Предмет документоведения

4. Методы  исследования документоведческих проблем. Общенаучные  и специальные  методы.

     Для решения некоторых своих проблем  документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

     Тесная  связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными  научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные, частные. К числу общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук:

• системный метод;
• метод моделирования;
• функциональный метод;
• анализ;
• синтез;
• сравнение;
• классификация;
• обобщение;
• восхождение от абстрактного к конкретному и др.;

     Некоторые из перечисленных методов, в свою очередь, также могут классифицироваться. В частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое, натурное (физическое). Причем большинство из этих разновидностей применяется и в документоведении.

     С общенаучными тесно связаны специальные методы. Однако область их применения гораздо уже и ограничена, как правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой науками. К специальным методам в документоведении относятся:

• методы унификации и стандартизации в документоведении;
• метод формулярного анализа;
• метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях;
• метод экспертизы ценности документов[12].

     2 Признаки документа. Копийность документа.

     2.1 Понятие «копия» и их историческое развитие

     На  ранних стадиях развития письменности документы создавались в единственном экземпляре. Однако вскоре тексты стали  копировать единственно доступным  рукописным способом. И хотя в середине XV века появились первые книгопечатные  станки и вскоре большинство книг становятся печатными, но рукопись почти  до конца XIX века остается основным способом исполнения документов.

     Первые  нерукописные копии документов получали с помощью оттисков на глине или  воске. Для этого сначала весь текст вырезали на деревянных или  каменных основаниях, а затем делали оттиски на мягком материале. Позже  стали использовать красители, и  оттиски делали на пергаменте и тряпичной  бумаге. Однако цена такой копии  была очень велика из-за трудоемкости работы. Снизить ее удалось только к XVI веку, с изобретением книгопечатания.

     Книгопечатание  было изобретено Иоганном Гуттенбергом около 1445 г. К этому времени рост городов, развитие культуры и просвещения  требовали массовой книжной продукции. Нужны были копии церковных книг, научных трудов, карт и астрономических таблиц.

     Изобретение включало несколько технических  новшеств: разборный шрифт, словолитный  аппарат, специальный сплав для  изготовления печатных литер, особый состав типографской краски и собственно печатный станок.

     Первые  опыты книгопечатания относят к 40-м гг. XV века в городе Страсбурге, а к концу 50-х в Майнце вышла  великолепно изданная Библия. Затем гуттенберговские типографии распространились по городам Германии и странам Европы.

     Но  стоимость копии документа все  еще была очень высока из-за цены сырья, из которого производились носители, и дорогих природных красителей (особенно цветных).

     Первые  годы печатные книги сохраняли многие признаки рукописных. Заглавные буквы, иллюстрации, многоцветные заставки и концовки не печатали, а дорисовывали от руки в печатных книгах. Но постепенно они заменялись литыми или гравированными, появились печатные иллюстрации - гравюры, которые вырезались на дереве, потом на меди.

     В 1491 г. в Кракове была напечатана первая славянская книга кирилловского  шрифта, а первой русской печатной книгой был «Апостол», изданный в 1567 г.

     Первопечатные книги издавались в основном тиражом  в 300 экземпляров. Всего за первые полстолетия  книгопечатания вышло в свет около 40 тыс. изданий печатных книг, а их общий тираж превышал 12 млн. экземпляров. Из них до наших дней дошла примерно тридцатая часть, около полумиллиона экземпляров.

     С появлением машинописи документы разделились  по статусу на оригиналы и копии.

     Для изготовления копий и массового  тиражирования документов в начале XX века стали использовать ротаторы и ротапринты. К середине века появляются светокопировальные аппараты.

     Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Принято выделять несколько  основных свойств документа, которые  характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

     Копия документа – это документ, полностью  воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющий  юридическую силу.

     Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia – множество) связано с размножением оригинала любого вида. 

     2.2 Виды копий 

     В современном делопроизводстве для  копирования документов используются специальные технические средства, которые можно разделить на две  группы: средства копирования и средства размножения.

     Их  принципиальное различие заключается  в том, что при копировании  копия снимается непосредственно  с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. Средства копирования обычно используют, когда нужно получить небольшое  количество экземпляров (25-50 шт.), а при  массовом тиражировании привлекают средства малой полиграфии.

     Наиболее  используемыми являются следующие  средства копирования.

