Предмет документоведения

     5. Периодичность. Отмечается периодичность  создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере  необходимости и т.д.)

     6. Подразделение организации, ответственное  за подготовку документа. В  графе проставляется наименование  структурного подразделения организации,  в котором создается документ.

     7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.

     9-11. Удостоверение (подпись; утверждение;  печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).

     12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др[20].

     В процессе разработки табеля и унификации документов особое внимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документа должно точно  соответствовать назначению документа  и строиться в соответствии с  современными требованиями, предъявляемыми к документам.

     Разделами Табеля могут являться наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности отдела. Рекомендуется построение Табеля по функциональному признаку, так как  оно исключает необходимость  корректировки всего Табеля при  изменении структуры отдела[21].

     Для выявления названных задач и  функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[22], Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[23].

     Выбор задач и функций отдела при  подготовке Табеля остается за конкретной организацией в соответствии с ее положением.

     Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировку  форм документов по соответствующим  разделам. Структура Табеля - это  классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых в отделе[24].

     Все пользователи обязаны в равной мере соблюдать требования Табеля при  работе с документацией.

     Руководство отдела и сотрудники используют Табель в справочных целях, а также в  целях контроля за соблюдением требований рациональной организации документирования деятельности.

     Справочным  аппаратом к Табелю, облегчающим  поиск необходимой формы документа, является оглавление (систематизированный  список разделов табеля).

     В табель унифицированных форм документов отдела включаются:

     - формы документов, утвержденные  нормативными правовыми актами  Президента. Правительства РФ, федеральных  органов исполнительной власти;

     - формы документов, утвержденные  нормативными актами органов  власти и управления субъектов  РФ;

     - применяемые в организации формы  документов, включенные в ОКУД;

     - внутренние документы, отражающие  устойчивую практику документирования, применение которых основано  на сложившихся традициях.

     Табель  оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты:

     - Наименование организации;

     - Наименование вида документа;

     - Дата документа;

     - Регистрационный номер документа;

     - Гриф утверждения документа;

     - Место составления или издания  документа;

     - Заголовок к тексту;

     - Текст документа;

     - Подпись;

     - Визы согласования.

     Данный  документ утверждается начальником  Управления и является нормативным  документом, обязательным для применения всеми работниками.  

     3.2 Альбомы форм унифицированных документов 

     Альбом  унифицированных форм документов отдела - это сборник эталонных унифицированных  форм документов, применяемых для  документирования деятельности отдела[25].

     Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере  деятельности задачами и расположенных  в определенном порядке на носителе информации[26].

     Целесообразно альбом форм документов разрабатывать  одновременно с подготовкой табеля унифицированных форм документов отдела и рассматривать альбом форм как  дополнение к табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись  и независимо от разработки табеля форм документов.

     Возможны  варианты, когда альбом унифицированных  форм документов разрабатывается как  приложение к инструкции по делопроизводству организации или как самостоятельный  документ[27].

     Цель  разработки альбома унифицированных  форм документов отдела - регламентация  формы и содержания документов, используемых в деятельности отдела.

     Этапы разработки альбома унифицированных  форм документов:

     -определение  назначения альбома;

     -определение  структуры альбома и состава  документов, включаемых в альбом, если альбом разрабатывается  как самостоятельный документ - структура  альбома самостоятельная; если  альбом представляет собой приложение  к инструкции по делопроизводству  организации - его структура должна  быть связана с разделами инструкции; если альбом разрабатывается  параллельно с табелем - структура  альбома должна отражать структуру  табеля унифицированных форм  документов;

     -классификация  документов в соответствии с  выбранной структурой;

     -распределение  форм документов на уже унифицированные и нуждающиеся в унификации;

     -унификация  форм документов (разработка УФД  и сбор УФД);

     -формирование  альбома унифицированных форм;

     -разработка  методических материалов по ведению  альбома;

     -согласование  альбома с табелем, с заинтересованными  должностными лицами и структурными  подразделениями;

     -редактирование  и удостоверение (подпись, утверждение)[28].

     Разработка  альбома унифицированных форм документов отдела предполагает метод унификации форм документов. Унификация форм документов заключается в:

     -определение  информации, необходимой и достаточной  для решения конкретных задач  управления;

     -установление  оптимального набора реквизитов  и показателей для каждой формы  документа, исключение дублирующих  и неиспользуемых показателей;

     -установление  порядка расположения и оформления  реквизитов;

     -унификации  текста документа[29]. 

     3.3 Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унифицированные формы документов предприятия 

     Разработка  унифицированных форм документов включает следующие этапы:

     -формирование  объекта унификации - исходного массива  документов по управленческим  функциям и задачам (в соответствии  с табелем унифицированных форм  документов отдела);

     -анализ  документов и обобщение результатов  анализа;

     -разработка  эталонных образцов унифицированных  форм и формирование альбома  унифицированных форм документов  отдела[30].

     Унификации  могут подвергаться все создаваемые  в отделе виды и разновидности  документов, независимо от частоты  их повторяемости. Для разработки унифицированных  форм документов используются образцы  документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в  процессе подготовки табеля унифицированных  форм документов отдела, при этом для  каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой  унифицированной формы.

     Состав  реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям  ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[31].

     В основе разработки унифицированных  текстов документов лежит метод  выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой  совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного  документа. В унифицированной форме  документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при  составлении документа в отведенные для этого поля.

     Формой  представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета  и таблицы и др.

     Трафарет - форма представления грамматически  связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные  для заполнения их переменной информацией.

     Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному  набору признаков. Таблицы используются, как правило, для представления  информации, являющейся результатом  анализа и обобщения, или учетной  информации.

     Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы - крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым  характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) - в центральной части  таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф.

     Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. В заголовках и  подзаголовках строк и граф таблицы  допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения.

     Показатели  таблицы - переменная информация, как  правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься  и словесные отметки. При составлении  таблиц не рекомендуется в отдельную  графу выделять порядковый номер, при  необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется  непосредственно в первой графе, перед названием.

     Если  таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих  страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.