Предмет документоведения

     2.3 Порядок оформления копий 

     В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная  копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

     Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

     Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».  

     Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и  свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями  от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

     Предприятия, учреждения и организации могут  выдавать копии имеющихся у них  документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии  этих документов затруднительно или  невозможно получить непосредственно  в тех организациях, учреждениях  и на предприятиях, где они были изданы.

     В случаях, когда документы были исполнены  на бланках, при изготовлении копий  воспроизводятся реквизиты бланков.

     Указом  Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что  предприятия, учреждения и организации  высылают копии имеющихся у них  документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии  таких документов необходимы для  решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать  верность копий документов, необходимых  для представления гражданами в  эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено  представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

     На  копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что  подлинник документа находится  на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

     Верность  копии документа свидетельствуется  подписью руководителя или уполномоченного  на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

     Копии документов могут изготавливаться  рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

     Аналогично  копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов  граждан.

     Указом  также установлено, что для получения  копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти  заявления рассматриваются и  исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для  рассмотрения обращений граждан.

     В определенных случаях законом установлено  нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

     Законодательство  лишь в ряде случаев требует представления  нотариально удостоверенной копии  документа, однако на практике многие ведомства требуют представления  именно нотариально заверенной копии  и в случаях, не предусмотренных  законом. Основами законодательства о  нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии  документа.

     Свидетельствование  верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии  документа может быть заверена нотариусом в случаях:

     - если верность копии ранее  была засвидетельствована в нотариальном  порядке;

     - если копия документа выдана  учреждением, предприятием, организацией  и оформлена в порядке, установленном  Указом Президиума Верховного  Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

     В последнем случае копия документа  должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь  отметку о том, что подлинный  документ находится у юридического лица.

     Нотариально засвидетельствованная копия с  копии должна содержать полный текст  документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует  текст удостоверительной надписи  о свидетельствовании верности копии  документа, подпись нотариуса, в  строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии  свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи  нотариуса специальной формы.

     При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

     Копия должна точно воспроизводить текст  подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи  должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной  надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений  в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца  строки и другие свободные места  на копии, а также на оборотной  стороне удостоверительной надписи  прочеркиваются.

     Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

     Нотариус  свидетельствует верность копии  с любого документа, независимо от его  наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

     Нотариус  может свидетельствовать также  и выписки из документов, если в  них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой  вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа  по определенному вопросу. Так, выписка  из протокола заседания учредителей  акционерного общества, на котором  решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого  общества, затем излагать содержание той части протокола, которая  необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью  и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

     Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и  др. Чтобы такой документ имел юридическую  силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или  должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

     При свидетельствовании верности копии  документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.   

     2.4 Юридическая сила копий 

     Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

     Сами  организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.).

     Копии заверяются руководителем организации  или уполномоченным должностным  лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.