Работа с кадровой документацией

НОУ  СПО

Региональный  Техникум Экономики

Права и Менеджмента

( Онежский  филиал) 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по

Документационному обеспечению управления 
 

На  тему: «Работа с  кадровой документацией». 
 
 
 
 
 
 
 

Работу  выполнила: студентка III курса

Специальность:

0601 «Экономика  и бухгалтерский учет

Заочного  отделения

Шифр  ЗЭ 204110

Козырева  Анна Николаевна 

Проверила: преподаватель

Машова  Любовь Гульмамедовна. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Онега 2005 год

План. 

1. Введение…………………………………………………………………………...3
2. Структура и виды документации по личному составу…………………………4
1. Организационные документы…………………………………………….4
2. Распорядительные документы……………………………………………4
3. Справочно- информационные документы...……………………………..4
4. Отчетно-статистические документы……….…………………………….4

2.5 Личные документы………………………………………………………...5

3.   Нормативно-методические документы, организующие работу с кадровой документацией………………………………………………………………………….6

4.   Требования к оформлению основных документов……………………………..8

         4.1 Автобиография……………………………………………………………..8

           4.2  Трудовой договор………………………………………………………….8

           4.3 Приказ по личному составу………………………………………………..9

           4.4 Трудовая книжка…………………………………………………………..10

5.   Организация трудового процесса работников…………………………………12

         5.1 Штатное расписание………………………………………………………12

          5.2 Правила внутреннего трудового  распорядка……………………………12

          5.3 Положение о кадровой службе.………………………………………….12

          5.4 Должностные инструкции………………………………………………..13

6.   Систематизация и хранение кадровой документации. ………………………..14

7.   Заключение……………………………………………………………………….17

       Приложение 1…………………………………………………………………….18

       Приложение 2…………………………………………………………………….19

       Приложение 3…………………………………………………………………….20

       Приложение 4…………………………………………………………………….21

       Приложение 5…………………………………………………………………….22

       Приложение 6…………………………………………………………………….23

       Приложение 7…………………………………………………………………….24

8.   Литература……………………………………………………………………….25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение. 

    Сейчас  в нашей стране наступает такое  время, когда и президент и правительство начинают понимать и осознавать, что невозможно добиться снижения цен, поднятия экономики, становления истинной республики пока в стране «правит» монополия. Все в руках одних людей, которые и устанавливают цены и никому внутри государства не под силу «перебить» их. Необходимо, чтобы было такое явление как рыночная конкуренция, для чего, в свою очередь, должен поддерживаться и развиваться малый бизнес. Частично это уже было сделано, а именно создана президентская программа поддержки малого бизнеса.

    Естественно, что это хорошо, целесообразно  и продуктивно, это поднимает  страну на ноги, но внутри этих маленьких  компаний царит бардак. Частные предприниматели  в целях уменьшения затрат на обслуживание персонала и налоги не уделяют должного внимания такому важному аспекту как четкая документация кадров. Одни не хотят держать штат специалистов, другие, таким образом, укрываются от налогов.

    Но  это не правильно и зачастую незаконно!

    К сожалению, установленное законом  оформление выгодно, в основном, только самим работникам. Тогда эта контрольная работа получает направленность, в первую очередь, на персонал, на то, чтобы человек, устраивающийся на работу, знал свои права. Моя задача убедить в том, чтобы работники настаивали на официальном оформлении по месту работы. Вот несколько плюсов этого:

          -идет начисление  пенсий, растет трудовой стаж;

          -идут отчисления  на медицинское обслуживание, страхование  и ЕСН; 

          -при покупке недвижимости, оплате учебы и т.д., при наличии  справки с места работы о том, что вы являетесь работником данной организации, вы можете вернуть 13% от уплаченной суммы;

           -командировки, отпуска,  дорогостоящее лечение частично  или полностью оплачиваются;

           -премии, льготы, выслуга  лет, увеличение зарплаты;

           -строгий учет  зарплаты и т.д. 

          Из вышеизложенного  видно, что это выгодно, правильно, законно. Возможно, в силу большого числа переворотов, вечной нестабильности граждане нашей страны практически  абсолютно не грамотны в вопросах документации, поэтому мне бы хотелось этой работой «открыть глаза» на многие нюансы работы с документами, дабы не быть обманутыми впредь. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Структура и виды  документации по  личному составу. 

