Работа с кадровой документацией

    В каждом разделе личного дела ведется  внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. Листы документов, подшитых в дело, нумеруются. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

    Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

• внутренняя опись;
• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• дополнение к анкете;
• резюме (автобиография);
• результаты медицинского обследования;
• копии документов об образовании;
• копия приказа о приеме на работу;
• дополнение к личному делу;
• карточка поощрений и взысканий;
• карточка форма № Т-2.
• лист заверитель дела.

    Личные  дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

    Для контроля за своевременным возрастом  выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела. 

    Система учета и хранения кадровой документации так же достаточно обособлена. В  кадровой службе ведется большое  количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме:⁷

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Журнал учета приказов по личному составу;
• Журнал учета выдачи командировочных удостоверений;
• Журнал учета выдачи пропусков и другие, некоторые из них  в этой работе я уже рассматривала.

    В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

    Полному оформлению подлежат дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление          заверительной надписи дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

    Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

    Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а  также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив. Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Заключение. 

    Мне кажется, кадровая документация это  основополагающий фактор  успешного  развития любого, пусть даже самого малого, предприятия. Она отражает трудовую деятельность работников и подтверждает трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, содержит сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест, все это играет особую роль   не только в жизни человека , но и в жизни всего предприятия . Грамотный руководитель должен осознавать , что Коэффициент Полезного Действия работников уверенных в своем будущем многократно выше. Поэтому недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

    Не  менее важным для администрации  предприятия является использование  документов кадровой службы при решении  споров с работниками, особенно при  возникновении конфликтов, разбираемых  народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе

    Трудовые  конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении

      Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

      Итогом  проделанной работы является и то, что существует огромное количество документов по личному составу. Невозможно без хотя бы малой, но специальной подготовки разобраться в них и заполнять в соответствии с законом. Поэтому очень хотелось бы, чтобы информацию по данному вопросу изучалась как можно большим числом руководителей организаций как государственных, так и частных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1. 

АВТОБИОГРАФИЯ

13.04.2000 

      Я, Козырева Анна Николаевна, родилась 10 июня 1970 году, в г. Онега

В 1976 году поступила в среднюю школу  №1, которую окончила в 1986 году. Одновременно занималась в музыкальной школе по классу домра, окончила школу в 1983 году.

      В 1986 году поступила в Поморский  Государственный Университет. Окончила университет в 1991 году по специальности  «Физика».

      В 1992 году поступила на работу в школу №1 г. Онеги учителем физики, где работаю в настоящее время.

      Неоднократно  выступала на различных конференциях с докладами.

      Отец  Ермошко Николай Николаевич-начальник  Онежского филиала ОАО «Архангельская Сбытовая компания». Мать Ермошко Галина Геннадьевна-заместитель начальника штаба.

      Замужем.

      Домашний  адрес: г. Онега, ул. Красноармейска, д.14, кв.17. 

А.Козырева 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 2. 

Трудовой  договор. 

«…..»……………  ……г.                                                                                     Г. Онега 

      ПБОЮЛ  Козырева Анна Николаевна , в лице генерального директора………………………………………………………………………………………….

Именуемый в дальнейшем  «РАБОТОДАТЕЛЬ», с  одной стороны и гражданин…………………………………………………………………………………………

В дальнейшем именуемый  «РАБОТНИК», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 

      1. «РАБОТНИК» нанимается на работу…………………………………………………...

по профессии……………………………………………………………………………………... 

      2. Договор является:

                  договором по основной работе;

                  договором по совместительству. 

      3. Вид договора:

                  на неопределенный срок;

                  на неопределенный срок……………………………………………………

                   на время выполнения  определенной работы……………………………..

…………………………………………………………………………………………………… 

      4. «РАБОТНИК» обязуется:

                  добросовестно выполнять свои трудовые обязанности в соответствии с должностной инструкцией;

                  подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка;

                  соблюдать требования по охране труда, технике безопасности. 

      5. «РАБОТОДАТЕЛЬ» обязуется:

                  обеспечить здоровье и безопасные условия труда в соответствии с Трудовым Кодексом РФ;

                  своевременно выплачивать  установленную договором заработную плату 

      6. За невыполнение и некачественное  выполнение должностных обязанностей  предусмотренных настоящим трудовым  договором, «РАБОТНИК» несет дисциплинарную и материальную ответственность.

      «РАБОТОДАТЕЛЬ»  за нарушения обязанностей в отношении  работника несет ответственность  в соответствии с законодательством  РФ. 

      7. На момент заключения договора  «РАБОТНИКУ» устанавливается должностной оклад в размере……………………………………………………………………...руб. в месяц

надбавка……………………………………………………………………………………....руб. 

      8. «РАБОТНИКУ» устанавливается ежегодный  отпуск продолжительностью:

      основной……………………………………………………………….……..рабочих  дней

      дополнительный…………………………………………………………….рабочих дней.

      9. Другие условия договора, связанные  со спецификой труда………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….