Предмет документоведения

     Внимание  к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с  разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач[6].

     Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и  эффективно ведущих научные исследования в области документоведения - это  МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

     Не  последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный "взрыв документальной активности общества" в 1960-е - 1970-е  годы. Число копий документов во всем мире перевалило тогда за 1 трлн. в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учетом размножения) вышел за пределы 1 млн. штук[7]. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

     Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда  на документацию. Она стала рассматриваться  как единая информационная система, способствующая достижению тех или  иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало  представляться как упорядоченное  воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно  расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х - 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

     Начало  системного подхода в исследованиях  документоведения во многом было связано  с появлением фундаментальных работ  Г.Г. Воробьева, прежде всего его  книги "Документ: информационный анализ". В дальнейшем в рамках этого подхода  появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведен в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986)[8].

     Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под  влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение  информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического  и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое  информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях  в это время получают такие  направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется все возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

     Результаты  научных исследований обнародуются в монографиях и статьях, в  диссертациях и выступлениях на научных  конференциях, находят отражение  в учебно-методических пособиях, в  методических рекомендациях для  органов управления и т.д. С середины 1990-х годов в России выходит  специализированный информационно-практический журнал "Делопроизводство". Теоретические  и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят  отражение также на страницах  журналов "Отечественные архивы", "Вестник архивиста", "Секретарское дело", "Служба кадров", "Управление персоналом" и некоторых других. 

3. Связь документоведения с  теорией информации, архивоведением и  источниковедением. Использование документоведением  достижений информатики, исторической науки, права, лингвистики, теории управления и  других научных дисциплин.

     Документоведение  относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится  в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется  в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

     Документоведение  самым тесным образом связано с исторической наукой. Как уже отмечалось, объектом документоведения является документ в историческом развитии. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

     С другой стороны, сама форма документа  характеризуется относительной  самостоятельностью, наличием собственных  закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.

     Документоведение  объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

     На  основании близости с источниковедением  документоведение обычно относят к  классу исторических наук, включая  его в состав так называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин, которые рассматриваются как субдисциплины источниковедения. При этом ряд авторов (А.И. Гуковский, С.М. Каштанов, Б.Г. Литвак, О.М. Медушевская, В.В. Фарсобин и др.) фактически размещают документоведение внутри дипломатики - вспомогательной исторической дисциплины, изучающей документы правового порядка. Другие исследователи, напротив, предлагают расширить круг проблем документоведения, включив в его состав такие вспомогательные исторические дисциплины, как дипломатика, палеография, метрология, генеалогия[9]. Причем и те, и другие в большинстве своем фактически ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством.

     Однако, несмотря на тесную связь документоведения с источниковедением, между ними имеются существенные различия, которые  наблюдаются:

• в объекте исследования (источниковедение изучает, кроме письменных документальных источников, также и другие виды и формы исторических источников, в частности, вещественные);
• в целях исследования (источниковедение изучает документ с целью выработки методов извлечения необходимой информации);
• в хронологии (источниковедение изучает документы исключительно в ретроспективной среде, а документоведение - также в оперативной и в перспективной среде).

     Последнее отличие вообще не позволяет, на наш  взгляд, относить документоведение к  числу исторических дисциплин, как  это делают многие авторы, поскольку  историческая наука ограничена изучением  лишь прошлого человеческого общества.

     Следует также заметить, что в последнее  время обнаружилась тенденция к  тому, чтобы само источниковедение вывести за рамки исключительно  исторической науки и рассматривать  как интегрирующую дисциплину в  системе гуманитарных наук, как элемент  исторической антропологии, этнологии, социологии, т.е. всего гуманитарного знания. В результате такого подхода закономерно возникает комплексная проблема феномена документа и, как следствие, задача развития новой дисциплины - феноменологии документа[10].

     По  целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

     Вместе  с тем документоведение и архивоведение  изучают документ с двух противоположных  сторон: архивоведение - со стороны  информационной ценности документа  как исторического источника  с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной ценности, как носитель информации, функционирующий прежде всего в современной социальной среде.

     Документоведение  оказывает непосредственное влияние  на развитие архивоведения, так как  чем качественнее документы, созданные  в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных  богатств.

     Немало  общего можно обнаружить также между  документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причем с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте. В то же время между документоведением и книговедением существуют и различия, которые заключаются, прежде всего, в том, что книга - объект книговедения - предназначена для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда как документ уникален.

     Документоведение  взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы документов. Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации. Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без знания основ документоведения, организации и технологии документационного обеспечения управления. Криминалисты исследуют природу документов, приёмы, способы преднамеренного искажения документированной информации и т.п. с целью раскрытия и расследования служебных подлогов.

     Нельзя  не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

     Традиционно прочными являются взаимосвязь и  взаимодействие между документоведением  и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи В.С. Мингалевым даже сформулирован "наиболее общий закон документоведения", суть которого заключается в "соответствии содержания документации функциям управления"[11]. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

     Появление и успешное развитие в последние  годы новой научной дисциплины - информационного менеджмента еще сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

     Документоведение  испытывает также влияние таких  прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

     В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

     Особо следует остановиться на связи документоведения с науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.