    Документация- это совокупность материальных носителей  данных с записанной на них информацией, предназначенных для ее передачи во времени и пространстве.

    В любом деле, производстве или учреждении для эффективного их функционирования необходима систематизированность, упорядоченность  и четкое распределение обязанностей. Таким же обстоит дело с документами.

    Существует  определенный узаконенный  порядок  использования, заполнения, хранения и  распределения документов по группам. Имеются в виду бумажные носители информации, так как сейчас во времена  широкого использования «всемирной паутины» и стремительного развития компьютерных технологий, хранение и передача документов заметно упростилась. Документы не занимают больших площадей(  системный блок, диск, дискета) и их передача  происходит практически мгновенно посредством электронной почты. Но это то, что касается электронных документов. В основном же многие организации еще не перешли полностью на использование ПК и электронных документов. Возвращаясь к бумажным документам, существует «Общероссийский Классификатор Управленческой Документации». Это способствует скорейшему распределения документов по функциям и задачам. Можно выделить несколько видов документов по личному составу. 

    Виды  кадровой документации 
 

Организационно- распорядительные      отчетно-статистические       личные документы

                 Документы                                      документы 

Организационные   распорядительные

      Информационно-справочные 

      2.1. Организационные документы.

          Организационные документы - это документы, осуществляющие организацию  трудового процесса работников. К ним относятся: устав, положение, учредительный договор, должностная инструкция, штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, режим отпусков и т. д. 

      2.2 Распорядительные документы

            Распорядительные  документы-  это документы, выполняющие ту же функцию, что и организационные. К ним относятся: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление, инструкция, указ, уведомление и т. д. 

      2.3 Справочно-информационные документы

            К справочно- информационным документам относятся: письмо, протокол, акт, договор, телефонограмма, справка, записка и т. д. 

      2.4 Отчетно-статистические документы. 

            К отчетно-статистическим документам относятся: личная карточка Т-2, личный листок по учету кадров, анкета, автобиография, резюме и т.д. 
 
 

        2.5 Личные (персональные) документы

            К личным документам относятся: трудовая книжка, справка  с места работы, характеристика, медицинская справка, рекомендательное письмо и т.д.

      Таким образом, видно, что классификация  документов по группам облегчает процесс фиксирования этапов трудовой деятельности каждого работника, так как согласно «Общероссийскому Классификатору Управленческой Документации» каждый документ относится к той или иной группе, где его можно обнаружить без лишних усилий. Дисциплина делопроизводства включена в учебный план многих специальностей, так как любой человек, имеющий отношение к документам, должен уметь с ними грамотно, в соответствии с общепринятыми правилами и стандартами, обращаться. В кадровую службу приглашают работать специалистов делопроизводства, умеющих профессионально организовывать процесс получения, регистрации, обработки, передачи и хранения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Нормативно-методические  документы, организующие  работу с кадровой  документацией. 

      В наше время в развитых и цивилизованных странах стало во много раз  меньше иметь место быть такое  явление как дискриминация в  сфере труда, принудительный труд и  незаконное увеличение трудового дня. Это связано в первую очередь  с тем, что данные деяния теперь преследуются законом, и совершение их является преступлением. Существует множество документов, регулирующих трудовые отношения и других нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права:

                  - Трудовой Кодекс  РФ;

                  - иные Федеральными  законами;

                  - указы президента  РФ;

                  - постановления Правительства  РФ;

                  - Конституция и  т.д.

      Наибольший  вес и наибольший объем информации в вопросах регулирования трудовых отношений имеет Трудовой Кодекс РФ, обеспечивающий гарантии трудовых прав и свобод граждан. Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав, а  государство посредством закона обеспечивает соблюдение данного тезиса. Таким образом, не всегда бюрократизм (в малых долях)- это не нужная волокита.

      Основным  документом, регулирующим взаимоотношения между работодателем и работником, является трудовой договор.

      «Трудовой договор- соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной  трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными правовыми нормативными правовым актами, содержащим нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правили внутреннего трудового распорядка».¹

      По  письменному заявлению работника  работодатель обязан выдать работнику  копии документов, связанных с  работой (т.е. кадровой документацией):

                  -приказав о приеме  на работу;

                  -приказов о переводе  на другую работу;