Систематизация и хранение документов в организации

        прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

        информационно-справочная работа по архивным документам организации;

        организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив организации или уничтожить.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет организация исходя из практической ценности документа.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле: 75 л. - «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.
Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:

        документы, предназначенные для архивного хранения;

        документы, подлежащие уничтожению;

        документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

        документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

        произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

        подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

        на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

        переплести дело;

        дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Сведения КТ организации можно разделить на два блока:

        научно-техническая (технологическая) информация;

        деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

        чертежи; схемы;

        используемые материалы;

        рецептуры;

        методы и способы производства;

        новые технологии;

        программное обеспечение ПК;

        и т.п.

Деловая информация включает:

        сведения о финансовой стороне деятельности организации;

        сведения о прибыли;

        планы развития организации;

        планы рекламной деятельности;

        списки клиентов;

        структура и методы управления;

        кадровый состав;

        и т.п.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

        учредительные документы;

        бухгалтерские балансы;

        уплата налогов;

        информация о наличии свободных рабочих мест;

        информация по обеспечению безопасных условий труда;

        и т.п.

Состав и объем сведений, составляющих КТ организации, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются директором.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку. Иногда требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных клиентов. Для того чтобы обеспечить учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, в делопроизводстве есть ряд рекомендаций.

Приказом директора организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт. Назначенные лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Эти грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется законодательно.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другой организацией, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.
На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:
Составлен в двух экз.:

        экз. № 1 - в адрес: Москва, ул. Трубная, д.9

        экз. №2 - в дело №2-8.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на эк¬земпляре, который подшивается в дело.
На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», директор пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:
1.Иванову А.В.
2.Федорову Б. С.
Подпись директора Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения (запись на копии документа):
Черновик уничтожен.
Подпись Дата

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».
Пример граф журнала регистрации документов с грифом «КТ»

При большом объеме документов, имеющих гриф «КТ», могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).
Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через специально назначенное должностное лицо с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения директора и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях директор может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования, подписания и т.п., приняв необходимые меры предосторожности.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАЩИТА И БЕЗОПАСНОСТЬ

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив организации. В задачи архива входят:

        прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

        информационно-справочная работа по архивным документам организации;

        организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив организации или уничтожить.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет организация исходя из практической ценности документа.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле: 75 л. - «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.
Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:

        документы, предназначенные для архивного хранения;

        документы, подлежащие уничтожению;

        документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

        документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

        произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

        подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

        на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

        переплести дело;

        дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Сведения КТ организации можно разделить на два блока:

        научно-техническая (технологическая) информация;

        деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

        чертежи; схемы;

        используемые материалы;

        рецептуры;

        методы и способы производства;

        новые технологии;

        программное обеспечение ПК;

        и т.п.

Деловая информация включает:

        сведения о финансовой стороне деятельности организации;

        сведения о прибыли;

        планы развития организации;

        планы рекламной деятельности;

        списки клиентов;

        структура и методы управления;

        кадровый состав;

        и т.п.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

        учредительные документы;

        бухгалтерские балансы;

        уплата налогов;