Систематизация и хранение документов в организации

        информация о наличии свободных рабочих мест;

        информация по обеспечению безопасных условий труда;

        и т.п.

Состав и объем сведений, составляющих КТ организации, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются директором.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку. Иногда требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных клиентов. Для того чтобы обеспечить учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, в делопроизводстве есть ряд рекомендаций.

Приказом директора организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт. Назначенные лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Эти грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется законодательно.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другой организацией, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.
На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:
Составлен в двух экз.:

        экз. № 1 - в адрес: Москва, ул. Трубная, д.9

        экз. №2 - в дело №2-8.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на эк¬земпляре, который подшивается в дело.
На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», директор пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:
1.Иванову А.В.
2.Федорову Б. С.
Подпись директора Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения (запись на копии документа):
Черновик уничтожен.
Подпись Дата

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».
Пример граф журнала регистрации документов с грифом «КТ»

При большом объеме документов, имеющих гриф «КТ», могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).
Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через специально назначенное должностное лицо с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения директора и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях директор может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования, подписания и т.п., приняв необходимые меры предосторожности.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

        В дело помещаются документы, работа по которым проведена.

        Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

        Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

        Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

        В дело включается один экземпляр документа.

        Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

        В дело формируются обычно документы одного года.

        В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов.

        Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.2008, 17.11.2008 и т.д.).

        Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

        Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

        Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах.

o         Первая группа - коммерческие контракты между предприятиями,

o         вторая - трудовые контракты (договоры) с сотрудниками.

        Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

        Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

        Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.

        При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

        Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения,

        Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, //например, бизнес-план на 2007 - 2010 гг. будет находиться в деле 2007 г.**

2.7. Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Номенклатура дел

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ [1, 3, 5, 9].

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

        по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;

        по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»;

        по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»;

        по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2003 г.»;

        по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуры дел подразделяются на:

        типовые;

        примерные;

        конкретного предприятия (индивидуальные).

Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Номенклатура конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.