Систематизация и хранение документов в организации

В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо:

1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.
2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе — сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:

o         если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист;

o         на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;

o         если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.

3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.
4. Составить заверительную надпись дела (приложение).
5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела (приложение).
6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).
7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (приложение).

Взаимодействие государственных архивов с коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе.

Формирование дел

Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»1.

Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»2.

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

        номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;

        предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;

        авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;

        корреспондентский;

        по грифу ограничения доступа к документу (13).

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Основной признак группировки документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.

Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.

При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.

1. В дело помещаются:

o         исполненные документы;

o         правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;

o         один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);

o         документы одного года (за исключением переходящих дел3).

2. Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию («План работы... на 1998 год», «Отчет о работе... в 1998 году» должны храниться в делах 1998 года).
3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.
4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.

1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.71.

2 Там же, п.72.

3 Переходящим называется дело, документы которого отражают решение вопроса, которое длится более одного года (устав фирмы, уголовное дело и т.д.). Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

        В дело помещаются документы, работа по которым проведена.

        Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

        Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

        Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

        В дело включается один экземпляр документа.

        Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

        В дело формируются обычно документы одного года.

        В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов.

        Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.2008, 17.11.2008 и т.д.).

        Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

        Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

        Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах.

o         Первая группа - коммерческие контракты между предприятиями,

o         вторая - трудовые контракты (договоры) с сотрудниками.

        Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

        Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

        Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.

        При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

        Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения,

        Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, //например, бизнес-план на 2007 - 2010 гг. будет находиться в деле 2007 г.**

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАЩИТА И БЕЗОПАСНОСТЬ

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив организации. В задачи архива входят:

        прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

        информационно-справочная работа по архивным документам организации;

        организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив организации или уничтожить.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет организация исходя из практической ценности документа.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле: 75 л. - «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.
Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:

        документы, предназначенные для архивного хранения;

        документы, подлежащие уничтожению;

        документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

        документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

        произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

        подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

        на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

        переплести дело;

        дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Сведения КТ организации можно разделить на два блока:

        научно-техническая (технологическая) информация;

        деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

        чертежи; схемы;

        используемые материалы;

        рецептуры;

        методы и способы производства;

        новые технологии;

        программное обеспечение ПК;

        и т.п.

Деловая информация включает:

        сведения о финансовой стороне деятельности организации;

        сведения о прибыли;

        планы развития организации;

        планы рекламной деятельности;

        списки клиентов;

        структура и методы управления;

        кадровый состав;

        и т.п.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

        учредительные документы;

        бухгалтерские балансы;

        уплата налогов;

        информация о наличии свободных рабочих мест;

        информация по обеспечению безопасных условий труда;

        и т.п.

Состав и объем сведений, составляющих КТ организации, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются директором.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку. Иногда требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных клиентов. Для того чтобы обеспечить учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, в делопроизводстве есть ряд рекомендаций.

Приказом директора организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт. Назначенные лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Эти грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется законодательно.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другой организацией, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.
На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:
Составлен в двух экз.: