Работа с кадровой документацией

     -приказа  об увольнении с работы

                  -выписки из трудовой  книжки;

                  -справки о заработной  плате и т.д.

      При прекращении  действия трудового  договора, работнику выдается трудовая книжка. Она установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан выдать (за исключением работодателей - физических лиц) трудовую книжку каждому своему работнику. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек описаны в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек» от 2 августа 1985 года.

      Следующим важным документом для работника  и работодателя являются личные данные работника или личное дело. Эти  данные  передаются лично работнику или его представителю в соответствии с Трудовым Кодексом  РФ.

      Существуют  так же различные ГОСТЫ (Государственные  стандарты), которые способствуют организации  работы с кадровой документацией. Такие  как: 

            ГОСТ  6.38-90  «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». 

            ГОСТ  6.30-97  «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» (новые реквизиты). 

            ГОСТ  6.30-2003  «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» (новые реквизиты и  небольшие изменения в их расположении). 

            ГОСТ  17914-72  «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». 

      «Методические рекомендации по унификации текстовых  документов» и т.д. 

      Помимо  нормативно-методических документов составление  документов регламентируется так же традициями кадровой службы, руководством данной организации и профсоюзами. Так как управление организацией осуществляется не только непосредственным директором или советом директоров, но и работниками. С помощью законов, заключения договоров установленного порядка работники защищают себя не только от открытой дискриминации, но и от скрытой такой как: несоответствующая действительности характеристика; неправильно составленный договор с целью ущемления прав; отказ в предоставлении отпуска; неправомерное увеличение трудового дня; записи в трудовых книжках не соответствующего образца и т.д. Поэтому важно знать чем и как можно отстаивать свои права. 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Требования к оформлению  основных документов. 

      Следует отметить, что необходимо знать не только какие документы вам обязаны выдать, но и то, как правильно они должны быть оформлены. Не возможно, конечно, в рамках одной контрольной работы отобразить все без исключения требования и документы, так как это уже целый научный проект, но некоторые чаще всего встречающиеся и имеющие наибольшее значение будут описаны ниже. 
 

      4.1 Автобиография. (приложение 1) 

       «Автобиография-Это документ, в котором  в хронологическом порядке следовательности  описаны этапы жизни и трудовой  деятельности работника».²

Автобиография пишется непосредственно лицом, устраивающемся на работу, от первого лица, в произвольной форме. Исправления и помарки не допустимы. Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие за период работы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. В автобиографии обычно указываются следующие сведения:

            -наименование документа  (АВТОБИОГРАФИЯ);

            -имя, отчество, фамилия автора полностью;

      * -дата рождения;

      * -место рождения;

      * -сведения о родителях;

      * -образование и специальность по образованию;

      * -вид трудовой деятельности;

      * -последнее место работы и должность, занимаемую там;

      * -семейное положение и состав семьи;

      * -домашний адрес и телефон;

      * -дата составления;

      * -личная подпись автора.

      Впоследствии  она вшивается в личное дело. 

      4.2 Трудовой договор. (приложение 2) 

      «Трудовой договор- это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий эти отношения»³.

           В трудовом договоре указывается:

            -фамилия, имя,  отчество работника и наименование  работодателя;

            -место работы;

            -дата начала работы;

            -наименование должности,  профессии, специальности с указанием квалификации;

            -права и обязанности  работника;

            -права и обязанности  работодателя;

            -характеристики  условий труда, компенсации и  льготы работникам за работу  в тяжелых, вредных и опасных  условиях;

            -режим труда и  отдыха;

            -условия оплаты труда;

            -виды и условия  социального страхования;

            -дата окончания  работы. 

      Сторонами трудового договора являются работник и работодатель. Трудовой договор  заключается в письменной форме, в двух экземплярах (работнику и  работодателю). Договоры могут заключаться на неопределенный срок или на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор). Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено федеральными законами или трудовым договором. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. Запрещается отказывать в заключение трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

            -паспорт или иной  документ, удостоверяющий личность;

            -трудовую книжку;

            -страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

            -документы воинского  учета;

            -документ об образовании,  квалификации или наличии специальных знаний; 

    Работнику может быть назначен испытательный  срок в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Причинами расторжения  трудового договора являются:

    1) соглашение сторон(статья 78);

    2) истечение срока трудового договора (пункт 2 статьи 58)

    3) расторжение по инициативе работника  (статья80);

    4) расторжение по инициативе работодателя (статья 81);

    5) отказ работника от продолжения  работы в связи со сменой  собственника имущества организации,  изменение подведомственности организации либо ее организацией (статья 75);

    6)отказ  работника от продолжения работы  в связи с изменением трудового  договора(статья 73);

    7) отказ работника от перевода  на другую работу вследствие  состояния здоровья в соответствии  с медицинским заключением(ч.вторая статьи 72);

    8) отказ работника от перевода  в связи с перемещением работодателя  в другую местность (ч. первая  статьи 72);

    9) обстоятельства, не зависящие о  воли сторон (статья 83); 

    Во  всех случаях днем увольнения считается  последний день работы. Трудовые договора хранятся 75 лет. 

    3. Приказ по личному составу. (приложение 3) 

    Приказы по личному составу являются основными  документами, определяющими служебное  положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей  в их учетные документы. Приказы по личному составу ведутся строго отдельно от приказов основной деятельности. Хранятся они в папке по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Приказы обычно начинаются со слов: принять,назначить, перевести, уведомить и т.д. Формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

    Различают простые (об одном сотруднике) и сложные  приказы (о нескольких сотрудниках). Приказ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Каждый пункт приказа формулируется в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Они печатаются на специальных бланках типовых межотраслевых форм:

          1-приказ о приеме  на работу (форма № Т-1);

          2-приказ о переводе  на другую работу (форма № Т-5);

          3-приказ о предоставлении  отпуска (форма № Т-6);

          4-приказ о прекращении  действия трудового договора (форма  № Т-8). 

       1-указывается постоянная и временная работа, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня. На основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку (форма № Т-2) и делает запись в трудовой книжке. Заверяется приказ подписью руководителя организации, печатается в единственном экземпляре.

       2-приказ заполняется специалистом в единственном экземпляре, заверяется подписью руководителя.

       3-приказ заполняется специалистом  в двух экземплярах(один остается  в кадрах, а другой передается  в бухгалтерию. Далее подписывается  руководителем структурного подразделения,  руководителем организации и бухгалтером.

       4-приказ заполняется при увольнении  работником. На основании данного  приказа делается запись в  трудовой книжке и личной карточке  работника.

    Все приказы по кадрам визируются юрисконсультом, начальником отдела кадров или другим лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом  проставляется самим работником и включает его подпись и дату уведомления. Копии приказов, заверенные работником отделом кадров, передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении. 

    4. Трудовая книжка. 

    «Трудовая книжка установленного образца является  основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника»⁴.

    С 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим  на работу в соответствии с заключенным  трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.