Систематизация и хранение документов в организации

Существенным обстоятельством является то, что рассмот­рение и утверждение актов о выделении документов к уничтоже­нию приходится проводить одновременно с рассмотрением и ут­верждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Формирование дел фактически завершается по оконча­нии года, когда подшиты последние документы прошедшего года, после чего дела еще год (минимум) хранятся в структур­ных подразделениях. После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и дол­говременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включитель­но) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяет­ся их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), прово­дится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скорос­шивателях и не нумеруются.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включаю­щему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Для подшивки дел (после удаления металлических и пла­стмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и перепле­тается. Листы дела нумеруются черным графическим каранда­шом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумера­ции составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительно­го пользования». Если в деле имеются особо ценные докумен­ты, приложения к основному документу и т. п., наличие ко­торых не может распознаваться по заголовку дела, то к заго­ловку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Например: «Отчет о работе экономической лаборатории за 1999 год. К отчету приложена справка ретроспективного анали­за работы лаборатории с момента ее создания в 1980 году».

Количество листов в деле выносится на обложку из дан­ных заверительной надписи дела. Архивный шифр проставля­ется в архиве организации (номер фонда, описи, дела).

Составление описей,

В соответствии с ГОСТом 16487—83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под описью понимают «архивный справочник, содержащий систематизированный пе­речень единиц хранения, а также предназначенный для их уче­та и закрепления систематизации». И по сей день опись факти­чески является основным учетным и справочным пособием в работе с документной информацией в технологии делопроиз­водства и в архиве. На дела постоянного хранения, со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи состав­ляются раздельно. Если дела обобщают за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года — по структурным подразделениям. В таком случае реализуется хронологическо-структурная систематизация.

Внутри каждой структурной части дела располагаются по приоритету (значимости) содержащихся в них докумен­тов. При систематизации самих дел пользуются номенклату­рой дел или ведомственным перечнем документов с указа­нием сроков хранения.

Личные дела, личные карточки уволенных

, невостребо­ванные трудовые книжки систематизируются строго по алфа­виту. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс, заголовок (аннотация), дата, количество листов при­ложения. В описи дел со сроками хранения свыше 10 лет перед примечанием помещается графа «Срок хранения дела». Данные переносятся с обложки дела, а дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело состоит в описи из своего номера, проставляемого на обложке. Если дело состоит из нескольких томов, то каждому тому в описи присваивается индивидуальный номер.

В организациях, не имеющих структурных подразделений, составляется комплект общих описей. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделе­ния в отдельности.

На основе описей подразделений ведомственным архи­вом составляются годовые разделы сводной описи дел органи­зации (учреждения), по которой ведомственный архив переда­ется Госархиву. Сдача дел по схеме «подразделение — архив» проводится ежегодно по графику, разработанному архивом и утвержденному руководителем организации.

Формирование дел

Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»1.

Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»2.

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

        номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;

        предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;

        авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;

        корреспондентский;

        по грифу ограничения доступа к документу (13).

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Основной признак группировки документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.

Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.

При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.

1. В дело помещаются:

o         исполненные документы;

o         правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;

o         один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);

o         документы одного года (за исключением переходящих дел3).

2. Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию («План работы... на 1998 год», «Отчет о работе... в 1998 году» должны храниться в делах 1998 года).
3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.
4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.

1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.71.

2 Там же, п.72.

3 Переходящим называется дело, документы которого отражают решение вопроса, которое длится более одного года (устав фирмы, уголовное дело и т.д.). Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Номенклатура дел

Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»1.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Формуляр номенклатуры дел:

        постоянные реквизиты «единого» бланка:

o         эмблема (03);

o         наименование организации (06);

o         наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);

        переменные реквизиты «единого» бланка:

o         дата (09);

o         регистрационный номер (10);

o         место составления или издания документа (12);

o         заголовок (17);

o         текст (19);

o         подпись составителя (21);

o         гриф согласования (22)2;

o         гриф утверждения (15).

В заголовке номенклатуры дел указывают «на_____год». Например:

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.

Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.

Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2. Например:

01. Дирекция
02. Бухгалтерия и т.д.

В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела. Например: 01-05.

В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее - распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:

        заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

        заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;

        заголовки типа «Общая переписка», «Материалы разные» и т.п. не допускаются.

Заголовок дела должен состоять из следующих элементов:

        наименование вида или разновидности документов;

        наименование предприятия или структурного подразделения;

        корреспондент;

        краткое содержание документов дела;

        название региона, с которым связано содержание документов дела;

        даты (период), к которым относятся документы дела;

        указание на копийность документа.

Заголовок может начинаться с указания вида документов («Приказы», «Протоколы») и разновидности документов (... «по основной деятельности», ... «заседаний совета директоров»). Если в качестве вида документов названы «Планы ...» или «Отчеты ...», необходимо указать периодичность и характер документов. Например: «Годовой финансовый план» или «Квартальные отчеты о сбыте продукции».

Заголовок может начинаться со слов «Документы...» или «Материалы...». В этом случае необходимо в скобках перечислить основные виды документов дела. Например: «Материалы научно-производственной конференции (список участников, повестка дня, тезисы докладов, решение)».

Заголовок может начинаться со слова «Переписка». В этом случае необходимо указать, с кем и по какому вопросу она ведется. Если в дело помещена переписка с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «Закат» о поставках оборудования». Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее видовое название. Например: «Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья». Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают вопрос, по которому она ведется. Например: «Переписка о подготовке научно-практической конференции».

В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.

Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001 году.

В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.

Сроки хранения некоторых документов даны в приложении.

В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и т.д.

При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе оставляют резервные номера (свободное место) для того, чтобы была возможность внести в номенклатуру заголовки дел, сформированных в течение года.

Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования (22) с экспертной комиссией (ЭК). Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении.

Номенклатуру дел утверждает руководитель организации (15).

До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел.

В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел.

После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (приложение).

1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.

2 Заполняется при необходимости.

Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.

Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 № 595-РМ установлен размер штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу: 70 минимальных окладов — за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу), 35 — за отказ от передачи на государственное хранение, 28 — за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними.