду: наказів, протоколів, актів та ін.

Предметно-питальна ознака -це об'єднання в одну справу документів з одного питання. Наприклад:

Судові справи, або документи про відшкодування s » моральних збитків.

Авторська ознака передбачає, що в справу збираються документи одного автора (комісії, суб'єкта, особи).

Кореспондентська ознака досить помітно виражена, коли формується листування з певним кореспондентом. Наприклад:

Листування з Центральною міською бібліотекою про надходження нових періодичних видань.

Практика роботи суб'єктів показує, що буває зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів, що перебувають на визначеній території (край, область, район). Таке групування справи ведеться за географічною ознакою. Наприклад:

Листування з університетами м. Києва про проведення \ « олімпіад.

Хронологічна ознака виступає на перший план, коли важливе посилання на тимчасові параметри документів в справі. Наприклад:

Звіт про відвантаження товарів за березень.

Крім того, при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів -експертна ознака, оскільки документи з постійним терміном зберігання (більше 10 років) та тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу.