Систематизація документації

Українській літері "Є" у всіх випадках відповідає російська літера "Е". Наприклад, на прізвище "Євграфов" авторський знак дається за складом "Євг", як російське "Евг"   Є 14.

Українській  літері "Е" на початку слова завжди відповідає російська літера "Е". Тому на прізвище "Еренбург" авторський знак дається за складом "Ере" Е 70, на слово "Економіка" за складом "Ек" Е 45.

Українським літерам "І" та "Й" відповідає російська літера "И". Таким чином,  документи, видані різними мовами, отримають відповідні індекси, але в каталозі складатимуть окремі буквені ряди:

На полицях шкільних бібліотек, особливо з невеликими фондами і в разі відкритого доступу до фондів, твори одного і того ж автора, видані різними мовами, рекомендується збирати в одному місці – за виданням мовою оригіналу.

Під час визначення авторського знака ' (апостроф) до уваги не береться, наприклад, П'ятаков П 99.

Фонди і абетковий каталог на документи, видані іншими мовами, організуються за авторськими таблицями для іноземних мов.

Можна використовувати авторські знаки, проставлені на звороті титульної сторінки видавництвами, але там трапляються помилки, тому їх слід обов'язково перевіряти.

   Систематизація документів будь-якої організації є однією з найважливіших задач діловодної служби. Адже дуже часто для аналізу роботи компанії і прийняття вірних рішень у веденні справ доводиться звертатися до вже виконаної документації. Але чи можливо в купі різних розрізнених паперів, що скупчилися в офісі за роки активної роботи, швидко знайти потрібний? Для вирішення даної проблеми і необхідна систематизація документів.

  У першу чергу, це має на увазі під собою комплектування документів у справи. Справа - це сукупність різної документації, що відноситься до однієї ділянки або періоду роботи організації. Документація підшивається в окрему обкладинку з заголовком - етикеткою. Справи ж, у свою чергу, реєструються в спеціальному переліку з обов'язковим зазначенням найменування та строку зберігання. Даний перелік носить назву «номенклатура справ». Після закінчення визначених термінів, справи, відповідно до правил, встановлених у нормативних документах, передаються або в архів організації, або в державний архів.

  Систематизація документів включає в себе не тільки правильну формальну реєстрацію, але і такий аспект, як фізична схоронність документації. Для цього папери підшиваються у спеціальні папки-реєстратори або тверді обкладинки. До того ж, з моменту закладу справи і до моменту його здачі в архів, рекомендується зберігати документи в спеціально відведених місцях. За забезпечення схоронності документів в організаціях, як правило, відповідають співробітники відділу діловодства.

   Систематизація документів застосовується не тільки для справ постійного зберігання, а й для справ, термін зберігання яких менше 10 років (справи тимчасового зберігання).

   Систематизація документів значно полегшує процес роботи. Дана процедура сприяє можливості оперативного звернення до будь-якого потрібного документу і зводить ризик втрати важливих паперів майже до нуля.

Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК)

Філософсько-методологічна основа ББК. Як і більшість сучасних класифікацій, ББК ієрархічна комбінаційна система. Головна її відмінність від інших бібліотечно-бібліографічних класифікацій у методологічній основі. Основу ББК становить класифікація наук, побудована за принципами діалектичного матеріалізму, які заклав Ф. Енгельс. Саме він сформулював найважливіші принципи діалектико-матеріалістичної класифікації наук — об'єктивність і розвиток. Ці принципи втілюються в поєднанні наук у класи відповідно до форм руху матерії та розташуванні класів від наук, що вивчають більш прості й загальні форми руху матерії, до наук, що досліджують найскладніші та специфічні форми руху.

Ф. Енгельс обґрунтував поділ усіх наук на науки про природу, суспільство і мислення, розробив послідовність природничих наук. Подальший розвиток науки вніс зміни в загальну схему Енгельса, але сам принцип класифікації наук за формами руху матерії зберіг своє значення до нашого часу.

Основний ряд ББК, побудований відповідно до положень діалектико-матеріалістичної класифікації наук, розпочинається циклом наук про природу. До цього циклу входять чотири комплекси наук: фізико-математичні, хімічні, науки про Землю, біологічні науки. Комплекси розташовані в такій послідовності: від наук, що вивчають неживу природу, до наук про живу природу; згідно з формами руху матерії: від простих форм руху до складних. Цикл розпочинає математика, хоч вона й не вивчає якусь форму руху і не є природничою наукою. Це наука про кількісні та функціональні відношення, просторові форми. її методи використовуються в усіх галузях знання, але, оскільки найширше ними користуються в природничо-наукових дослідженнях, у техніці, математику умовно зараховано до циклу природознавства.

Цикл прикладних наук посідає місце між циклами природничих і суспільних наук, оскільки він поєднує науки про закони і засоби впливу людини на природу, про використання законів і сил природи на користь суспільного розвитку. Галузі прикладного знання розташовані в такій послідовності: техніка, сільське і лісове господарство, медицина. Така послідовність зумовлена, по-перше, тим, що техніка є провідною серед галузей прикладних знань і обслуговує основну галузь матеріального виробництва — промисловість. Крім того, порядок наук відповідає загальним принципам побудови основного ряду: спочатку розташовані науки, пов’язані з формами руху в неживій природі — техніка, потім у живій — сільськогосподарські та лісогосподарські науки, які мають справу з менш складними організмами, і медичні науки, що мають справу з найскладнішим організмом — організмом людини.

Цикл суспільних і гуманітарних наук побудовано відповідно до філософського вчення про базис і надбудову. Проте на першому місці в циклі стоїть історія як наука, яка вивчає життя суспільства всебічно. Потім ідуть науки, що вивчають окремі сторони життя суспільства: перше місце серед них посідають економіка й економічні науки, які вивчають економічний базис, далі йдуть відділи, призначені для наук, що вивчають різні форми суспільної свідомості, які входять до надбудови: політичні, юридичні та ін. Відділи політики, юриспруденції, військової справи групують документи про соціальну надбудову, яка більшою мірою залежить від економічного базису. Разом з відділом економіки вони створюють соціально-економічну частину циклу. Далі розташовуються відділи, які групують документи про ідеологічну надбудову і про ті форми громадської свідомості, що входять до цієї надбудови. У першому відділі цієї групи збираються документи, які висвітлюють загальні питання культури, наукознавства, освіти тощо. Далі йдуть відділи, присвячені художній творчості як одному з проявів духовної культури — це літературознавство і мистецтвознавство, причому передує їм відділ мовознавства, оскільки мова — це основа багатьох видів художньої творчості.

Громадська свідомість, яка виступає у формі філософських, а також релігійних і атеїстичних вчень, є ідеологією, що найбільш віддалена від економічної основи суспільства, тому відповідні відділи розташовуються в кінці циклу. Закінчує ряд галузевих відділів наука про мислення — психологія. Останнім відділом основного ряду є відділ для документів універсального змісту.

Різні варіанти таблиць ББК мають різну кількість відділів в основному ряді класифікації відповідно до прийнятої індексації, але загальна послідовність галузей знання і наук усюди однакова.

3.3. Універсальна десяткова класифікація (УДК)

УДК використовується в Україні в не переробленому вигляді з 1962 р., коли були створені органи науково-технічної інформації. Відсутність на той час в СРСР єдиної класифікації гальмувала розвиток інформаційної діяльності, що особливо позначалося на науково-технічній інформації. Міжнародний характер УДК, її стабільність, високий науковий рівень, постійне вдосконалення під егідою авторитетного міжнародного центру давало змогу з її введенням уникнути труднощів у становленні органів НТІ в країні. Тому в науково-технічних видавництвах, редакціях журналів, органах НТІ, технічних бібліотеках була запроваджена УДК як обов'язкова для систематизації документів з природничих і прикладних наук, її почали застосовувати також патентні служби, науково-технічні архіви, установи, пов'язані з організацією наукової діяльності тощо. Проте тривалий час застосування її було обмежене з ідеологічних причин. За наших часів УДК набуває великого поширення. Багато технічних бібліотек використовують УДК і в систематизації документів суспільно-економічної тематики, на застосування УДК перейшли бібліографічні установи, зокрема Книжкова палата. Більш ефективному впро-вадженню УДК в нашій країні сприяє публікація українською мовою еталона класифікації, здійснена Книжковою палатою України.

Побудова основної таблиці. За структурою УДК — ієрархічна комбінаційна класифікаційна система, яка містить основну таблицю, допоміжні таблиці й абетково-предметний покажчик. До її основного ряду входять такі класи:

Загальний відділ;

Філософія. Психологія;

Релігія. Теологія;

Суспільні науки. Статистика. Політика. Економіка. Торгівля. Право. Уряд. Військова справа. Добробут. Страхування. Освіта. Фольклор;

Вільний з 1962 р.;

Математика та природничі науки;

Прикладні науки. Медицина. Технологія;

Мистецтво. Декоративно-прикладне мистецтво. Ігри. Спорт;

Мова. Мовознавство. Література;

Географія. Біографії. Історія.

У загальному відділі збираються документи загального і міжгалузевого характеру: наука і культура в цілому, організація розумової праці, преса і документація, бібліотечно-бібліографічна справа, енциклопедії та журнали загального характеру. Перенесення мовознавства з 4 класу до 8 сприяло більш логічному комплексоутворенню документів з філологічних наук. Проте загалом основний ряд не відповідає сучасній структурі наукових знань. Це стосується і побудови окремих класів. Тут велика кількість умовних рішень, що не відповідають сучасному рівню знань і взаємозв'язкам наук. Наприклад, ділення 796 "Фізкультура і спорт" зараховано до ділення 79 "Видовища, крім театру", фізична наука "Кристалографія" зарахована до відділу 54 "Хімія", приладобудування відірване від машинобудування, мінералогія — від геологічних наук, і таких прикладів безліч.

Неабияких труднощів при роботі з УДК завдає нерівномірність насиченості класів. Так, на класи природничих і прикладних знань припадає більше 70 % ділень таблиць, хоча вони займають лише два основних класи (5 і 6). Звідси занадто довгі індекси в цих класах.

Відставання і навіть суперечності в багатьох випадках змісту УДК даним сучасної науки призвели до кризи УДК в середині XX ст. Прихильники УДК, захищаючи її від критики, висловлюють думку про те, що умовність багатьох рішень УДК сприяє її стабільності, незалежності від змін у класифікації наук. Подолати кризу УДК допомогла автоматизація процесів зберігання і пошуку інформації. УДК виявилася придатною для використання як інформаційно-пошукова мова у нетрадиційних ІПС. У таких системах користувачі не залежать від науковості її побудови настільки, як у традиційних. Тому в наш час ставлення до УДК порівняно з початком XX століття дещо змінилося, її стали сприймати не як наукову бібліотечно-бібліографічну класифікацію, а як систему умовного кодування інформації. Міжнародне визнання УДК отримала не стільки завдяки своєму змісту, скільки завдяки технічним прийомам і засобам, що використані в ній, і, передусім, своїй індексації.

Індексація. Важливою позитивною рисою УДК є її індексація. Індексаційна база однорідна — цифрова. Десятковий принцип побудови індексів складачі УДК запозичили у ДКД. Кожен основний клас поділяється на десять відділів, кожен відділ — на десять більш детальних розділів і т. д. Індекси розглядаються як десяткові дроби. Як правило, у десятковому ряді УДК цифри 2—8 використовуються для основних підрозділів, цифра 1 виступає як резерв для нових понять або для питань загального характеру. Цифра 9 найчастіше означає "інші" або також резервується для нових тем. В останніх виданнях таблиць УДК для збільшення кількості ділень на одному ступені використовують октавний метод.

Структура індексації в УДК логічна, кожен наступний знак в індексі відображає рівень класифікації. На першому ступені індекси однозначні, на другому — двозначні, на третьому — тризначні і т. д. Завдяки такій побудові індекси можуть легко розширюватися, деталізуватися і, навпаки, згортатися, стискатися, тому УДК зручна в пошукових масивах різних обсягів. Значна увага в УДК приділяється мнемонічності індексів. З метою полегшення запам'ятовування їх застосовують спеціальні прийоми. Так, використовують однотипні позначення ділень, наприклад, 802 "Англійська мова", 820 "Англійська література". Іноді будують індекси так, щоб зорово вони сприймалися як знайомі, завдяки однаковим кількісним ознакам, наприклад:

621.315.213.12 Двожильні кабелі; 621.395.512 Двопровідні ланцюги.

Використовують також типові "змінні" закінчення, які позначаються трьома крапками:

666...5 Сплави металів; .35 Сплави міді; .45 Сплави свинцю; .55 Сплави цинку.

Слід зазначити, що прийоми надання мнемонічності індексам сприяють також уніфікації побудови таблиць, яка має велике значення для забезпечення високої якості систематизації, оперативності пошуку, використання в автоматизованих ІПС тощо.

Проте цифрова індексаційна база має той недолік, що вона занадто вузька, а це веде до подовження індексів, їхньої нерівномірності в різних відділах, порушення супідрядності, труднощів у введенні нових ділень, коли всі десять певного ступеня вже зайняті.

Для розширення індексаційної бази в УДК застосовуються математичні знаки та інші символи. Так, щоб розпізнати визначники, їхні індекси позначаються спеціальними розпізнавальними знаками: круглими дужками (...), круглими дужками і нулем (0 ...), лапками "...", дефісом (-), крапкою і двома нулями (.00) тощо.

Визначники. УДК має розгорнуту систему допоміжних таблиць, які складаються з таблиць загальних визначників, що використовуються в усіх діленнях основної таблиці, і таблиць спеціальних (аналітичних) визначників, що використовуються в межах певних розділів.

До загальних визначників належать визначники форми, місця, народів, часу, загальні визначники з дефісом. В україномовному виданні є також загальні визначники точки зору, але МФД вже скасувала їх, а їхня тематика передається здебільшого індексами основної таблиці. Визначники форми використовуються для відображення літературної форми і читацького призначення документа. Наприклад, (043) Дисертації. Тези.

Визначники місця відображають територіальну ознаку змісту документів, причому територію може бути подано в різних аспектах — геологічному, фізико-географічному, країнознавчому. Наприклад, (477) Україна.

Визначники часу показують час, у якому розглядається об'єкт у документі. З їхньою допомогою можна відобразити епоху, період, конкретну дату: