Систематизація документації

ВСТУП:

       Актуальність теми  курсової роботи: Важливою проблемою документознавства на сучасному етапі є процес систематизації документів. Ця тема вже довгий час обговорюється у колах науковців та вчених даного напрямку і набирає дедалі ширше значення у різних сферах нашого життя.

        Існує багато особливостей та невирішених проблем у процесі систематизації різного виду документації, це і підштовхує до більш детального вичення цієї теми.

  Розробленість теми: Курсова робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему. Серед опрацьованих джерел слід виділити роботи професора, доктора історичних наук, Бездрабко В.В. та  Сербіна О.О. , які досліджують  дану тему під різними кутами, висвітлюючи основні моменти. Розробка структури систематизації документів здійснювалась рядом науковців, такими як М.С.Слободяник  та С.Г.Кулешов . Місце процесу систематизації у документо-комунікаційному циклі висвітлено у роботі Е.Р.Сукіасян.

     Мета курсової роботи полягає у дослідженні процесу розвитку истематизації , його становлення як повноцінного процесу зберігання документної інформації .

     Завдання курсової роботи обумовлені її метою:

• Виявити та проаналізувати літературу  з теми курсової роботи;

• дослідити особливості систематизації на тлі інших документних процесів;

• визначити основні поняття теорії, істрії та методики систематизації документів;

• проаналізувати становлення систематизації як окремого та важливого процесу;

• з’ясувати  його місце в системі документо-комунікаційного циклу.

       Об’єктом дослідження для даної курсової роботи є розвиток та становлення систематизації як самостійного процесу.

       Предметом дослідження для даної курсової роботи є   розвиток науки про документ і зокрема процесу систематизування та зберігання документної інформації.

       Методи дослідження: обумовлені об’єктом і предметом курсової

роботи, зокрема, застосовано методи аналізу та синтезу, порівняльний та понятійний методи.

       Теоретична цінність курсової роботи  полягає в тому, що

узагальнюється та систематизується матеріал про погляди провідних науковців у галузі систематизування документації.

    Практична цінність курсової роботи обумовлена укладанням списку літератури, що висвітлює розвиток  та становлення процесу систематизації.

      Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.

     У першому розділі розглянуто історію розвитку даного процесу та проаналізовано його основи. 

     У матеріалі другого розділу узагальнено та систематизовано теорію систематизації документів.

      У третьому розділі розглянуто основні методи систематизації документів, формування справ та передача їх на подальше зберігання до архіву.

Перший розділ:

Теорія систематизації документів

Систематизація  документів

Систематизація документів – це визначення класифікаційного індексу твору друку або іншого документа відповідно до його змісту за таблицями певної бібліотечно-бібліографічної класифікації.

Зараз у шкільних бібліотеках переважно використовується ББК, але можливе впровадження й інших класифікаційних систем, наприклад, Універсальної десяткової класифікації (УДК), яка останнім часом знаходить все більше застосування в бібліотеках різних типів.

Систематизація документів здійснюється згідно з ГОСТ 7.59-90 "Ин­дексирование документов. Общие требования к систематизации и предмети­зации".

Систематизація – один з найскладніших процесів бібліотечної роботи. Вона здійснюється з метою групування бібліографічних записів у систематичному каталозі, а також для систематичної розстановки документів на полицях. Систематизація провадиться за самим виданням, тому що ні анотація, ні реферат не можуть замінити безпосереднього ознайомлення зі змістом документа. Систематизація складається із взаємопов'язаних і послідовних процесів:

-       аналізу документа як об'єкта систематизації;

-       прийняття класифікаційного рішення;

-       складання предметних рубрик абетково-предметного покажчика (АПП) до систематичного каталогу;

-       редагування класифікаційних індексів і предметних рубрик АПП;

-       оформлення класифікаційного рішення і карток АПП.

Об'єктами систематизації можуть бути:

-       будь-який документ, що надійшов до бібліотеки як самостійна одиниця зберігання;

-       частина документа, представленого в бібліотечному фонді (наприклад, розділ з книги, вступна стаття, окремий твір із збірки, стаття з журналу або газети тощо);

-       декілька окремих документів, об'єднаних за якимось принципом (багатотомне видання, комплект брошур у папці, добірка плакатів і т.ін.).

У процесі систематизації перш за все аналізується зміст документів. Бібліотекар з'ясовує, до якої галузі знань належить документ, визначає його наукову й художню цінність, виховну спрямованість, аспекти розгляду основного предмета документа, а також інші теми, які знайшли відображення у виданні. Крім того, враховується вид видання, його читацьке призначення, форма викладання матеріалу та інші ознаки, які впливають на читацькі запити.

Після того, як документ уважно переглянуто, а тема та інші компоненти, які впливають на вибір рішення, визначені, за класифікаційними таблицями добираються повний, каталожний та поличний індекси документа.

Рішення систематизатора про відображення даного документа у систематичному каталозі оформлюється у вигляді повного індексу.

Повним індексом називається індекс, який вичерпно розкриває зміст документа. Він може складатись як з одного, так і з декількох індексів. У такому разі всі індекси, що входять до його складу, з'єднуються знаком + (плюс) або : (двокрапка).

Перший індекс називається основним, інші – додатковими. Додаткові індекси записуються за порядком їх розташування в таблицях класифікації. Числу індексів відповідає кількість карток. Перша називається основною, всі інші – додатковими.

Бібліографічний опис на основній і додаткових картках співпадає.

Повний індекс має довідковий характер і використовується в тих випадках, коли треба знайти всі картки з описом даного документа, тому повний індекс зазначається на основних картках систематичного та абеткового каталогів (у їхньому правому нижньому кутку).