     Электрографическое  копирование (электрофотографическое или ксерографическое) - наиболее распространенный в настоящее время способ копирования. 
При электрографическом способе копирования документ сначала проецируется на поверхность фотополупроводникового покрытия на барабане аппарата (светоэкспозиция) и формируется его невидимое электростатическое изображение. Затем изображение проявляется в процессе прилипания красящего порошка (тонера) к заряженным участкам.           Основными достоинствами электрографического копирования являются: высокая оперативность, производительность и качество копирования; возможность масштабирования и редактирования документа при копировании; получение копий с листовых и сброшюрованных документов; получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов; получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге; сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов,  легкость  обслуживания. 
Наиболее известными аппаратами электрографического копирования являются отечественные - ЭРА, РЭМ, ЭФКА и зарубежные - фирм Xerox, Canon и др.

     Термографическое  копирование - самый оперативный  способ. При термографическом копировании  используют специальную термокопировальную бумагу. Копия может быть изготовлена  как на специальной термореактивной  бумаге, так и на обычной. Однако применение термографического способа  не позволяет получить высокое качество копий, к тому же бумага стоит достаточно дорого.

     Фотографическое копирование - самый ранний из современных  способов копирования. 
          Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Этот способ обеспечивает самое высокое качество копий, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. (Одна из разновидностей фотокопирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов.)

     Электроннографическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный  носитель  копии. 
          Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке могут затем использоваться для тиражирования документов средствами трафаретной печати.

Диазографическое копирование (диазография, синькография). Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого  формата. 
           При диазографии производится экспонирование оригинала на светочувствительную специальную диазобумагу, а затем на участках, где нет изображения, происходит отбеливание бумаги ярким светом. После этого полученное изображение проявляют. 
          Диазографическое копирование не обеспечивает высокого качества печати. К тому же использование такого способа предъявляет особые требования к материалу оригинала документа - он должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге или кальке. 
Тиражирование документов (получение значительного количества копий) в офисах и учреждениях может быть организовано с использованием средств оперативной полиграфии. 
          В полиграфии применяется большое разнообразие способов печати. Высокая и глубокая печать являются самыми совершенными способами для массового тиражирования книг, брошюр. При этих способах используются объемные печатные формы. Однако в оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы. 
        Наиболее распространенными в оперативной полиграфии являются следующие способы тиражирования документов.

     Гектографическая (спиртовая) печать. Принцип гектографической печати основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом  и расходуется при переносе на копии. С одной печатной формы  можно получить 100-200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом  тиражировании   (25-250экз.). 
          Достоинствами этой печати являются возможность многоцветной печати и низкая стоимость расходных материалов, а недостатками - низкое качество копий и их выцветание со временем.

     Офсетная  печать. Офсетная печать основана на несмешиваемости  масла и воды. Печатная форма обрабатывается так, чтобы участки, содержащие изображение, удерживали масляную краску, а остальная  поверхность - воду (и отталкивала  краску). Затем на нее наносится  изображение с использованием жирового красителя. При печати на форму накатывается краска, налипающая на жирные места, а  потом краска переносится на бумагу для получения копии. Достоинства  офсетной печати: высокое качество копий; возможность тиражирования  большого числа экземпляров (до 5 тысяч  оттисков с металлической формы); возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги; возможность  многоцветной печати. Недостатками офсетной печати являются сложность изготовления печатной формы и процесса копирования  и высокая стоимость оборудования.

     Трафаретная печать. Принцип трафаретной печати заключается в продавливании  краски через трафарет на машинах-ротаторах. Печатная форма документа изготавливается  на специальной бумаге (восковой, желатиновой  или коллоидной), или на пленке. При  нанесении трафарета на его материале  пробиваются микроотверстия, через  которые потом продавливается краска. 
           К достоинствам трафаретной печати относятся хорошее качество печати; возможность тиражирования 400-1500 оттисков с одной формы и простота изготовления трафаретов. К недостаткам - невозможность редактирования трафаретов после изготовления и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

     Ризография (электронно-трафаретная печать). Ризография совмещает традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Она является сегодня самым распространенным способом тиражирования документов в организациях и учреждениях. 
           При копировании сначала документ переводится в электронный вид и по нему создается матрица (пленка с микроотверстиями). Затем рабочая матрица пропитывается красителем и используется как трафарет для печати. С одной рабочей матрицы можно получить не менее  4000  оттисков  хорошего  качества. 
           Достоинствами ризографии являются использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность и качество копирования; возможность копирования цветных документов (за несколько прогонов одного листа); возможность редактирования документов.