Работа с кадровой документацией

    Образцы новых бланков трудовой книжки и  вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г., после чего началось их изготовление Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять документы старого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб организации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 января 2004 г., уже нельзя».⁵

    Трудовые  книжки ведутся на всех предприятиях и на всех работников. Порядок их заполнения устанавливается Трудовым кодексом РФ. Все записи, сделанные в ней должны быть заверены подписью руководителей и печатью предприятия или отдела кадров.

      В трудовую книжку при ее  оформлении вносятся следующие  сведения о работнике:

    а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность;

    б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

    Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).Взыскания в трудовую книжку не вписываются. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

    Трудовая  книжка заводится один раз, иметь  несколько трудовых книжек запрещено  законом. При увольнении они выдаются под расписку, в случае ее утери, дубликат выдается по последнему месту  работы. Если все страницы заполнены, то она дополняется вкладышем. Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек. Книга учета должна быть пронумерована, скреплена и опечатана.

    Вот описания только нескольких документов, которых на самом деле огромное количество и существует множество инструкций, где указано как они правильно заполняются. Так что человек, желающий быть грамотным в этой области, всегда может найти информацию такого рода. 
 

5. Организация трудового  процесса работников. 

      Организационные документы - это документы, регламентирующие структуру, задачи, функцию предприятия. В соответствии с уставом организации  и традициями, сложившимися на данном предприятии, разрабатывается структура, определяется штатное расписание.

      5.1. Штатное расписание. (форма № Т-3).

      Штатное расписание несет информацию о должностном  и численном составе организации  с указанием зарплаты. Сейчас острой необходимости в составление  штатного расписания нет, так как  заработная плата обозначается в  трудовом договоре, но, учитывая то, что штатное расписание имеет и другие функции:

            -фиксирование структуры  управления предприятия;

            -нормирование численности  трудового коллектива ;

            -регулирование соотношения  ведущих, старших и рядовых  специалистов;

            -контроль за соблюдением уровня административно-управленческих расходов;

      * -сравнение работником своей фактической нагрузки с нормированной;

      * -соответствие нагрузки зарплате;

      * -регулирование выполнения профсоюзом  своих функций и т.д.

      Штатное расписание составляется  на бланках организации. Его унифицированная форма была разработана в нашей стране в 1980 году. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Изменения  в данный документ могут вноситься  только директором предприятия.

      5.2.Правила  внутреннего трудового  распорядка.

      Организация работы предприятия отражается так  же и в правилах внутреннего трудового  распорядка. Они действительны только в том случае, когда составлены  в соответствии  с трудовым кодексом РФ. Правила составляются на общем бланке организации руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива, согласовывается  с юрисконсультом  и руководителем организации. Унифицированная форма правил была введена в 1980 году. Рекомендуется при их составлении использовать Постановление Госкомтруда СССР от 20 июля 1984.г. № 213.

      В правила внутреннего трудового  распорядка включены следующие пункты:

1. Общие положения;
2. порядок приема и увольнения рабочих и служащих;
3. Основные обязанности администрации;
4. Основные обязанности рабочих и служащих;
5. рабочее время и его использование;
6. поощрение за успехи в работе;
7. ответственность за нарушения  трудовой дисциплины.

    5.3. Положения о кадровой службе.

    Каждая  организация имеющая в своем  составе какие- либо структурные  подразделения имеет свое положения  о структурных подразделениях. Именно руководством подразделений  занимается положения о кадровой службе. В  нем описываются их задачи, функции, права и обязанности, ответственность. Положение занимает особое место по причине того, что на  основе него составляются все остальные документы, регламентирующие работу организации.

    При составлении положения о структурных  подразделениях за основу, как правило, берутся основные положения  Государственной системы документационного обеспечения управления. В соответствии с ними текст положения включает следующие аспекты:

1. Общие положения;
2. Основные задачи;
3. Функции;
4. Права  и обязанности;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения. Связи;
7. Организация работы.

    5.4.Должностные  инструкции.

    «Инструкции - правовой акт издаваемый органом  государственного управления ( или  утверждаемый его руководителем) в  целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан».⁶

    Они создаются в целях регулирования  обязанностей и ответственности  должностных лиц, для становления  грамотно трудового процесса коллектива. В её состав входят:

1. Общие положения;
2. Функции;
3. Должностные обязанности;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения. Связи по должности.

    Инструкции  являются документами постоянного  действия, до замены другой инструкцией. Она оформляется на общем бланке организации, утверждается распорядительным актом или руководителем предприятия. Информационной базой для составления  инструкций является Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Для внесения изменений в инструкцию должен быть издан соответствующий приказ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Систематизация и  хранение кадровой  документации. 

    Учет  работников по своему назначению разделяется  на персональный, штатно-должностной  и статистический. На всех лиц, работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме № Т-2.Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.

    К документам штатно-должностного учета относятся штатно должностная книга и должностная картотека, составленная из должностных карточек. Штатно-должностная книга ведется отделом кадров предприятия и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием.

    Статический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров. На основании этих данных разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия специалистами.

    Алфавитные  книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения. Для обеспечения контроля над  выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

    Систематизация  дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    При систематизации дел необходимо соблюдать  следующие правила:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• помещать положения вместе с основными документами;
• документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
• включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Наиболее важным документом, как для работника, так и для работодателя является личное дело работника, где указываются биография, личные качества и т.д.

    Личные  дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией. Количество экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. Вышестоящую инстанцию, которая утверждает работников на некоторых должностях, высылается копии документов, заверенная отделом кадров предприятия и скрепленные печатью. В личное дело включаются документы в следующем порядке. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

    Личное  дело сотрудника предприятия – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности. Оно должно включать в себя анкетно - биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:

• анкета;
• автобиография;
• личное заявление о приеме на службу или увольнение;
• копия приказа о приеме на службу или об увольнении;
• трудовой договор;
• представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв;
• копии приказов о перемещении;
• аттестационные листы;
• выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
• характеристики с прежнего места работы;
• фотографии.