Якщо картки для каталогів дублюються за допомогою технічних пристроїв (ксерокс, принтер комп'ютера тощо), повний індекс систематизації може повторюватися на всіх додаткових картках.

Визначені повні індекси систематизації проставляються олівцем на звороті титульної сторінки, а якщо у документа немає титулу – то на звороті обкладинки.

Для розстановки карток у відділи систематичного каталогу слугує каталожний індекс, який визначає місце конкретної картки в каталозі. Він пишеться в лівому нижньому кутку картки. Якщо документ відображений в одному розділі систематичного каталогу, тоді каталожний індекс співпадає з повним і зазначається лише для полегшення розстановки карток.

У шкільних бібліотеках існує систематично-абеткова розстановка фонду, тому  під час оформлення карток в їхньому лівому верхньому кутку проставляється поличний індекс, який визначає місце документа на полиці й разом з авторським знаком складає шифр документа. Поличний індекс може відповідати основному індексу, а може відрізнятися від нього ступенем дрібності.

Поличний індекс

83.3             Найкращі твори для школярів та абіту-   

  Н 20   рієнтів. - Донецьк: ВКФ "БАО", 1997. - 240 с.

83.3(0)я7                                 83.3(0)я7+83.3(4Укр)я7

○

Каталожний індекс                                             Повний індекс

                            Основна картка на документ, відображений в декількох розділах.

              Ступінь дрібності повного, каталожного і поличного індексів не співпадає.

83.3         Найкращі твори для школярів та абіту-      

Н 20  рієнтів. - Донецьк: ВКФ "БАО", 1997.  - 240 с.

                                                    83.3(4Укр)я7 

○

Додаткова картка для розділу 83.3(4Укр)я7

Здійснюючи аналітичну систематизацію частини документа, методи аналізу, переклад основного змісту на мову індексів, пошук відповідних індексів у таблицях нічим не відрізняються від методів систематизації документа в цілому. Специфіка тільки в оформленні карток для систематичного каталогу або картотеки: на картці зазначається повний і каталожний індекси частини документа, а поличний індекс є індексом джерела, в якому дана частина документа вміщена. 

84(4Укр) Біняшевський Е.

У 45                Українські писанки //Україно, нене   

                  моя! - К., 1993.  - С. 282-293.       

63.5(4Укр)                                               63.5(4Укр)                                    

○

               Аналітична картка для систематичного каталогу

Один з обов'язкових процесів систематизації – редагування класифікаційного рішення. Завдання його полягає в тому, щоб виключити методичні та (або) технічні помилки, поліпшивши таким чином якість систематизації, а  отже і якість СК та АПП.

У невеликій шкільній бібліотеці з одним бібліотекарем-систематизатором функції редактора доводиться виконувати йому самому. Із самого початку правилом повинно стати відокремлення редагування від інших процесів систематизації. Наприклад, між прийняттям класифікаційного рішення і складанням предметних рубрик АПП може не бути ніякого часового інтервалу, один процес переходить в інший. Але редагування повинно проводитися через деякий час після систематизації, хоча б на наступного дня.

За змістом редагування як процес систематизації документа підрозділяється на методичне та контрольне.

Контрольне редагування повинно виключити помилки в написанні та оформленні класифікаційних індексів. Воно повинно проводитися в повному обсязі в кожній бібліотеці. Вже під час контрольного редагування можна виявити і виправити методичні, якісні помилки (неправильно або недостатньо розкритий зміст, не відображені класифікаційні ознаки, що мають значення для читачів, систематизатор не помітив посилання в таблицях або методичні вказівки і т.ін.).

Методичне редагування вимагає поглибленого аналізу об'єкта систематизації і може проводитися вибірково, за визначеною тематикою або проблемою, наприклад, багаторазове відображення в каталозі, відображення територіальних (регіональних) ознак і т. ін.

Процес редагування включає також і редагування рішення, прийнятого щодо предметних рубрик АПП.

Визначення авторського знака

Авторський знак – це умовна позначка прізвища автора або (за його відсутності)  першого слова заголовка документа.

Знак складається з першої літери прізвища автора (заголовка документа) та двозначного числа, що відповідає одній або декільком початковим літерам розшукуваного слова.

Авторський знак визначається за допомогою авторських таблиць, наприклад, Л.Б.Хавкіної, які широко використовуються в нашій країні в бібліотеках різних типів. Їх використання полегшує роботу бібліотекаря, значно прискорює добір та розстановку документів та карток за абеткою, дає можливість розміщувати нові надходження на суворо визначене для них місце.

Документи українською і російською мовами в шкільних бібліотеках становлять єдиний фонд. Завдання авторських таблиць – встановити спільний абетковий порядок розміщення документів цими мовами на полицях бібліотек так, щоб сконцентрувати в одному місці твори одних і тих же авторів, незалежно від того, якою мовою їх видано.

Зважаючи на те, що більшість шкільних бібліотек мають тільки російськомовні таблиці, а методичні вказівки для двомовних (російською та українською) мовами таблиць багато в чому застаріли, подаємо деякі загальні рекомендації щодо їх використання.

За основу таблиць взято буквені сполучення російської абетки. В усіх випадках, коли ці сполучення не відрізняються від відповідних буквених сполучень української абетки, вони слугують одночасно і для знаходження авторського знака на видання українською мовою.

Під час визначення авторського знака до уваги береться тільки написання слів.

Наприклад, на прізвище "Васильєв" авторський знак дається за складом "Вас", оскільки це буквене сполучення в передачі українською абеткою нічим не відрізняється від російського написання: шукаємо і знаходимо в колонці його авторський знак В 19.