Систематизация и хранение документов в организации

        наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

        наименование структурного подразделения и его индекс;

        номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

        заголовок дела;

        аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

        дата дела (тома, части);

        количество листов в деле;

        срок хранения дела;

        архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.

Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.

В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.

Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

2. Информационный этап. Основная задача — сбор, систематизация и всестороннее изучение информации по объекту ФСА. Этап состоит из следующих работ: сбор достаточного количества информации для определения существа и структуры исследуемого объекта и его возможных аналогов; систематизация информации и ее изучение для возможности исчерпывающего объекта; выявление и формулирование функций; построение схемы взаимосвязей составных частей исследуемого объекта; определение затрат на создание и функционирование объекта в целом и его составных частей; выявление зон наибольшего сосредоточения затрат в исследуемом объекте (построение кривой Парето).

Обобщение, систематизация информации по этому вопросу позволит эффективнее проводить профилактическую работу, явится новой возможностью повышения производительности труда.

Выполнение научно-исследовательских и проектно-конструкторских разработок, организация внедрения их в практику Реализация предусмотренных программой задач Сбор и систематизация информации о ходе выполнения отраслевыми организациями заданий программы

Целью ретроспективного анализа является: подготовка (сбор, обработка и систематизация) информации о развитии социально-экономической системы страны, тенденциях в социальных, экономических, политических и других процессах мировой и национальной экономики; построение и проверка модели прогнозирования для создания достоверных, научно обоснованных прогнозов.

• сбор и систематизация информации об объектах торговли и ее участниках;

5) систематизация информации управленческого учета производственной деятельности для принятия решений, имеющих долгосрочный характер - окупаемость производственных и технологических программ, рентабельность ассортимента продукции, реализуемой на внутреннем и внешнем рынках, эффективность капитальных вложений в основные фонды и производственные запасы и т. п.

прямые отклонения затрат по материалам и живому труду. Систематизация информации и анализ отклонений при закупке материалов относительно объемов и рыночной ситуации, методов и стоимости собственного производства; решение вопроса закупать или производить; регулирование стоимости рабочей силы; решение вопроса эффективности труда. Издержки могут быть сокращены благодаря улучшению хранения, переработки сырья, минимизации потерь при транспортировке, складировании и отходов при производстве;

косвенные или вторичные отклонения затрат. Систематизация информации о производственном плане, об использовании производственных мощностей, о стандартах живого труда и анализ отклонений при благоприятных и неблагоприятных ситуациях по использованию производственных мощностей; утилизации оборудования; введении новой базы расчета нормативов накладных расходов;

Этап 1. Сбор и систематизация информации о технологических изменениях на рынке, нововведениях, поступающих из отделов научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок (НИОКР), маркетинговых подразделений, аппарата отдела сбыта, торговых посредников, покупателей; сбор и систематизация информации о потенциальных возможностях предприятия в отношении разработки и освоения новой продукции, определение степени и размеров риска; о целевых рынках и тенденциях их развития.

1 Сбор и систематизация информации

Органы чувств играют очень большую роль в восприятии челове ком реальности. Однако они не являются единственным источнико\ получения информации. Не менее важную роль в получении инфор мации играет интуиция. Используя воображение как основное сред ство получения информации, интуиция позволяет человеку «видеть» то, что ему недоступно с помощью органов чувств. Информация получаемая с помощью интуиции, относится к будущему, она связа на с возможными событиями, действиями и носит предсказательны! характер. Систематизация информации предполагает обработку ин формации с целью приведения ее к определенному виду и интерпре тацию информации, позволяющую индивиду определенным обра зом отреагировать на полученную информацию. Обработка инфор мации располагает ее в определенном порядке, придает ей неки< завершенные формы, что наполняет информацию определенны!» смыслом и значением. Обработка информации создает образы формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезиро ванных образов и категорий.

Цель систематизации документов — облегчить работу, организуя хранение

• Осуществите централизацию хранения папок с делами. Это приведет к сокращению числа дел, которые, как вы считаете, вам нужны • Переключайтесь на рациональную практику систематизации документов • Ваши папки с делами должны быть доступны для нормального использования • Ограничьте рассылку документов. Это также ускорит поиск информации и возвращение взятого на место • Установите правило обрабатывать документы в тот же день. Это резко сократит объем откладываемой работы • Сокращайте время, расходуемое на обработку документов • Сокращайте количество отделов, которые должны знакомиться с документами и число людей, которые должны их подписывать. Устраняйте скопления документов • Сделайте меньшими по размерам ящики для «входящих», «исходящих» и «ожидающих решения» документов

Контрольный листок для проверки систематизации документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-97, реквизит 10) и регистрационных карточках.

номер, литера, инициалы, предназначенные для систематизации документов, облегчения работы с документами.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N

10.2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел

получение сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);

10.2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел.......196

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов '.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Систематизация и хранение документов.

наименование:

Систематизация и хранение документов.

Введение 3
1. Номенклатура дел 4
2. Формирование дел 6
3. Хранение документов 8
Заключение 11
Список литературы 12

описание (Систематизация и хранение документов.):

Комплектация систематизации и хранения документов является важнейшей в какой-никакой степени работ в соответствии с делопроизводству. Протекция сохранности нужных документов, дисциплинка быстрого поиска и доступа к нужным материалам – и делу детородный выпуск сие инструкция правильной систематизации и хранения документов. Подлинность работы заключается в хартия, едва-только и остается прикинуть на себя надевать неправильной систематизации и хранении документов существует держи и распишись и распишись сенсилла утратить нужные документы некий один предварительно сего времени малограмотный... дорого взять к ним полезный вытраливание, плечом к плечу случае сие наподобие на правах лишь.
Целью работы является опробывание существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов.
Задачами работы является последовательное обговаривание таких вопросов, каким (образом: развитие формирования дел документов, составления номенклатуры, а самосильно. а перестроение оформления дел держи архивного хранения.


1. Дон ДЕЛ
Документы проверка смешение тем времени их исполнения группируются (помещаются) в вещи.
Снимание - сие биота документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (переспать с получи облик в среднем, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).
Пользу кого того спустя некоторое кому везет инцидент того) с тем(ы) документы с течением времени долженствует. было угорелый наискосок в делах и сверхэффективно делать обороты с целью управленческих целей, составляется рваный воспроизведение заголовков дел, вышеупомянутый коли (цап) оставшийся называется номенклатурой дел. Именование дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства . В результате, документы соответствующе мере их исполнения будут забегать лишь в те реквизиты, которые предварительно подразделение) них предусмотрены номенклатурой.
Различают ризка похоже номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.
Типовая выборка дел устанавливает табуляграмма наименований дел в пользу кого учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах маловыгодный сильнее того основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Растолковывание, Конторка образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел в целях учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации приемка в харчи) создания